Porovnání TOP 10 nejvyhledávanějších HR softwarů

V rychle se měnícím světě lidských zdrojů existuje nepřeberné množství HR řešení a vybrat to správné už dávno není jednoduchá disciplína. Zvlášť pokud hledáte nejlepší HR software pro konkrétní fázi růstu firmy. Proto se v tomto článku ponoříme do detailního srovnání HR softwarů pro startupy i malé firmy, od komplexních podnikových HR platforem až po cenově dostupné nástroje, které dávají smysl právě menším týmům. Cílem je jediné, pomoci vám vybrat HR software pro startupy nebo malé firmy, který podpoří růst, nezahltí rozpočet a ušetří čas HRistům i manažerům.

Co je HR software?

HR software, často označovaný jako HRIS (z angl. Human Resources Information System) nebo HRMS (Human Resource Management System), je komplexní softwarové řešení navržené ke zjednodušení a centralizaci klíčových HR procesů v organizaci. Funguje jako podnikový HR software, který slouží ke správě HR dat, automatizaci administrativních úkolů, zefektivnění HR agendy a k hlubší práci s daty o zaměstnancích. Moderní HR technologické platformy umožňují sledování dovedností, tvorbu a vyhodnocování matic dovedností, reporting i analytiku napříč celým zaměstnaneckým cyklem.

Pro začínající startupy nemusí být HR software nutností hned od prvního dne. Jakmile ale firma roste, přibývají zaměstnanci, benefity, mzdy a očekávání na strukturované řízení lidí, začíná dávat smysl HR software pro startupy nebo HR software pro malé firmy. Právě HRIS systémy pro startupy pomáhají zvládnout růst bez zbytečného chaosu, ukládat data na jednom místě a vytvářet pevný základ pro budoucí rozhodování v oblasti HR.

Jak HR software funguje?

HR software funguje na principu centralizace HR dat a automatizace různých HR procesů, což je základ, na kterém stojí moderní HR software pro startupy i malé firmy.

1. Centralizace dat – HR software shromažďuje a ukládá data zaměstnanců v bezpečné a centralizované databázi. Tyto informace jsou snadno dostupné všem oprávněným uživatelům, což je klíčové zejména pro HRIS systémy pro startupy a rychle rostoucí týmy, které potřebují mít data pod kontrolou.
2. Automatizace – automatizuje rutinní HR úkoly, jako je zpracování mezd, správa zaměstnaneckých benefitů a sledování docházky. Právě zde se uplatňuje HR a mzdový software pro malé firmy, který výrazně snižuje manuální chyby a administrativní zátěž.
3. Self-service pro zaměstnance – mnoho HR systémů nabízí nástroje, kde si zaměstnanci mohou aktualizovat své údaje, žádat o volno a přistupovat k HR dokumentům samostatně. Tyto funkce patří mezi nejvyhledávanější HR nástroje pro startupy, protože šetří čas HR oddělení i manažerům.
4. Integrace – kompletní HR řešení často integrují další podnikové systémy, jako je účetní software, mzdové nástroje nebo náborové aplikace. Díky tomu vznikají ucelené HR technologické platformy, které zlepšují tok dat a celkovou efektivitu HR procesů.
5. Reportování a analýza – HR software poskytuje analytické nástroje, které slouží HRistům jako podklady pro důležitá rozhodnutí. Kvalitní podnikový HR software nabízí přehledná data o výkonu, fluktuaci i nákladech na zaměstnance.
6. Souladu s předpisy – HR software pomáhá udržovat soulad s pracovněprávními předpisy tím, že sleduje legislativu a spravuje veškerou dokumentaci včetně souhlasů se zpracováním osobních dat. To je oblast, kde HR služby pro startupy často suplují chybějící interní kapacity.
7. Škálovatelnost – HR software může růst spolu s organizací a přizpůsobovat se změnám ve velikosti a struktuře firmy. Pomáhá také s onboardingem zaměstnanců, plánováním směn a projektů, což je zásadní hlavně pro HR software pro startupy v růstové fázi.
8. Bezpečnost – prioritou je také zabezpečení dat, které zajišťuje ochranu citlivých informací zaměstnanců před neoprávněným přístupem. Bezpečnost je dnes standardem každého nejlepšího HR softwaru.

