5 důležitých KPI pro HR

V dnešním rychle se měnícím světěné ukazatele a metriky výkonnosti posílit roli HR a podpořit růst celé organizace? Klíčové ukazatele výkonnosti neboli KPI, jsou nezbytným nástrojem, který vám umožní sledovat reálný dopad strategií a efektivně řídit personální procesy. V tomto článku vám ukážu, co to znamená mít správně definované KPI, proč jsou tyto indikátory výkonnosti pro management tak důležité a jaká je jejich role v řízení personální strategie.

Co znamená KPI a proč je důležité?

KPI, neboli Key Performance Indicators, jsou klíčové ukazatele výkonnosti, které poskytují konkrétní data o tom, jak dobře se firmě daří dosahovat svých cílů. Každý KPI je vlastně indikátorem toho, zda firma efektivně naplňuje své plány, nebo jestli je třeba zaměřit se na určité oblasti zlepšení. Sledováním KPI mohou manažeři získat přehled o výkonu jednotlivých oddělení a projektů a tím podpořit rozhodování na základě skutečných dat.

KPI nejsou cenným nástrojem jen pro manažery, ale také pro jednotlivé zaměstnance. Pomáhají sledovat jejich individuální výkonnost, identifikovat silné stránky i oblasti pro rozvoj, a podporují tak jejich profesní růst. Navíc jsou často motivujícím prvkem, protože se na základě plnění KPI cílů odvíjí bonusové a motivační programy – úspěšné naplňování cílů tak může zaměstnancům přinést nejen profesní, ale i finanční benefity.

Díky KPI získávají zaměstnanci zpětnou vazbu, která je směruje k dosažení jejich cílů a pomáhá jim efektivněji pracovat na jejich dosažení.

KPI vs. OKR: Rozdíl?

V rámci strategického řízení se kromě KPI často používají také OKR (Objectives and Key Results), což jsou širší strategické cíle, které se zaměřují na směřování firmy. Zatímco KPI představují konkrétní, měřitelné ukazatele, OKR zahrnují dlouhodobější cíle, které slouží k dosažení širší vize organizace.

Příklad rozdílu: KPI může být „snížit fluktuaci o 5 %“, zatímco OKR by mohlo znít jako „zlepšit firemní kulturu a podpořit loajalitu zaměstnanců do konce roku.“ Kombinace OKR a KPI dává firmě jasnou strukturu – zatímco KPI sledují krátkodobý pokrok, OKR umožňují řídit celkový směr a dlouhodobé ambice.

SMART Cíle: Co si pod tím představit?

Možná jste už slyšeli o tzv. SMART cílech, ale co se za touto zkratkou skutečně skrývá a proč jsou tak zásadní pro efektivní řízení? SMART představuje metodiku stanovování cílů, která podporuje přesnost a jednoznačnost při stanovování a hodnocení výkonnosti. Každý SMART cíl je definován tak, aby byl:

• Specifický – cíl musí být jasně a přesně definovaný, aby každý věděl, čeho se má dosáhnout.
• Měřitelný – obsahuje konkrétní metriky, podle kterých lze poznat, zda bylo cíle dosaženo.
• Ambiciózní, ale dosažitelný (achievable) – cíl by měl být výzvou, ale zároveň musí být realistický.
• Relevantní – měl by mít smysl a přispívat k širším cílům organizace.
• Termínovaný – stanovení jasného časového rámce, kdy se očekává jeho splnění.

Použití SMART cílů přináší mnohem větší transparentnost v hodnocení výsledků, protože cíl je postaven na konkrétních metrikách. Zaměstnanci i manažeři tak mají jasně stanovené parametry, na jejichž základě je cíl hodnocen. To zvyšuje srozumitelnost a objektivitu celého procesu. Právě špatně definované cíle bez konkrétních měřitelných ukazatelů mohou způsobit, že hodnocení bude subjektivní a zaměstnanci budou tápat v tom, co se od nich vlastně očekává. SMART cíle umožňují efektivně nastavit priority a vytvářejí jasný rámec, díky němuž se zaměstnanci lépe orientují v tom, co se od nich očekává a za co jsou hodnoceni.

Jaké jsou HR KPI a metriky?

