Přechod na hybrid je pro každou firmu jiný příběh. Otestujte, jaký bude ten váš!

1686841556765

Do hybridního módu – tedy kombinace práce z kanceláře a z domova – směřuje stále více českých firem, které si to mohou z podstaty práce dovolit. Podle posledního průzkumu, který Sloneek realizoval u několika stovek firem, je to v současnosti převažující způsob uspořádání. A více než polovina z těch, kteří zatím fungují buď čistě remote nebo naopak on-site v kancelářích, o hybridní práci uvažují.

Přesto je s podivem, jak málo se mluví o specificích, která s sebou toto uspořádání přináší. Každá firma je jiná a o tom, jak efektivně se jí podaří přejít na hybridní pracovní mód, vždy rozhoduje řada proměnných. Připravili jsme ty nejzásadnější, podle kterých si můžete udělat základní představu, co vás čeká – a lépe se připravit na tak velkou výzvu, jakou změna pracovního režimu bezesporu je.

Aktuální model

Změna pracovního módu je vždy velká věc – zásadní zásah do firemní kultury, procesního řízení i způsobu, jakým budou jednotlivci organizovat svoji práci. A aktuální model nejlépe napoví, na jaké problémy při jeho změně narazíte.

Přecházíte z full-remote (hezky česky práce z domova)

O co se můžete opřít: Implementované základní principy řízení na dálku, tým má už patřičné zkušenosti a pravděpodobně i disciplínu. Jsou nastavena jasná a osvědčená pravidla, na kterých je možné nový model stavět.

Na co budete nejčastěji narážet: Nechuť lidí vážit byť jen na pár dní cestu do kanceláře. Začnete bojovat s efektivním využití on-site času, rizikem vysokých absencí a celkového poklesu morálky. Firma se může rozdělit na ty, pro které je hybrid skvělou cestou, a odmítače, kteří se proti němu začnou otevřeně stavět.

Jak to řešit? Věnovat dostatek času připomínkám týmu – řada z nich pravděpodobně budou jen pochopitelné lidské obavy nebo mýty o tom, co hybridní mód znamená. Najdete mezi nimi však i řadu opravdu racionálních podnětů, které vám dají možnost předejít zbytečným problémům.

Klíčové bude také přesvědčit tým o tom, že jejich čas v kanceláři bude efektivně využitý a pro ně samotné bude přidanou hodnotou. Snažte se návrat do kanceláře udělat co nejatraktivnější a využít společný čas opravdu naplno.

Vytvořte si hned několik scénářů, jak by mohl návrat do kanceláře vypadat, představte je týmu a společně je testujte. Ten nejlepší způsob pravděpodobně nenajdete napoprvé.

Přecházíte z on-site (100% kancelář)

O co se můžete opřít: Aktuální on-site uspořádání a zázemí, které se s jeho pomocí podařilo vybudovat. Funkční prvky je možné zachovat, ty méně funkční zcela přestavět. Hybridní model bude mít pravděpodobně poměrně vysokou podporu mezi zaměstnanci a budou ho brát jako určitou formu zlepšení pracovních podmínek.

Na co budete nejčastěji narážet: To, co funguje on-site, nelze plně převést do remote. Je pravděpodobné, že prvotní představy vezmou velice rychle za své. Paradoxně to může být složitější, než přecházet jen na práci na dálku. Často se stane, že z jedné firmy se najednou stanou firmy dvě – každá fungující podle svých kancelářských nebo domácích pravidel.

Větší i menší týmy se mohou začít rozpadat do nových struktur, které začnou mít zcela rozdílnou dynamiku. A pochopitelně ne každému nový způsob práce sedne – budou výrazné rozdíly v efektivitě. Pro řadu lidí přijde vystřízlivění, že „remote“ nerovná se dovolená.

Firma navíc pravděpodobně velice rychle zažije „vyprázdnění“ firemní kultury.

Jak to řešit? Kompletní nastavení přechodu nového pracovního módu pro každý z týmů nebo ideálně každého jednotlivce. Čím konkrétnější návod, tím snazší následná implementace a menší prostor pro nedorozumění. 

