HR prompty pro řízení výkonnosti

V minulém článku jsem psala o tom, jak s pomocí AI vytvořit kvalitní job description. Teď přicházím s dalším HR procesem, do kterého se hodí zapojit AI – řízení výkonu zaměstnanců aneb performance management.

Napadlo vás někdy, kolik času by se ušetřilo, kdyby šly cíle, hodnocení i zpětná vazba připravit rychleji a smysluplněji?

V tomto článku vám nabízím inspiraci, jak přesně na to. Jak psát prompty, které fungují a usnadní vám hodiny práce.

Řízení výkonnosti je proces, ne formalita

Řešíte ve firmě nějak výkonnost a hodnocení zaměstnanců? A teď opravdu nemyslím jen takovéto „to zase máme vyplnit ten formulář, že jo?“ A HR je spokojené, úkol odfajfknutý. Myslím, tím skutečně koncepční přístup k řízení výkonnosti zaměstnanců, který vyžaduje velmi dobře propracovaný a komunikovaný proces.

Takže…máte nějaký HR systém, v jehož rámci řešíte performance management? Máte nějaký strategický rámec pro řízení výkonu? Máte nastavená KPI? Vědí lidé, že jsou hodnocení? A podle čeho? A zda z toho něco mají? Navazuje nějak na rozvoj nebo odměňování? Nebo je to spíš každoroční rituál, který všichni přežijí a jedeme dál?

Performance management je naprosto klíčový HR proces. Mezi hlavní přínosy kvalitního performance managementu patří vyšší motivace zaměstnanců i lepší rozhodování na úrovni vedení. Jenže v praxi často naráží na tři klasické problémy:

• Cíle jsou nejasné nebo vágní. Často jsem se setkávala s tím, že manažer a zaměstnanec pochopili zadání cílů odlišně. Nebo, že zaměstnanec už rovnou vnímal cíle jako nereálné a že jich ani nemůže dosáhnout.  Proto se velmi osvědčuje SMART metoda zadávání cílů (viz příklad promptu)
• Zpětná vazba je pouze formální a nikdo si z ní nic nevezme. Buď ji udělá manažer jen na oko, prostě „tady mi to prosimtě Pepo podepiš“, nebo není vůbec konstruktivní, nebo přichází právě pouze 1x za rok a reflektuje situace před X měsíci, kdy už je hodně zapomenuté.
• Hodnoticí schůzky se splácají na poslední chvíli bez dat i souvislostí. Bohužel i taková je realita. Sice zde snaha je, ale manažeři nejsou kvalitně proškoleni, neumí vést hodnoticí pohovory, možná v nich ani nevidí smysl a pak to také tak vypadá.

Nebudeme si nic nalhávat, performance management je monstr proces, který se rok co rok opakuje, ale má smysl.  Ale proč si na to nevzít AI? Třeba rovnou ChatGPT. S dobře napsaným promptem zvládne připravit cíle, shrnout zpětnou vazbu nebo navrhnout otázky k rozhovoru.

Jak na SMART cíle

Pro řízení výkonu je naprosto zásadní, aby cíle byly srozumitelné, konkrétní a hodnotitelné. Ne „zlepšit komunikaci“ nebo „být víc proaktivní“, ale takové cíle, které se dají měřit a vyhodnocovat. Tady se nejvíce osvědčuje model SMART, tedy:

• Specific – konkrétní
• Measurable – měřitelné
• Achievable – dosažitelné
• Relevant – smysluplné pro danou roli
• Time-bound – časově ohraničené

Umělá inteligence se s tímto modelem skvěle doplňuje. Pokud správně popíšeme, co od cíle očekáváme, AI dokáže zformulovat konkrétní návrh v jazyce, který je použitelný a srozumitelný.