KPI v oblasti HR slouží k tomu, aby organizace měřily svůj pokrok, vyhodnocovaly efektivitu personálních procesů a mohly strategicky rozhodovat na základě konkrétních dat. K tomu ale nestačí mít jen obecné cíle, je třeba vědět, jak je měřit. A právě tady přicházejí na řadu HR metriky, tedy konkrétní měřící jednotky výkonnosti, které umožňují sledovat, zda dané KPI opravdu plníte. Zatímco KPI říkají, čeho chcete dosáhnout, HR metriky ukazují, čím a jak ten posun změříte. Význam HR metrik je přitom zásadní – bez nich se z cílů stávají jen zbožná přání, s nimi ale získáváte jasný kompas.

K nejdůležitějším HR metrikám, které by měl sledovat každý HR tým, patří Time to Hire, Cost per Hire, Retention Rate, Turnover Rate a Employee Satisfaction Score. Společně tvoří základ každého dobrého HR KPI dashboardu. Právě díky metrikám výkonnosti HR dokážete lépe řídit priority, vytvářet smysluplné reporty lidských zdrojů a získávat data, která mají skutečný dopad. Níže uvádím TOP 5 HR KPI a metriky, které se v praxi používají nejčastěji.

Nábor zaměstnanců

Nábor je důležitým procesem HR, který ovlivňuje složení a kvalitu pracovního týmu. Například KPI pro HR managera zahrnuje optimalizaci rychlosti obsazení pozice, nákladů na nábor a sledování zkušenosti kandidátů s náborovým procesem.

Příklady SMART cílů – HR KPI pro NÁBOR:

Snížit průměrnou dobu náboru (Time to Hire) na 45 dní během příštího roku.

• Snížit náklady na nábor jednoho zaměstnance na 50 000 Kč.
• Zvýšit míru retence nových zaměstnanců na 90 % po 12 měsících.
• Snížit průměrnou dobu náboru (Time to Hire) na 45 dní během příštího roku.

Příklady HR metrik pro NÁBOR:

• Time to Hire – doba od zveřejnění pozice po přijetí nabídky kandidátem.
• Cost per Hire – celkové náklady na obsazení jedné pozice.
• Candidate Experience Score – skóre spokojenosti kandidátů s náborovým procesem.
• Offer Acceptance Rate – procento kandidátů, kteří přijali nabídku.

Fluktuace zaměstnanců

Fluktuace zaměstnanců je důležitým indikátorem spokojenosti a stability týmu. Její snížení pomáhá stabilizovat tým a snižovat náklady na opětovný nábor a adaptaci nových lidí.

Příklady SMART cílů – HR KPI pro FLUKTUACI ZAMĚSTNANCŮ:

• Snížit míru dobrovolných odchodů na 5 % během příštího roku.
• Zvýšit míru retence nových zaměstnanců na 90 % po 12 měsících.

Příklady HR metrik pro FLUKTUACI:

• Turnover Rate – celkové procento zaměstnanců, kteří firmu opustili.
• Voluntary vs. Involuntary Turnover – rozlišení mezi dobrovolnými a nedobrovolnými odchody.
• Retention Rate – podíl zaměstnanců, kteří zůstali po určité době (např. 12 měsíců).
• Exit Interview Insights – analýza důvodů odchodů podle výstupních rozhovorů.

Engagement a zaměstnanecká spokojenost

Angažovanost (=Engagement) a spokojenost zaměstnanců mají zásadní vliv na jejich výkon, loajalitu a celkovou atmosféru ve firmě. Měření těchto oblastí prostřednictvím engagement survey pomáhá HR týmům porozumět potřebám zaměstnanců a aktivně pracovat na zlepšení pracovního prostředí. Sleduje se nejen samotná míra spokojenosti, ale také míra zapojení do průzkumů, která odráží ochotu zaměstnanců podílet se na firemním dění.

Příklady SMART cílů – HR KPI pro ENGAGEMENT A ZAMĚSTNANECKOU SPOKOJENOST:

• Zvýšit skóre spokojenosti zaměstnanců na 8,5 během příštího roku.
• Zvýšit míru zapojení zaměstnanců do engagement survey na 75 % do příštího roku.

Příklady HR metrik pro ENGAGEMENT:

• Employee Satisfaction Score (eNPS) – skóre loajality a spokojenosti zaměstnanců.
• Survey Response Rate – procento zaměstnanců, kteří se zapojili do průzkumu.
• Engagement Index – kombinované skóre z více otázek zaměřených na motivaci, vztahy a smysl práce.
• Absenteeism Rate – míra neplánované nepřítomnosti, často související se spokojeností.

Plnění HR rozpočtu

Efektivní využití rozpočtu zajišťuje, že HR procesy jsou dlouhodobě udržitelné. Tyto KPI mívají zadané spíše HR manager, nebo Com&Ben specialista, případně HR Controller, kteří se v této oblasti zaměřují na kontrolu výdajů na nábor, školení a benefity.

