Čedok: Sloneek ulehčil onboarding i evidenci dokumentů
Kdo by v Česku neznal cestovní kancelář Čedok. Každoročně díky ní vycestuje přes čtvrt milionu Čechů do více než stovky destinací. Cestovatelé mohou vybírat ze široké nabídky prostřednictvím webu i na více než 47 pobočkách po celé republice a v sousedním Slovensku. Čedok už více než sto let pomáhá lidem poznávat cizí země a kulturu, zprostředkovat nezapomenutelné zážitky i dnes tak potřebný relax.
Cesta HR v Čedoku k umělé inteligenci
Chod firmy zajišťují téměř tři stovky zaměstnanců, o které se stará dvoučlenné HR oddělení pod vedením HR manažerky Kateřiny Pohořálkové. V rámci své agendy využívá mzdový personální systém od externí firmy, který slouží pro evidenci docházky, dovolené a zahrnuje všechny potřebné podklady pro ekonomické a mzdové oddělení. Ostatní procesy jako onboarding, evidenci pomůcek, smlouvy a další dokumenty personalistky spravovaly v režimu „tužka, papír, Excel“.
Hybným okamžikem pro změnu stávajícího fungování se stal nábor nových zaměstnanců, který firma v poslední době řeší. Přinesl totiž nápor na čas HRistek. Kateřina Pohořálková se tedy rozhodla najít nástroj, který by jí výběr nových zaměstnanců usnadnil.
„Chtěla jsem, aby umělá inteligence za mě přečetla životopisy, udělala mi předvýběr a rozhodla, kterým kandidátům mám skutečně věnovat čas,“ vypráví Pohořálková. „Na internetu jsem se tedy pustila do hledání HR systému, který by využíval umělou inteligenci. A narazila jsem na Sloneeka.“
I když Sloneek její požadavek zatím splnit neumí, zjistila, že jí může pomoci v jiných, ale neméně důležitých činnostech. Třeba hlídat jednotlivé kroky v rámci onboardingu, evidovat pomůcky nebo posloužit k digitální správě dokumentů a mzdových výměrů. Systém se tedy rozhodla pořídit – mimo jiné proto, že si ji získal perfektní zákaznický servis a přátelská komunikace firmy.
Jak se Čedok seznámil se Sloneekem
Pro pořízení Sloneeka ale musela získat i svou kolegyni z HR oddělení, v druhém kroku pak vedení firmy. Jak systém funguje, kolik bude stát jeho pořízení i v čem firmu posune vpřed prezentovala v několika kolech svým nadřízeným a když kývli, nastal čas představit systém samotným zaměstnancům.
„Pro zaměstnance jsem připravila podrobný informační e-mail a také uvítací zprávy přímo v systému Sloneeka, abych je seznámila s tím, proč a k čemu budeme Sloneeka využívat,“ komentuje Kateřina Pohořálková.
Zatím se ale podle ní část zaměstnanců staví k využívání rezervovaně, především proto, že se jim nepodařilo dostatečně předat a vysvětlit přidanou hodnotu systému. Je to dáno i tím, že firma Sloneeka nemůže zatím využívat v plné šíři – na docházku i dovolenou slouží nadále dosavadní mzdový personální systém, který je pro ni v této věci lépe uzpůsoben a dokáže vhodněji evidovat směnný provoz.
Velmi dobrou zkušenost se Sloneekem má ale část firmy sídlící na Slovensku, kde je třeba i kvůli vzdálenosti pracovat více digitálně. Usnadnil jim totiž podpisy dokumentů a smluv, které by jinak musely putovat v papírové podobě mezi oběma státy.
Samotná implementace systému pak podle Kateřiny Pohořálkové proběhla bez problému. Velmi oceňuje především přístup jí přidělené customer manažerky, která je v případě potřeby vždy na telefonu.
„Ke každému klientovi se snažíme přistupovat individuálně. A není to z naší strany jen otřepaná fráze. Podpora při zavádění nového systému je pro budoucí práci s ním a vztahu k němu naprosto zásadní. Jsme tedy rádi, když od klientů slyšíme, že jsou s naším přístupem spokojeni,“ komentuje Milan Rataj, zakladatel Sloneeka.
Hlavní přínos? Digitalizovaná agenda
Po šesti měsících používání vidí HR manažerka přínosy především v tom, že má interní dokumentaci na jednom místě, plně digitalizované dokumenty a mzdové výměry a přehled o tom, kdo ze zaměstnanců jaký dokument podepsal. Sloneek jí také pomáhá při generování pracovních smluv, ušetřil ji přepisování informací z osobních dotazníků do personálního programu. Kandidáty pak provádí procesem onboardingu.
„V následujících měsících se chystáme do Sloneeka zavést evidenci uniforem, vstupních a platebních karet, klíčů, notebooků, telefonů apod. To nám pak pomůže vygenerovat evidenční list a usnadní přehled o zapůjčených pomůckách. Sloneeka se chystám využívat také pro KPI, abychom mohli podrobněji vyhodnocovat práci zaměstnanců,“ popisuje další plány Pohořálková.
I když Sloneek zatím nedokáže pokrýt všechny jejich potřeby, panuje s ním v Čedoku spokojenost.
„Za upřímnou zpětnou vazbu od klientů jsme velmi rádi. Jen díky ní dokážeme vyvíjet nástroj, který bude šitý HRistům na míru, a každý měsíc přidávat drobná vylepšení, která vychází ze skutečných potřeb zákazníků a nejsou vymýšlena od stolu,“ uzavírá Milan Rataj.