Příklad promptu pro vytvoření SMART cíle

„Převeď manažerské zadání ‚chceme, aby kolega zlepšil spolupráci s ostatními týmy‘ do podoby SMART cíle pro obchodního zástupce ve firmě o 150 zaměstnancích. Cíl má být měřitelný, dosažitelný a navázaný na kvartální hodnocení.“

➡ Výstup od AI může vypadat takto:

Do konce Q4 se zaměstnanec aktivně zúčastní minimálně čtyř mezitýmových setkání, z každého zpracuje krátký zápis a navrhne jedno konkrétní zlepšení týkající se spolupráce mezi obchodním a technickým týmem.

Jak může AI pomoct v různých fázích performance managementu

Efektivní řízení výkonnosti není jednorázová akce, ale kontinuální proces napříč celým rokem prošpikovaný hned několika fázemi. A v každé z těchto fází může být AI šikovným pomocníkem, když tedy víme, co od ní chceme a jak se jí správně zeptat. Níže najdete příklady promptů pro jednotlivé fáze řízení výkonnosti.

Strategie a systém řízení výkonnosti ve firmě

Než začnete zadávat KPI nebo zvát své lidi na hodnoticí schůzky, je potřeba vědět, jak bude strategie řízení výkonnosti a celý proces performance managementu vůbec vypadat.

Jak často se bude hodnotit, kdo hodnotí koho, jaké budou výstupy, jestli dojde na kalibraci, jaké pozice budou mít bonusové schéma a co z toho všeho zaměstnanci uvidí a pochopí.

AI může pomoct vytvořit návrh celého systému řízení výkonnosti zaměstnanců, přeložit firemní strategii do srozumitelného rámce nebo připravit podklady pro interní komunikaci.

💡 Na co myslet při zadání promptu:

Uveďte typ firmy, velikost, jaké pozice se hodnotí, zda bude proces napojený na odměňování, jaké fáze má obsahovat a jak často má probíhat. Přidejte i specifika vaší firemní kultury nebo výzvy, které chcete řešit.

Příklady promptů:

• Navrhni rámec systému řízení výkonnosti pro technologickou firmu o 120 zaměstnancích. Hodnocení má probíhat 2× ročně, součástí je zpětná vazba od přímého nadřízeného a sebehodnocení. Včetně popisu struktury rozhovorů a možného propojení s bonusy.
• Připrav návrh interního dokumentu, který vysvětluje zaměstnancům nový systém hodnocení výkonu. Styl komunikace má být přátelský, ale profesionální.
• Sepiš doporučení pro zavedení pravidelné kalibrace výkonu napříč odděleními. Firma má 250 lidí, hodnotí se 2× ročně. Zahrň výhody, rizika a doporučený postup pro HR.
• Navrhni osnovu školení pro liniové manažery, kteří budou nově zapojeni do řízení výkonnosti týmu. Výstupem má být stručná osnova se zaměřením na cíle, zpětnou vazbu a hodnocení.
• Formuluj přehledný komunikační e-mail pro zaměstnance, ve kterém HR oznamuje spuštění nového systému řízení výkonnosti. Styl má být vstřícný, věcný a srozumitelný.

Plánování a nastavování cílů

Když máme nastavený systém řízení výkonnosti, přichází na řadu konkrétní cíle. Ty by měly vycházet z firemní strategie a být srozumitelné pro jednotlivce i týmy. Právě strategické řízení výkonnosti pomáhá propojit každodenní práci s dlouhodobými prioritami a metrikami. AI pak dokáže vágní zadání typu „mělo by to víc šlapat“ přetavit do konkrétních KPI, OKR nebo jinak strukturovaných cílů.

💡 Na co myslet při zadání promptu:

Specifikujte roli, zodpovědnosti, kontext (nový projekt, slabší výkon, onboarding…), časový rámec a typ cíle (KPI, SMART, OKR). Přidejte i to, zda má být cíl individuální nebo týmový.

Příklady promptů:

• Zformuluj SMART cíl pro HR specialistu, který má v příštím kvartálu zlepšit kvalitu náboru. Zaměř se na konkrétní výstupy a měřitelné výsledky.
• Převeď následující vágní zadání do podoby tří konkrétních KPI pro obchodního zástupce: „potřebujeme víc tlačit na akvizici a rozšiřovat síť klientů“.
• Navrhni strukturu týmových cílů vycházejících ze strategického plánu firmy. Firma působí v oblasti služeb, tým má 7 lidí, pracují hybridně.