Příklady SMART cílů – HR KPI pro PLNĚNÍ ROZPOČTU

• Snížit náklady na školení o 15 % v následujícím roce, a přitom udržet kvalitu programů a rozpočet plně pod kontrolou
• Zajistit, aby HR náklady v jednotlivých odděleních nepřekročily rozpočet o více než 5 % během následujících 12 měsíců.

Příklady HR metrik pro HR ROZPOČET:

• Training Cost per Employee – průměrná částka investovaná do rozvoje na jednoho zaměstnance.
• Total HR Cost per FTE – celkové HR náklady přepočtené na plný pracovní úvazek.
• Cost of Benefits per Employee – náklady na benefity na osobu.

 Rozvoj zaměstnanců a talent management

Rozvoj zaměstnanců je zásadní pro dlouhodobý růst firmy. Investice do jejich vzdělávání zvyšují produktivitu, podporují inovace a zároveň motivují zaměstnance k vyšším výkonům. Díky tomu se firma stává konkurenceschopnějším a atraktivnějším zaměstnavatelem, což posiluje zaměstnaneckou loajalitu a přispívá k jejímu celkovému úspěchu.

SMART Cíle – HR KPI pro ROZVOJ:

• Zvýšit účast na školeních na 80 % během příštího roku.
• Zvýšit hodnocení školení z 7,5 na 9,0 bodů během následujících 12 měsíců.
• Zajistit, aby 90 % klíčových pozic mělo vypracovaný plán nástupnictví a zvýšit aplikaci získaných dovedností na 90 % během následujících 18 měsíců.

 Příklady HR metrik pro ROZVOJ:

• Training Completion Rate – podíl zaměstnanců, kteří úspěšně absolvovali školení.
• Training Effectiveness Score – průměrné hodnocení školení zaměstnanci.
• Skill Application Rate – míra aplikace nově nabytých dovedností v praxi.

S jakými dalšími KPI lidských zdrojů se můžete setkat?

Kromě těchto 5 klíčových HR KPI existují další možné cíle, které podporují různé oblasti HR a mají pozitivní dopad na celkové fungování firmy:

• Diverzita a inkluze – Sleduje zastoupení různých skupin zaměstnanců, čímž podporuje rovné příležitosti, inovace a posiluje týmovou kulturu. Je typické pro velké nadnárodní korporace.
• Digitalizace v HR – Měří úspěšnost využití digitalizace v HR procesech, což přináší úsporu času a nákladů díky efektivnější administrativě.
• Míra interního povýšení – Ukazuje, jak efektivní je firma v podpoře kariérního růstu a rozvoje zaměstnanců, což posiluje loajalitu a motivaci týmu.
• Zdraví a well-being zaměstnanců – Pravidelným sledováním programů zaměřených na zdraví a well-being např. prostřednictvím benefitních programů lze dosáhnout vyšší spokojenosti, snížit absenci a posílit produktivitu.
• Řízení změny a adaptace na nové procesy – Sleduje rychlost a efektivitu implementace změn, což minimalizuje dopad na běžné procesy a podporuje plynulou adaptaci týmu.
• Efektivita interní komunikace – Měří, jak dobře zaměstnanci rozumí sdíleným informacím a jak jsou zapojeni do komunikace, což podporuje otevřenost a angažovanost.

Význam KPI v HR pro strategii firmy

Klíčové HR procesy, jako je nábor, retence, rozvoj zaměstnanců či řízení spokojenosti, mají zásadní vliv na celkový úspěch firmy. Efektivní řízení těchto oblastí podporuje stabilitu týmu, produktivitu a inovace, což organizaci posouvá směrem k dlouhodobému růstu. Pokud jsou HR procesy dobře nastavené a jejich výkonnost sledovaná prostřednictvím jasně definovaných KPI, firma získává konkurenční výhodu a může efektivněji reagovat na změny na trhu.

HR by v této oblasti mělo jít příkladem – často pomáhá managementu nastavovat cíle, komunikovat je zaměstnancům, podílet se na hodnocení jejich plnění a spravovat systém odměn. Zajišťuje, aby nejen jeho vlastní cíle, ale také cíle v celé organizaci byly jasně a spravedlivě nastavené, měřitelné a dosažitelné. Tím HR přispívá k transparentnosti a objektivitě a posiluje svou roli jako strategický partner, který podporuje růst a stabilitu firmy.