Co všechno má mít vaše HR dokumentace, abyste spali v klidu

Kvě 23, 2025 10 min čtení

HR dokumentace je povinná administrativní pruda. Ale ve chvíli, kdy přijde inspekce, právní spor nebo nespokojený bývalý zaměstnanec, se z dobře vedené složky stává záchranný kruh. A často i jediný důkaz, že jste udělali všechno správně.

V tomto článku si přehledně projdeme, co všechno by měla obsahovat vaše pracovněprávní dokumentace, a to od nástupu zaměstnance, přes průběh spolupráce až po ukončení pracovního poměru. Hezky lidsky a bez právničiny.

Dokumenty při nástupu zaměstnance

Nástup do zaměstnání není jen o podání ruky a prvním „ahoj“ novým kolegům. První den v práci? Podpisová smršť, kdy se musí dát do pořádku základní papíry, bez kterých žádný pracovní poměr oficiálně nezačne. Některé jsou povinné ze zákona, jiné si firmy doplňují podle vlastní praxe. Všechno dohromady tvoří základ osobní složky každého zaměstnance.

Naprosto nezbytné

Pracovní smlouva nebo dohoda (DPP/DPČ)

Naprosto zásadní dokument pro uzavření pracovního poměru. Musí být písemná, podepsaná nejpozději v den nástupu (klidně elektronicky) a hlavně musí obsahovat min. tyto náležitosti: jméno a příjmení zaměstnance, datum nástupu a místo výkonu práce. Bez toho je neplatná. Další ujednání jako např. zkušebka, mzda, délka pracovního poměru atp. v pracovní smlouvě být nemusí, ale zpravidla bývají uvedené.

Mzdový výměr (pokud není mzda přímo ve smlouvě)

Jestli nemáte mzdu uvedenou v pracovní smlouvě, tak počítejte se mzdovým výměrem. Je nějaký rozdíl mezi smluvní mzdou a mzdovým výměrem?

Záznam o vstupní lékařské prohlídce
Bez potvrzení od lékaře nesmí nový kolega ani nakouknout do Excelu. Výjimkou budou od června 2025 zaměstnanci v první kategorii práce (typicky kancelář), kde už to nebude povinné. Ale zaměstnavatel si ji může vyžádat pořád.
Potvrzení o školení BOZP a PO
Školení bezpečnosti práce a požární ochrany je povinné pro každého zaměstnance – bez výjimky. Musí proběhnout nejpozději v den nástupu, ještě před tím, než začne pracovat, a jeho absolvování musí být doloženo písemným záznamem o školení.
Souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR)
Zaměstnanec má právo vědět, co o něm víte, proč to víte a co s tím děláte. A vy zase potřebujete jeho podpis, že to ví taky.
Osobní dotazník
Zaměstnavatel ho často posílá před nástupem zaměstnance, aby mohl připravit pracovně-právní dokumentaci a také zadat do personálního a mzdového systému. Osobní dotazník by měl být od nováčka podepsaný a uložený osobní složce.
Prohlášení poplatníka (tzv. růžový papír)
Tenhle formulář určitě znáte. Díky němu může zaměstnanec uplatnit slevy na dani ta základní v roce 2025 dělá 2 570 Kč měsíčně. Pozor, zaměstnanec ji v daný měsíc může mít podepsanou pouze u jednoho zaměstnavatele.

Doporučené

Předávací protokol – technika, přístupy, klíče Pokud tedy ještě dinosauříte a nemáte to v HRIS. Nicméně je dobré mít přehled, kdo má u sebe firemní majetek. Ušetří to nervy při ukončení a chrání obě strany při ztrátách nebo poškození vybavení.
Interní směrnice – pracovní řád, pravidla pro HO, sick days
Každá firma má svá pravidla hry a je třeba, aby je všichni znali. Když si zaměstnanec potvrdí, že se s nimi seznámil, nehrozí žádné „já o tom nevěděl“. A ti, co jedou HR chytře, tohle mají vyřešené automaticky přes HRIS, tedy bez zbytečných papírů a nahánění podpisů.
Onboardingový a adaptační plán
Nový člověk potřebuje vědět, co ho čeká, co má zvládnout a kdy. Adaptační plán mu v tom pomůže, a vám zase ušetří čas i zmatky. Je to jednoduchý nástroj, aby obě strany měly začátek spolupráce pod kontrolou.