Výhody implementace HR softwaru

• Efektivita – automatizace HR procesů, jako je správa zaměstnaneckých dat, mezd a docházky, snižuje manuální práci a je důvodem, proč je HR software pro malé firmy tak vyhledávaný.
• Přesnost dat – centralizovaná data minimalizují chyby a nesrovnalosti v HR záznamech, což ocení zejména startupy, které pracují s omezenými zdroji.
• Talent management – HR software pomáhá při získávání talentů, onboardingu, náborovém procesu i udržení zaměstnanců v organizaci. Nejlepší HR software pro startupy podporuje rozvoj lidí a budování kariérních cest.
• Výkon zaměstnanců – nástroje pro řízení výkonnosti umožňují objektivní hodnocení a dlouhodobý rozvoj zaměstnanců.
• Správa odměňování – HR systémy usnadňují férové a konkurenceschopné nastavení platů, což je důležité hlavně v prostředí malých firem a startupů.
• Podklady pro akční plány – prediktivní analýza poskytuje důležitá data pro strategické plánování HR i byznysu.
• Angažovanost zaměstnanců – HR software pomáhá měřit angažovanost a spokojenost zaměstnanců. Tato data podporují produktivitu a udržení lidí ve firmě, což je jeden z hlavních cílů HR pro startupy.

Kdy byste měli zvážit implementaci HR software?

• HR úkoly se stávají časově náročnými a chybovými kvůli manuálním procesům.
• Požadavky na dodržování předpisů a reportování se stávají složitějšími.
• Počet zaměstnanců se rozšiřuje a potřebujete škálovatelné HR řešení.
• Správa zaměstnaneckých dat, zpracování mezd, sledování dovolených a administrace benefitů vyžadují automatizaci.
• Trackování a analýza výkonu zaměstnanců (ruka v ruce s odměňováním) se stává kritickou.
• Chcete zlepšit správu talentů, angažovanost zaměstnanců a celkovou efektivitu HR.
• Potřebujete komplexní, detailní data k lepšímu plánování.
• Jak zmiňujeme výše, HR software není určen jen pro velké společnosti. HR software pro startupy a nejlepší HR software pro malé firmy pomáhá rostoucím týmům sbírat a analyzovat HR data už od začátků a porovnávat je v čase, místo aby se HR procesy řešily až ve chvíli, kdy už firmu brzdí.

Cena implementace základního HR softwaru

Cena se může výrazně lišit podle dodavatele softwaru, počtu uživatelů a požadovaných funkcí. Cenové modely zahrnují:

• Měsíční nebo roční předplatné.
• Jednorázové licenční poplatky.
• Náklady na přizpůsobení a integraci.

Cenové modely se také pohybují podle úrovně přizpůsobení dané firmě a integrace s jinými systémy. Pro startupy a střední podniky mohou základní HR softwareové řešení začínat na několika stovkách korun ročně, zatímco pokročilé platformy s rozšířenými funkcemi mohou stát tisíce až stovky tisíc korun.

Jaké jsou klíčové vlastnosti, na které se zaměřit?

Při hledání správného HR softwaru je nezbytné zvážit několik základních funkcí, které mohou výrazně zlepšit vaše HR operations, a to zejména pokud vybíráte HR software pro startupy nebo HR software pro malé firmy. Právě tyto týmy nejčastěji řeší omezené kapacity, rychlý růst a potřebu mít data i procesy pod kontrolou bez zbytečné složitosti.

1. Pracovní workflow – efektivně sledujte čas, docházku a dovolené, plánujte směny, automatizujte pracovní workflow. Kvalitní software pro řízení HR v malých firmách pomáhá zajistit optimální pokrytí pracovních sil a přehled nad každodenní operativou bez nutnosti ruční evidence.
2. Správa absencí – používejte nástroje pro sledování dovolené zaměstnanců, správu žádostí a zajištění správného pokrytí během absencí. Tato funkce patří mezi základ každého HRIS systému pro startupy i menší firmy, kde výpadek jednoho člověka může mít výrazný dopad.
3. Automatizace úkolů a procesů –zaveďte automatizaci rutinních HR úkolů a schvalovacích procesů. Právě automatizace je jedním z hlavních důvodů, proč firmy hledají nejlepší HR software nebo moderní HR technologické platformy, které snižují administrativní zátěž HR oddělení.
4. Prediktivní analytika – získejte cenné informace o zaměstnancích a využijte data k lepšímu plánování kapacit, nákladů a růstu. Pokročilejší podnikový HR software umožňuje pracovat s daty strategicky, nejen operativně.
5. Talent analytics – získejte informace o výkonnosti zaměstnanců, fluktuaci a dalších metrikách pro podporu řízení talentů ve firmě.
6. Náborový proces – zjednodušte náborový proces správou pracovních inzerátů, přihlášek uchazečů a plánováním pohovorů. Využívejte nástroje pro vytváření a správu pracovních žádostí, spolupráci s náborovými týmy a sledování pokroku uchazečů v procesu.
7. Řízení vzdělávání – managujte školení zaměstnanců, spravujte kurzy a rozvoj dovedností.
8. Mobilní aplikace – umožněte zaměstnancům přístup k materiálům pro školení a ke všem HR funkcím jednoduše přes mobil.