Klíčové bude také vysvětlit a obhájit, proč firma na hybridní mód přechází, být otevřený připomínkám a nebát se získávat průběžnou zpětnou vazbu. To bude důležité mimo jiné pro zachování firemní kultury a její další rozvoj v novém prostředí.

A v neposlední řadě pochopitelně nastavení nových procesů pro řízení práce na dálku, tak, aby bylo dostatek prostoru pro osobní svobodu, ale zároveň měli manažeři jasnou kontrolu nad efektivitou jednotlivých týmů.

Právě týmoví manažeři zde totiž hrají zcela nezastupitelnou roli. Pro firmu jsou garanty úspěchu přechodu a efektivního využívání hybridní formy kooperace. Věnujte jim jako personalisté zvláštní péči, podporujte je, jako prvním jim doručujte doplňování kompetencí, bez kterých se neobejdou (a není jich zrovna málo). 

Zapomínat se nesmí ani na to, že kulturu bude nutné budovat a posilovat zcela jiným způsobem – a v prvních chvílích klidně i „na sílu“.

Jak vám v těchto případech při přechodu na hybridní model pomůže HRIS Sloneek?

Pro zvládnutí tak zásadní transformace, jako je změna pracovního módu, je HRIS platforma v podstatě nutností. Umožňuje neztratit efektivitu, předvídat problémy a uvolnit ruce HR oddělení na zásadnější věci, než je hlídání každodenní agendy spojené.

Díky Sloneeku je možné mít na jednom místě vše, co je potřeba k řízení efektivity týmů i v kritické fázi přechodu z jednoho módu na jiný, jako jsou třeba:

Dle spolupráce s klienty

Je vaše firma postavená na klientech, kteří platí pravidelné měsíční retainery a na jejichž projektech se průběžně pracuje, nebo se každý měsíc potýká s řadou zcela nových projektů s rozdílným rozsahem a kompletním handoverem těch původních? Pro organizaci práce a hledání maximální efektivity je to zásadní rozdíl, který se promítne i do hybridní práce.

Krátkodobé a různorodé projekty

O co se můžete opřít: Možnost flexibilnějšího učení se z chyb, rychlejší pivotování. Pokud jsou týmy zvyklé pracovat s projekty různorodého charakteru a náročnosti, dá se předpokládat, že budou celkově lépe reagovat na změny, které s každým projektem zavedete.

On-site dny navíc získají poměrně klíčovou strategickou funkci společného intenzivního plánování.

Na co budete nejčastěji narážet: Poměrně složité hledání nejlepšího poměru mezi on-site a remote dny. Pro některé projekty může být hybrid kontraproduktivní, takže bude možná nutné přicházet s úpravami jednotlivých modelů a nastavit více různorodých – avšak zcela jasně vymezených – variant fungování.

Jak to řešit? Pokud se náplň práce pravidelně mění, je potřeba tomu fungování hybridního módu přizpůsobit. Ideální je přijít s několika různými mechanismy, které budou respektovat charakteristiky jednotlivých projektů. Definovat si pro ně jasná pravidla a mezi nimi pak práci týmů „přepínat“.

Pokud to setup dovolí, jednotlivé týmy by měly mít dostatek volnosti pro dílčí úpravy způsobu práce – například volit si podle projektů jiný poměr dnů v kanceláři a doma.

A zapomínat byste neměli ani na sběr zpětné vazby – to, jestli je daný projekt kompatibilní s vaší představou pracovního režimu, se musíte dozvídat za pochodu. A musíte v tomto věřit úsudku manažerů. Ti opět hrají klíčovou roli. Věnujte jim skutečně velkou pozornost!

Dlouhodobé stabilní projekty

O co se můžete opřít: Stabilita procesů, možnost dlouhodobého plánování, poměrně jasný přehled o rozsahu práce, efektivnější využívání času.

Na co budete nejčastěji narážet: Dlouhodobé a stabilní projekty jsou darem pro full-remote řízení. Připravit se tedy můžete na zpochybňování frekvence on-site dnů a jejich přínosu, složitější ladění změn režimu v případě, kdy je potřeba věnovat se intenzivně konkrétní fázi projektu. Větší tlak na individuální režim.