Další dokumenty během zaměstnání

Jakmile zaměstnanec nastoupí, začínají přibývat další dokumenty.

Změny a dodatky

Dodatky ke smlouvě
Při změně úvazku, pracovní náplně nebo místa výkonu práce se vždy podepisuje dodatek.
Žádosti o HO, neplacené volno, úpravy pracovní doby
Doporučujeme uchovávat písemně nebo v systému, abyste měli přehled o dohodnutých podmínkách.
Nové nebo aktualizované směrnice + potvrzení o seznámení
Při změně pravidel je potřeba doložit, že se s nimi zaměstnanec seznámil.
Přesuny na jinou pozici nebo vnitropodnikové převedení
Změna pozice by měla být zaznamenaná kvůli přehlednosti i návaznosti dalších dokumentů.

Rozvoj a hodnocení

Zápisy z ročních hodnocení, 1:1 schůzek
Slouží jako doklad o poskytované zpětné vazbě i jako podklad pro další rozhodování.
Individuální plány rozvoje a vzdělávání
Obsahují cíle zaměstnance a konkrétní kroky, jak jich dosáhnout.
Písemné pochvaly i zpětná vazba
Zachycení pozitivní i negativní zpětné vazby může být užitečné při hodnocení nebo plánování změn.
Výsledky zaměstnaneckých průzkumů (pokud nejsou anonymní)
Pokud jsou spojené se jménem, doporučujeme je uchovávat v osobní složce.

Právní a citlivé

Dohody o srážkách ze mzdy
Například za škodu, zálohy nebo firemní benefity. Vždy se podepisují předem.
Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty (hmotná odpovědnost)
Používá se, když zaměstnanec přebírá majetek, za který nese odpovědnost.
Upozornění na porušení povinností (tzv. vytýkací dopis)
Oficiální upozornění, které může být důležité v případě dalšího porušení nebo ukončení pracovního poměru.
Záznamy o pracovních úrazech, nemocích z povolání
Povinná dokumentace, kterou je nutné uchovávat podle zákona.
Dohody o práci ze zahraničí / hybridní režimy
Obsahují podmínky, za kterých zaměstnanec pracuje mimo kancelář nebo mimo ČR.
Souhlas s použitím fotky, videa, citace v interní/externí komunikaci
Zaměstnanec musí vědět, jak bude jeho jméno nebo podoba použita, a dát k tomu souhlas.
Konkurenční doložka
Uzavírá se u zaměstnanců, kteří mají přístup ke klíčovým informacím. Omezuje jejich působení u konkurence po skončení pracovního poměru a musí být vyvážená, tedy s finanční kompenzací a přesným vymezením omezení.

Dokumenty při ukončení pracovního poměru

Dokumenty, které uzavírají spolupráci a pomáhají udržet pořádek i dobré vztahy

Když zaměstnanec odchází, je důležité mít vše správně uzavřené – kvůli zákonu, administrativě i férovému rozloučení.

Naprosto nezbytné

Výpověď / dohoda o ukončení pracovního poměru
Forma ukončení musí být vždy písemná a podepsaná oběma stranami.

Zápočtový list + potvrzení o zaměstnání
Povinné dokumenty, které zaměstnavatel předává při odchodu. Potřebuje je nový zaměstnavatel i úřady.
Evidenční list důchodového pojištění
Zaměstnavatel ho zpracovává a odevzdává na ČSSZ. Zaměstnanec ho může obdržet na vyžádání.
Potvrzení o zdanitelných příjmech
Slouží k ročnímu zúčtování daně nebo k daňovému přiznání zaměstnance.
Vypořádání dovolené, benefitů a majetku
Zaměstnanec má nárok na proplacení nevyčerpané dovolené a je třeba vrátit vše, co mu firma svěřila.