 Průběžné sledování výkonu a zpětná vazba

Řízení výkonnosti není jednorázová akce. Průběžné řízení výkonnosti znamená vracet se k cílům, průběžně sledovat vývoj a pružně reagovat na změny v kontextu práce a týmových priorit. AI pomůže připravit otázky na 1:1 schůzky, shrnout pokrok nebo vytvořit formulaci průběžné zpětné vazby, i když třeba komunikace nepatří mezi vaše nejsilnější stránky.

💡 Na co myslet při zadání promptu:

Popište situaci – co se hodnotí, v jaké fázi je plnění cíle, jak často probíhají schůzky, jaký styl komunikace preferujete a jaký má být výstup (otázky, shrnutí, poznámka).

Příklady promptů:

• Navrhni pět otázek pro měsíční 1:1 schůzku mezi team leaderem a členem týmu. Zaměř se na pokrok v cílech, případné překážky a celkovou spokojenost.
• Napiš návrh průběžné zpětné vazby pro marketingového specialistu, který pracuje samostatně, ale má problém s termíny. Styl profesionální, ale konstruktivní.
• Navrhni jednoduchou šablonu na měsíční záznam pokroku cílů, kterou může používat zaměstnanec i nadřízený.

Hodnocení výkonnosti

Velké finále, kdy se celý cyklus uzavírá. Cíle se zhodnotí, doplní se celkový pohled, přidá se zpětná vazba. Výstupem může být bonus, plán dalšího období nebo i změna pracovní náplně. AI pomůže zformulovat hodnocení tak, aby bylo konkrétní, smysluplné a zároveň lidské. Skvěle se hodí i pro malé firmy, které hledají software pro řízení výkonnosti bez složitého zavádění robustních nástrojů.

Kvalitně vedené hodnocení výkonnosti může posloužit jako základ pro strategická HR rozhodnutí. Třeba při plánování nástupnictví (succession planning) nebo při využití 9-box gridu, který kombinuje výkon a potenciál zaměstnanců. I tady může AI pomoci – třeba s přípravou podkladů nebo s návrhem klasifikace podle zvolených kritérií.

💡 Na co myslet při zadání promptu:

Uveďte, za jaké období se hodnotí, jaký byl výchozí cíl, co se povedlo a co méně, jaký je vztah s týmem nebo manažerem. Nezapomeňte specifikovat tón a účel výstupu (interní zápis, podklad pro rozhovor, e-mail).

Příklady promptů:

• Vytvoř návrh struktury ročního hodnoticího rozhovoru pro office manažera. Včetně otázek na výkon, spolupráci, přístup a návrh dalšího rozvoje.
• Zformuluj závěrečné shrnutí výkonnosti zaměstnance za pololetí. Výkon stabilní, cíle většinou splněny, samostatnost vysoká. Přidej doporučení pro další období.
• Připrav návrh hodnoticího dotazníku pro zaměstnance, který slouží jako podklad pro sebehodnocení před ročním pohovorem.

Rozvoj a plánování dalšího období

Hodnocení by nemělo skončit u podpisu protokolu. Ideálně se z něj rodí konkrétní plán: co rozvíjet, kam se posunout, co změnit. AI zvládne navrhnout plán rozvoje, shrnout doporučení nebo připravit přehled dalšího postupu, který se dá rovnou použít v interní komunikaci.

💡 Na co myslet při zadání promptu:

Popište cílovou roli, oblasti k rozvoji, preferovaný způsob vzdělávání, časové možnosti a účel výstupu (osobní plán, e-mail, podklad pro schválení). Přidejte i kontext, co vedlo k rozhodnutí o rozvoji.