Jak to řešit? Pečlivou analýzou procesů a přípravou několika scénářů pro testování. Může se totiž snadno ukázat, že full-remote je pro firmu například ten nejvýhodnější způsob fungování a v kanceláři má smysl kolegy držet skutečně jen ve výjimečných případech. Anebo může vyplynout také opačný závěr a vy zjistíte, že projekty se výrazně rychleji hýbou, když máte možnost odbavit je společně v zasedačce.

Cílem ladění by však mělo být hledání ideálního a dlouhodobě udržitelného módu, který přinese mix efektivity a svobody. Kolegy, kteří v navštěvování kanceláří nebudou vidět přidanou hodnotu, musí jejich manažeři přesvědčit výraznou přidanou hodnotou vzájemné kooperace.

Jak vám v těchto případech při přechodu na hybridní model pomůže HRIS Sloneek?

Každý z nás je jiný, v jednom se však nejspíš shodneme. Agendy musí být co nejméně a zaměstnanecká byrokracie je obrovský loupežník motivace. Volte tedy HRIS systém, který vám pomůže odřídit HR pro jakýkoliv druh projektů:

Řízení práce

Sluší vašim procesům svázání a zdravá míra byrokracie nebo naopak potřebují tvůrčí volnost? Oba styly řízení práce dostanou s přechodem na hybridní mód zabrat. Ale zároveň přinesou velké množství příležitostí, které je vhodné chytnout za pačesy. Když to uděláte správně, můžete trefit zlatý řez vaší efektivity.

Spíše procesní

O co se můžete opřít: Fungující procesy jako je například trackování a vykazování práce, funkční systém porad, celková disciplína týmu, který je zvyklý na procesní agendu a chápe její význam.

Na co budete nejčastěji narážet: Přílišná byrokracie. Procesy se přechodem na hybridní model mohou zdvojnásobit – jiné budou pro on-site dny, jiné pro remote dny. Úbytek času na efektivní práci.

Jak to řešit? Automatizujte maximum možných procesů. Nezatěžujte manažery prací navíc – pokud zefektivníte ty stávající, nebudete po nich na agendu potřebovat další kapacitu. Naučte se pracovat s daty a delegováním – řadu věcí v HR mohou s dobrým HRIS systémem bez problému odbavit sami zaměstnanci. Je to nezatíží, vám to rozváže ruce. Nezapomínejte na pečlivou prioritizaci úkolů. Pomůže to v soustředění se na podstatné věci, které posouvají práci vpřed.

Spíše kreativní

O co se můžete opřít: Schopnost lépe se otevřít změně, chuť „ochodit“ si nový model a případně mu přinést nové prvky. Většinou je možné očekávat otevřenou a plodnou diskuzi, na jejímž konci bude vzájemná ideová shoda. Remote dny mohou být týmem považovány za důležitý a vítaný benefit.

Na co budete nejčastěji narážet: Hledání rovnováhy mezi dny on-site a remote dny, které budou vyčleněny spíše na hlubokou práci. Horší schopnost najít společný řád. Potenciální riziko zhoršených nálad a efektivity práce. I přes prvotní soulad a chuť odladit model k dokonalosti to bude s implementací pravděpodobně složitější. Ďábel bude samozřejmě skryt v detailu.

Jak to řešit? Experimentujte. Nebuďte rigidní ve dnech, které budou vyčleněné na hlubokou práci, netrvejte zbytečně na on-site v pravidelném režimu, pokud se to neosvědčí. I způsob trávení společného času v kanceláři může vykrystalizovat postupně. 

A neduste kreativní duše těžkopádnou agendou. Zvolte co nejefektivnější a intuitivní nástroje. Kreativní týmy je obvykle kontraproduktivní zatěžovat excelovskými tabulkami, jasně stanovenými meetingy nebo příliš rigidními deadliny. Čím méně práce s administrativou a agendou, tím větší podpora změny.

Jak vám v rámci přechodu na hybridní model pomůže HRIS Sloneek?