Doporučené

Exit interview
Pomáhá zjistit, co fungovalo a co ne. Pokud proběhne otevřeně, může být cenným zdrojem zpětné vazby.

Předávací protokol
Ujasňuje, co zaměstnanec vrací – od techniky přes přístupy až po know-how. Užitečný pro HR i IT.
Záznam o ukončení přístupů a oprávnění
Zajišťuje, že byly zablokovány přístupy do systémů a služeb, které zaměstnanec používal.

Pracovněprávní dokumenty obsahují osobní údaje. A ty musí být chráněné – jak ze zákona, tak z respektu k lidem, se kterými spolupracujete. Ať už jedete na papíře, digitálně, nebo kombinovaně, platí několik zásadních pravidel, bez jejichž dodržování to zavání malérem a pokutou.

Papírová dokumentace

Dokumenty musí být fyzicky zabezpečené, ideálně ve skříni na klíč nebo v uzamčené místnosti.
Nesmí zůstávat volně na stole, v tiskárně nebo v šanonech přístupných komukoliv.
Měly by být označené a tříděné tak, aby byly snadno dohledatelné, ale neveřejné.

Digitální dokumentace

Ukládejte pouze do systémů, které splňují bezpečnostní i právní požadavky, ideálně s šifrováním, přístupovými právy a auditní stopou.
Přístupy nastavujte podle rolí – HR, mzdovka, manažer. Nikdo jiný je nepotřebuje.
Pravidelně zálohujte a aktualizujte bezpečnostní nastavení, ať se o data nemusíte bát.

Archivace a skartace

Některé dokumenty se archivují 10 let (např. pracovní smlouvy), jiné dokonce až 30 let (mzdové listy, ELDP).
Po uplynutí lhůty musí být dokumenty bezpečně zlikvidovány. A to platí, jak pro papírovou verzi, tak i tu digitální.
Držet data „pro jistotu“ je proti pravidlům. Uchovávejte jen to, co opravdu potřebujete a co odpovídá účelu zpracování.

Co do osobní složky nepatří (nebo jen se souhlasem)

Sbírejte jen to, co opravdu potřebujete. Ne víc.

GDPR nestojí o přetížené šanony ani složky narvané zbytečnostmi. Pravidla jsou jasná: zpracovávejte jen to, co je opravdu nutné pro výkon práce. A pokud si nejste jistí, raději se zeptejte nebo si nechte podepsat souhlas.

Kopie občanského průkazu
Bez prokazatelného souhlasu zaměstnance je uchovávání kopie občanky zakázané. Stačí ověřit totožnost z originálu a zapsat poznámku.
Kopie rodného listu, rodných listů dětí
Možné uchovávat jen tehdy, pokud je to potřeba kvůli daňovým slevám a jen se souhlasem zaměstnance.
Fotky a videa zaměstnanců
Na web, do prezentací nebo na náborové letáky až po podepsání informovaného souhlasu. Dobrovolného.
Životopisy a motivační dopisy
Po nástupu zaměstnance už většinou nejsou potřeba. Uchovávejte jen to, co má dál smysl, zbytek šetrně zlikvidujte.
Záznamy z monitorovacích systémů (GPS, kamery apod.)
Zpracovávejte jen na základě oprávněného zájmu a vždy zaměstnance informujte, co, kde a proč sledujete.
Výpis z rejstříku trestů
Pokud je výpis potřeba (například při nástupu na pozici, kde to vyžaduje zákon), zaměstnanec ho předkládá k nahlédnutí. Do osobní složky se ale neukládá, nesmí se kopírovat ani dlouhodobě uchovávat, pokud k tomu není zvláštní právní důvod.

Mít pořádek ve smlouvách, protokolech, dodatcích i skartačních lhůtách není posedlost. Je to základ dobře vedeného HR, které ví, co dělá. Pomůže vám to při kontrole, u soudu i při běžném rozhodování.

A jestli v tom zatím plavete mezi papírem, šuplíky a tabulkami? Nevadí. Pořádek se dá udělat kdykoliv, zvlášť když na to máte nástroj, který vám to celé zjednoduší. Třeba Sloneek.