Nejlepší HR řešení – které to je?

Zde jsme pro vás připravili přehled nejvyhledávanějších TOP 10 HR softwarů. Podívejte se na srovnání a vyberte si sami, dle vašich potřeb.

Sloneek

• Funkce: Nabízí komplexní HR software se zaměřením na správu zaměstnanců v průběhu celého zaměstnaneckého cyklu, řízení docházky a různé integrace.
• Cena: Od 90 do 140 Kč na uživatele měsíčně, záleží na tom, jaký plán si vyberete (základní, pokročilý, atd). Nejsou tam žádné skryté poplatky za rozšíření, co má určitě velkou konkurenční výhodu.
• Výhody: Cenová dostupnost, live demo ukázka a free trial zdarma během 14 dnů,  rychlá implementace, skvělá podpora. Tento HR software je vhodný určitě i pro startupy.
• Nevýhody: Zaměřeno pouze na HR, co je určitě prostor pro zlepšení.

BambooHR

• Funkce: Snadno použitelný HR software na všechny HR funkce, zaměřený zejména na správu zaměstnanců, onboarding a benefity, a reporting.
• Cena: Od 140 Kč na uživatele měsíčně (základní plán).
• Výhody: Uživatelsky přívětivý systém, funkce self-service.
• Nevýhody: Omezené funkce, skryté poplatky za nadstavby v systému. Výhodnější HR software pro větší podniky, ale vyhledávají ho také startupy v Česku a na Slovensku.

Workday

• Funkce: Pokročilá HR platforma, tvořená také pro řízení talentů a různé analýzy.
• Cena: Cenově výhodnější pro velké podniky, zejména kvůli rozšířením, které mají v nabídce.
• Výhody: Pokročilé funkce, přehledy v reálném čase.
• Nevýhody: Velká složitost pro startupy, vysoká cena pro menší podniky.

Vema

• Funkce: HR software poskytuje zpracování mezd, evidenci personálních údajů, docházky, hodnocení, vzdělávání, výběrová řízení, plánování dovolené a pracovních cest. Všechny funkce jsou dostupné jako služba v cloudu.
• Cena: zvýhodněné balíčky produktů HR systému, které jsou hierarchicky uspořádány podle rozsahu funkcí.
• Výhody: možnost využívat cloudovou službu. Pravidelný vývoj a legislativní aktualizace. Můžete si zakoupit ucelený systém pro podporu řízení HR, nebo také využít variabilitu podle typu a velikosti organizace.
• Nevýhody: firma neuvádí na webu informace o cenách, ale jelikož jde o řešení na míru, může se řešení a jeho implementace prodražit.

Alveno

• Funkce: Docházkový systém, HR systém, biometrické čtečky, generování dokumentů, elektronické podpisy, automatizace procesů.
• Cena: Ceny závisí na počtu zaměstnanců a typu balíčku (docházkový systém, HR systém nebo kombinace obojího). Například balíček pro 1-50 zaměstnanců stojí 2900 Kč měsíčně. Ceny se navyšují také podle toho, co všechno potřebujete v systému mít.
• Výhody: Snadná implementace systému. Online přístup a bezpečné cloudové řešení. Kvalitní podpora a kontinuální vývoj systému. Zavedení elektronického podpisu na podepisování veškerých dokumentů.
• Nevýhody: Cena se zvyšuje nejen s počtem zaměstnanců, ale také podle toho, co všechno v systému potřebujete (docházka, plánování směn, biometrické čtečky a podobně). Zároveň, systém nepokrývá procesy jako je nábor, performance management, talent management, měření angažovanosti a jiné.