Klíčové je najít nástroj, který bude intuitivní a jehož používání se stane samozřejmou součástí práce. Sloneek to dokáže díky tomu, že exceluje jak v počítači, tak na mobilu. Nabídne:

Růstová fáze

Velkou část firemní dynamiky vytváří dlouhodobé změny, které s sebou přináší rozšiřování týmů anebo naopak jejich redukce. Překotný růst nebo naopak rychlé zeštíhlení jsou navíc jedním z nejčastějších důvodů, proč firma mění svůj mód fungování. V prvním případě často z pragmatických důvodů, jako je nízká kapacita kanceláří, v druhém případě pak kvůli možnosti vsadit na větší míru samostatnosti a svobody jednotlivců. Tak jako tak se jedná o klíčový element, který má na úspěšný přechod na hybridní mód zásadní vliv.

Rychlý růst

O co se můžete opřít: Hybridní mód nahrává flexibilitě při řízení rychle rostoucích projektů. Menší svázanost rigidní firemní kulturou, lépe se obohacuje o know-how a kompetence nově příchozích kolegů, dává vyniknout talentům a poskytuje dostatečný odstup pro hledání nových procesních struktur nebo stavby týmů. Hybrid je navíc jednodušší pro odřízení rostoucích týmů v menším počtu manažerů.

Na co budete nejčastěji narážet: Skutečné fungování firmy bude vždy dva kroky před HR plánem. Velký tlak na manažerskou disciplínu a alespoň dílčí zkušenosti s remote i on-site řízením. Potřebuje cílené budování firemní kultury, která bude důležitým jednotícím prvkem pro rychle rostoucí týmy.

Jak to řešit? Budete potřebovat velice dobrý foresight – pro vás i pro jednotlivé kolegy. Klíčová bude práce s jejich kompetencemi a krátkodobými i dlouhodobými cíli, aby se v určitém průvodním chaosu, který je pro rychle rostoucí firmy typický, neztratili.

A zároveň bude velice důležité umět identifikovat ty nejsilnější a nejzajímavější talenty a věnovat jim dostatečnou péči.

Budování firemní kultury a interní komunikace bude muset být robustní a jasně dedikovaná kompetentnímu člověku – denní updaty o tom, co se ve firmě děje, firemní wiki s kapitolou firemní kultury je samozřejmostí.

Stabilní

O co se můžete opřít: Jasně stanovené kompetence jednotlivých lidí, jednoduchá predikce vytížení týmů. Možnost pracovat s dlouhodobými vyhlídkami a soustředit se na kvalitativní posuny.

Na co budete nejčastěji narážet: Efektivita týmů, na kterou jste zvyklí, se může výrazným způsobem změnit. Může se ukázat, že pečlivě napočítané kapacity a procesy, které doposud fungovaly, bude třeba zásadněji přehodnotit. V mnoha případech mohou mít kolegové pocit, že je práce více nebo naopak méně.

Jak to řešit?

V prvních fázích přesunu do hybridního módu se zaměřit na práci se zpětnou vazbou. Zaměřit se na to, jak se mění povaha práce jednotlivých týmů a reflektovat tyto změny. Hlídat kapacitu prostřednictvím time-trackingu, který přinese cenná data o tom, jak v ideálním případě pracovat s poměrem on-site a remote práce.

Zeštíhlující se

O co se můžete opřít: „Nový začátek“ – hybridní model může být vnímán jako cesta, jak začít dělat věci efektivněji. Pokud se přechází z kompletního remote, kolegové mohou částečnou přítomnost v kanceláři považovat za důležitý symbol, jak společně – například po neklidných měsících – opět přiložit ruku k dílu a zapracovat na společné stabilitě. Dobrá příležitost pro redefinici firemní kultury.

Na co budete nejčastěji narážet: Přejímání nových kompetencí a zároveň změna pracovního modelu vyžaduje velkou disciplínu v řízení. Kolegové mohou mít pocit, že se firma nachází v chaosu, který nikdo neřídí, protože se od nich bude automaticky očekávat nevyřčený ownership a pokrývání šedých zón. Pokud se přechází z on-site do částečného remote, může to mít zároveň dopad na morálku některých kolegů.