Příklady promptů:

• Navrhni individuální rozvojový plán pro zákaznickou podporu, která chce posílit dovednosti v oblasti asertivní komunikace a práce s náročnými klienty.
• Připrav přehled doporučených vzdělávacích aktivit pro juniorního team leadera, který nově přebírá odpovědnost za vedení týmu.
• Zformuluj e-mail zaměstnanci s navazujícími kroky po hodnoticím rozhovoru. Shrnutí hodnocení, cíle na další období, pozvánka k výběru školení.

Výstup je tak dobrý, jak dobrý je prompt

Jasně, AI je rychlá, chytrá a ví toho dost. Ale pořád platí, že z nekonkrétního zadání dostanete vágní výstup. A to fakt nechcete.

Všechny uvedené prompty slouží jako rámec, ale v praxi platí: čím víc detailů AI dáte, tím lepší odpověď dostanete. Role, kontext, situace, tón, cíl výstupu – to všechno má vliv na to, jak moc použitelné bude to, co vám AI vrátí.

💡 Můj tip: Pokud stále nejste s odpovědí spokojeni, zeptejte se samotné AI:
„Chybí ti ještě nějaké informace?“ nebo „Co bys ode mě potřebovala k lepšímu výstupu?“
Ano, vážně – AI vám často sama napoví, co upřesnit. A výsledek pak bude o level výš.

A hlavně, nemusíte hned akceptovat první AI odpověď, komunikujte s ní, ptejte se dál, upravujte, doplňujte. AI vás nenahrazuje. Je to pomocník. Vy máte kontext, zkušenost a cit pro situaci. A právě ve spojení s dobře napsaným promptem vzniká něco, co fakt dává smysl.

AI vs. manažer: Kdo má poslední slovo?

AI vám pomůže rychleji sepsat hodnocení, promyslet rozvojový plán nebo zformulovat zpětnou vazbu, kterou nechcete psát od nuly. Ale pořád platí jedno: rozhodnutí dělá člověk.

Manažer zná lidi, tým i firmu. AI je nástroj pro řízení výkonnosti, který je chytrý a rychlý, ale bez kontextu, intuice a zkušeností. Funguje nejlépe jako pomocník, který připraví návrh, ušetří čas, nabídne formulaci. Ne jako někdo, kdo rozhodne, co má člověk dělat, kolik má dostat bonus, nebo kam se má posunout.

Sloneek Intelligence: když chcete mít všechno rovnou v HR nástroji

Všechny výše zmíněné prompty si můžete vyzkoušet v ChatGPT, ale ještě praktičtější je to přímo ve Sloneek, HR platformě, která má vlastní Sloneek Intelligence. Ten funguje jako moderní HRIS s modulem pro řízení výkonnosti a umí:

• generovat návrhy SMART cílů přímo v kartě zaměstnance,
• připravit scénář hodnoticí schůzky bez složitého hledání vzorů,
• formulovat zpětnou vazbu podle konkrétní situace,
• navrhnout rozvojový plán, který rovnou uložíte do HR dokumentace.

Sloneek Intelligence využívá předtrénované AI agenty, kteří rozumí HR kontextu a pomáhají automatizovat služby HR softwaru pro řízení výkonnosti bez zbytečné administrativy.

Výstupy mají konzistentní strukturu, odpovídají reálným situacím a můžete je rovnou použít jako součást dokumentace zaměstnance nebo podklad pro řízení výkonnosti týmu.

Co si odnést?

Pokud jsou prompty dobře napsané, dokážou ušetřit čas, zlepšit strukturu a pomoci formulovat to, co je jinak těžké vyjádřit. A když k tomu přidáme znalost kontextu firmy, firemní kultury a reálných cílů týmů, vznikne kombinace, která dává smysl manažerům, HR i zaměstnancům.

AI nikdy nenahradí lidský úsudek, empatii nebo zkušenost. Ale může pomoct dát procesu řád, strukturu a lépe a koncepčněji ho uchopit. A když se k tomu přidá ještě nástroj, jako je Sloneek, který propojí všechna data a procesy na jednom místě, získá HR tým oporu, kterou si zaslouží.