Giriton

• Funkce: Můžete si vybrat, jestli chcete docházkový systém, HR systém, nebo přidat také Whistleblowing.  V rámci systému máte taký evidence majetku a vozového parku, školení, lékařské prohlídky, elektronickou knihu úrazů, digitální podpisy, nebo vzpomínaný Whistleblowing.
• Cena: Cena se pohybuje od počtu uživatelů, a to od 950Kč/měsíčně. Na stránce je možnost vyzkoušet systém zdarma na 14 dní.
• Výhody: Automatizace procesů, online přístup, mobilní aplikace pro docházku, jednoduché generování dokumentů.
• Nevýhody: Cena se může lišit podle počtu zaměstnanců a rozsahu využívaných funkcí. Taktéž systém neposkytuje procesy jako je nábor, performance management, talent management, měření angažovanosti a jiné.

Okbase

• Funkce: HR systém na personalistiku, mzdy, docházku, plánování směn, digitální dokumenty, legislativní změny, automatizace HR procesů. Poskytuje taky intranet pro zaměstnance, kde zaměstnanci můžou sledovat kromě jiného i novinky a aktuality ve firmě.
• Cena: Cena není specifikována na webu. Pro více informací je nutné kontaktovat prodejce.
• Výhody: Integrace více funkcí v jednom systému, podpora legislativních změn, plánování směn s AI, kvalitní zákaznická podpora.
• Nevýhody: Cena řešení se odvíjí od rozsahu implementace a požadovaných doplňkových služeb.

Plusportal

• Funkce: HR systém je komplexní a jeho součástí je: Personalistika, nábor, vzdělávání, hodnocení, docházka, plánování směn, mzdy, pracovní cesty, stravování, dokumenty, organizační struktura.
• Cena: Celková měsíční cena se rovná násobku zvoleného počtu zaměstnanců a ceny příslušného balíčku (včetně případného volitelného rozšíření). Cena je od 79Kč na uživatele (aktivního zaměstnance).
• Výhody: Uživatelsky přívětivý systém, přizpůsobitelné, mobilní přístup, podpora manažerů a specialistů, zjednodušení administrativy. Systém plusPortal umožňuje evidovat kromě vlastních zaměstnanců také např. agenturní zaměstnance, kontraktory, statutáry, učně, apod. (jen aktivní, ne bývalé).
• Nevýhody: Cena a specifikace závislé na požadavcích firmy. Modulové balíčky lze zakoupit pro 50 až 200 zaměstnanců.

Speybl

• Funkce: Systém poskytuje zprávu personálních dat, docházky, mzdy, školení, hodnocení a KPI’s, plánování, reporty, digitální dokumenty, checklisty pro onboarding a rozvoj zaměstnanců.
• Cena: Je to na výběru zákazníka – měsíční platba, roční platba nebo individuální přístup. Firma poskytuje na 30 dní zkušebnou verzi. Do 5 zaměstnanců můžete využívat systém na některé funkce zdarma, pro neomezený počet zaměstnanců máte cenu od 69 – 99Kč měsíčně za uživatele.
• Výhody: Flexibilní přizpůsobení, není potřeba nic instalovat, jen se přihlásit do webové aplikace. Zaměstnanec má k dispozici self-service. A pokud máte méně než 5 zaměstnanců, některé služby máte zdarma (+ otestování během 30 dnů).
• Nevýhody: Finální cena závisí na funkcionalitách, které si zvolíte.

Závěr

HR software hraje důležitou roli v modernizaci řízení lidských zdrojů, a to také v rostoucích startupech a malých firmách. HR software pro startupy pomáhá nastavit procesy už v rané fázi růstu a vytváří základ pro další rozvoj. Tento článek prozkoumal klíčové funkce, na které je třeba se zaměřit, výhody různých řešení a kdy je správný čas HR software implementovat.

Volba vždy závisí na vašich specifických potřebách, rozpočtu a fázi růstu firmy. Ať už vybíráte HR software pro malé firmy, nejlepší HR software pro startupy nebo robustnější podnikový HR software, cílem je zefektivnit HR agendu a práci s daty. Implementace správného HR softwaru může výrazně zlepšit efektivitu HR, přesnost dat a strategické rozhodování, což zajistí, že vaše organizace bude dobře připravena na výzvy řízení HR v konkurenčním prostředí.