Jak to řešit?

Jasně určit nový způsob zodpovědnosti a vlastního ownershipu. To se týká i výrazné pomoci každého člena týmu s procesním řízením a managementem. Zde platí dvojnásob, že každý musí přesně vědět, za co odpovídá, co se od něj očekává. Není zde prostor pro nedorozumění a domněnky. Veškeré problémy, které se při snižování počtu kolegů a přejímání nových kompetencí do přestavěných týmů objevují, je třeba řešit systematicky a v reálném čase.

Jednotlivé týmy musí vědět, že hledání ideální cesty je přirozenou součástí každé transformace, a pochopit, že i na jejich zpětné vazbě záleží.

Jak vám v rámci přechodu na hybridní model pomůže HRIS Sloneek?

Odřídit přechod firmy na hybrid a zároveň nábor nebo restrukturalizaci týmů, to jde jen s dobrým digitálním pomocníkem. Sloneek se pro vás stane pravou rukou díky:

Organizovanost

Stojí řízení projektů na procesech, pečlivě vedené firemní wikipedii, pevných organigramech anebo mají vaši manažeři spíše punkovou (nebo dokonce anarchistickou) duši? Platí, že hybrid může skvěle podtrhnout to dobré, stejně jako multiplikovat efekt toho nefunkčního.

Centralizovaná hierarchie 

O co se můžete opřít: Silné řízení, jasně stanovené zodpovědnosti v rámci procesů, poměrně přesně stanovený ownership. Možnost práce se zpětnou vazbou v případě nefunkčních procesů. Klíčové pro postupnou implementaci změn „na první dobrou“.

Na co budete nejčastěji narážet: Byrokratizace řízení, nové kompetence v rámci nově nastavených procesů, které týmy nemusí umět z kapacitních důvodů přijmout. Delší čas na implementaci, setrvačnost původního procesního řízení. Pokud se proti změně postaví některý z článků procesního řetězu, může ztížit její přijímání pro všechny na něm závislé.

Jak to řešit? Centralizovaně řízené firmy mají výhodu, že jednotlivé modely fungování je možné poměrně dobře designovat dopředu. K přesunu do hybridního módu práce tak mohou vzniknout jednoduché a univerzální manažerské manuály, které naznačí, jak se klíčové procesy budou měnit.

Zásadní pro co nejrychlejší implementaci bude management změny – tedy schopnost identifikovat, jak se daří procesy přizpůsobovat nové realitě napříč týmy a odděleními a jaký dopad mají na jejich efektivitu. Nemusí jít o nic složitého – pro každou fázi transformace stačí stanovit několik bodů, o jejichž naplňování budou mít manažeři informace v reálném čase.

Decentralizovaná hierarchie / týmové řízení

O co se můžete opřít: Flexibilní nastavení tak, aby vyhovovalo jednotlivým týmům. Každý tak může z hybridního módu získat maximum, uchovat si vysokou efektivitu i motivaci. 

Na co budete nejčastěji narážet: Model řízení nebude univerzální, mohou vznikat velké rozdíly v akceptaci mezi týmy. Volnost pro manažery může být zároveň kontraproduktivní hned v několika ohledech – mohou volit strategie, které vyhovují jim, ale jejich tým je nepřijme, případně mohou volit kvůli malé zkušenosti cesty, které budou ve výsledku neefektivní. 

Jak to řešit? Ani přes vyšší míru svobody, která je pro tento model přirozená, není možné zapomínat na univerzální strategii, která bude pro všechny týmy společná. Aby z přesunu do hybridního módu nevznikl chaos, je třeba definovat pár skutečně vymáhaných pravidel, která zajistí vzájemnou kompatibilitu módu napříč týmy. Právě dny v rámci on-site mohou být důležitým styčným bodem.

Jejich náplň však musí mít možnost spoluurčovat jednotliví manažeři a jejich efekt a spokojenost s nimi je vhodné minimálně v prvních fázích měřit.

Bez vnitřního řádu

O co se můžete opřít: Individuální nastavení pro jednotlivé členy týmů, ideální pro silné, loajální a odpovědné talenty, kteří mají jasný tah na bránu.

Na co budete nejčastěji narážet: Velice nebezpečná kombinace, jejíž úspěch většinou závisí na odpovědnosti jednotlivce. Hybridní model je bez vnitřního řádu velice složitě udržitelný – obtížně se pracuje s odřízením úkolů, vzájemnou spoluprací a časovými predikcemi a ve výsledku i kvalitou.

Jak to řešit? Dát si velkou práci se sběrem zpětné vazby, co si od hybridního modelu jednotliví lidé slibují. Výslednou podobu, která by se však v ideálním případě neměla stát kompromisem, je následně dobré odladit na společném workshopu. Teprve v případě, kdy všichni pochopí význam, proč byl zvolen hybridní model a k čemu má sloužit setkávání v kancelářích nebo naopak dny mimo ně, budou tento rytmus respektovat. 

Jak vám v rámci přechodu na hybridní model pomůže HRIS Sloneek?

Přechod do hybridního prostředí bude výraznou prověrkou štábní kultury každé firmy. A jestli se v ní někdo nesmí utopit, pak je to HR oddělení. Naštěstí se můžete spolehnout na:

Zázemí

Jste z jednoho těsta nebo každý jiný? Praktických dopadů to bude mít celou řadu a občas z drobných zádrhelů mohou vzniknout zbytečné velké problémy. Přechod na hybridní tým je totiž výzvou i pohledem kulturních zvyklostí a očekávání – myslete na to!

Lokální tým

O co se můžete opřít: Společné kulturní zázemí, pravděpodobně vysoká míra shody na nastavení jednotlivých charakteristik nového modelu. Možnost odladit ho tak, aby maximálně zohlednil work-life balance nebo se stal nositelem autentické firemní filozofie.

Na co budete nejčastěji narážet: Na jednu stranu úsměvné, ale na druhou stranu velice protivné detaily – vzpoury proti on-site v pátek, nerespektování prodloužených víkendů a podobně.

Jak to řešit?

Otevřenou diskuzí. Kulturou feedbacku, který se bere vážně. Ale také neustálým opakováním hranic, které by měli všichni respektovat.

Kosmopolitní tým

O co se můžete opřít: Univerzální nastavení zcela nového modelu, který bude spravedlivý vůči všem nehledě na jejich kulturní zvyklosti. Společný respekt pak podpoří jeho autoritu, kterou přijme každý nový člen týmu.

Na co budete nejčastěji narážet: Rozdílné kulturní zvyklosti. Pokud nejste korporát se zažitými nepsanými pravidly, můžete při zavádění hybridního modelu narážet na bezpočet nepochopení a zádrhelů, které mohou přerůst ve zbytečné konflikty a blbou náladu.

Jak to řešit? Komunikovat. Situaci klidně odlehčit, sdílet kulturní rozdíly, na které nový model práce naráží. Vytvořit společnou skupinu na firemním chatu, kde bude možné sdílet vzájemné postřehy. Připravit se, že řadu věcí bude potřeba řešit spíše mediací než direktivními nařízeními. A u věcí, kde mohou o výsledku rozhodnout samy týmy, je vhodné nechat nastavení klidně na vzájemném hlasování. Zkrátka vtáhněte všechny do hry.

Jak vám v rámci přechodu na hybridní model pomůže HRIS Sloneek?

Úspěch nového modelu stojí a padá na jeho akceptaci ze strany vašich vlastních lidí. Připravte se dopředu hned na několik koleček zpětné vazby. Kromě toho, že ji budete sbírat, ji můžete velice jednoduše také dávat.

Hlavně se nebát

Co si z toho máte odnést?

Že to nebude jednoduché. A že to nevyjde napoprvé. Změna pracovního režimu je strategicky pestrá disciplína a je pro ni přirozené neustále ladění a hledání toho nejlepšího nastavení.

Je to běh na dlouhou trať, ale už jen to, že si nasadíte boty a vyběhnete, bude obrovským přínosem.

Tak hodně štěstí!