Timesheety znovu na scéně: ideální pro hybridní práci, čtyřdenní pracovní týdny a připravenost na AI

Čas strávený na úkolech je klíčový pro HR analýzy, zvláště při hodnocení efektivity hybridních pracovních režimů nebo čtyřdenních pracovních týdnů. Řešení pro sledování času jsou také zásadní pro určení připravenosti firmy na umělou inteligenci. I když se tradiční timesheety mohou zdát zastaralé, moderní nástroje umožňují snadnou správu časových záznamů, sledování přestávek a tvorbu podrobných časových reportů díky automatizovanému sledování času a nástrojům pro sledování projektů. Proč je to důležité?

Hlásit čas strávený na různých úkolech pomocí timesheetů je čím dál složitější, protože vznikají nové pracovní režimy, jako je práce na dálku nebo hybridní režim. Přesto jsou timesheety nezbytné pro vaši firmu, pokud chcete mít přehled o efektivitě procesů. Neexistují snad lepší způsoby sledování času než ty hrozné Excelové tabulky? Dobrá zpráva: existují. Moderní timesheet aplikace nabízejí automatizované sledování času, integraci s úkoly projektů a přehled o produktivitě zaměstnanců v remote týmech. S nástroji jako Time Tracker nebo mobilní systém sledování času mohou i malé týmy zvýšit produktivitu a zároveň zůstat v souladu s pracovněprávními předpisy.

Začněme několika statistikami. Podle zprávy Harvard Business Review je svědomité hlášení každé minuty strávené v práci samo o sobě složitý úkol. Mnoho zaměstnanců s tím má potíže, ať už používají chytré timesheety (specializovanou aplikaci) nebo „hloupé“ (zdravíme Excel!).

Jejich údaje musí vždy zkontrolovat manažer, což přináší další nudnou práci. Služby timesheetů často obsahují auditní stopy a přizpůsobitelná pole formulářů, která zjednodušují schvalovací proces a předcházejí chybám v aplikacích na evidenci času nebo elektronických podpisů. I ten nejpokročilejší software však nedokáže sledovat „šedou zónu“: čas strávený na několika mikro-úlohách, které se těžko měří a hlásí, ale přesto by měly být započítány a fakturovány klientovi. Pokročilý software na evidenci času často zahrnuje funkce jako časové záznamy, vlastní timesheety, a dokonce i rozpoznávání obličeje nebo geo sledování, aby se zabránilo krádeži času a falešnému hlášení.

Navíc se timesheety, které nejsou pravidelně vyplňovány, časem stávají méně relevantními. Odložený úkol se promění v backlog, který je těžké dohnat a správně ohlásit. Takové neúplné nebo opožděné timesheety nereflektují realitu: znamenají nižší příjmy na straně zaměstnance (méně fakturovaného času) a špatná manažerská rozhodnutí (zaměstnanci jsou přetíženi více úkoly, než kolik zvládnou).

V hybridním režimu klasické sledování času jednoduše nestačí

Klasické sledování času nezvládá držet krok s vývojem stylů podnikové komunikace. Dnes je komunikace s klienty málokdy omezena na pracovní dobu. Probíhá 24/7 a rozprostírá se přes různé kanály, například aplikace pro zasílání zpráv. Soukromý a pracovní život se prolínají. Pokud je váš pracovní den rozdělen na několik online schůzek bez přestávek mezi nimi, těžko si představit, že byste po pracovní době svědomitě sledovali veškerý čas strávený na schůzkách a popisovali obsah každé z nich. Jsou schůzky vůbec úkoly?

E-mail je dalším příkladem rozdrobeného komunikačního kanálu. Napsat jednovětý e-mail často zabere hodinu: musíte se nejprve poradit s ostatními, vyhledat informace, znovu si přečíst předchozí komunikaci… Má smysl otevírat timesheet jen kvůli jedné krátké zprávě? Měli byste zaznamenávat každý telefonát nebo každou hlasovou zprávu, kterou musíte opakovaně poslouchat, abyste pochopili její obsah?

Pokud k tomu přidáte hybridní pracovní režim, situace se ještě více komplikuje, zvlášť když pro firemní kulturu je důležitější, aby se úkoly plnily, než aby zaměstnanci byli jen dostupní během pracovní doby. Mobilní timesheet aplikace a mobilní docházkové systémy jsou ideální pro sledování pracovní doby zaměstnanců, zejména v hybridních a vzdálených pracovních týmech.

A aby toho nebylo málo, je všeobecně známo, že hlášení úkolů v timesheetech je jedním z nejvíce nenáviděných firemních procesů ze strany zaměstnanců. Proto mnoho firem dnes využívá automatizovaná připomenutí a software pro sledování času s intuitivním uživatelským rozhraním a přístupem k timesheetům přes mobil. Přesto, pokud zaměstnanci vědí, že data, která vyplňují, se ve firmě opravdu zpracovávají a jejich příspěvek má smysl, budou ochotnější je vyplňovat. Je to jistě otázka interní komunikace, ale vaši zaměstnanci potřebují především vidět konkrétní výsledky svého úsilí co nejdříve. Aplikace pro GPS sledování zaměstnanců mohou celý proces zjednodušit tím, že automatizují sledování a hlášení času, což snižuje zátěž na zaměstnance a zároveň zajišťuje, že jejich čas a úsilí přispívají k produktivním výsledkům.

Timesheety jsou tvrdým důkazem

Tak proč se obtěžovat sledováním každé minuty? Naše procesy fungují hladce, klient je spokojený… No, tohle neplatí vždycky. Co když zákazník začne zpochybňovat fakturované hodiny? Co když vám klesne zisková marže? A nakonec, co když váš freelance dodavatel zvýší sazby o 15 %? Právě v takových situacích mohou časové záznamy zachránit váš byznys. Měli byste mít jasnou představu o tom, co se děje s rentabilitou ve vztahu k času strávenému na různých úkolech. S pořádným systémem správy timesheetů můžete generovat vlastní reporty a exportovat data jako PDF zprávy nebo exporty do Excelu a CSV pro účely auditu.

Timesheety jsou také skvělým nástrojem pro sledování schopností zaměstnanců v oblasti time managementu.

I zkušení pracovníci s dlouholetou praxí mají s tímto problém. Špatné řízení času brzdí jejich efektivitu. Když ztratí motivaci, přicházíte o cenný zdroj. Díky timesheetům uvidíte červenou vlajku pokaždé, když zaměstnanec neumí správně prioritizovat úkoly nebo efektivně využívat pracovní čas. Efektivita pracovní síly se může výrazně zlepšit použitím softwaru pro řízení projektů a úkolů, který organizuje dílčí kategorie úkolů a synchronizuje se s Google Kalendářem.

Navíc timesheety poskytují platný argument v generačních diskuzích. Zatímco většina z nás je na stejné vlně, pokud jde o peníze versus čas strávený jejich vyděláváním, ti, kteří teprve začínají svou kariéru, často mívají různé mylné představy o rovnováze mezi platem a pracovním zatížením, zvlášť když se uplatňuje hybridní režim. Nástroje pro řízení týmu s integrovanými šablonami timesheetů a automatizací sledování času pomáhají zajistit jasnost očekávání a rozdělení pracovního zatížení.

Představte si tuto situaci: vaši zaměstnanci stále trvají na zavedení hybridního modelu v kombinaci s čtyřdenním pracovním týdnem. Vy s tím v podstatě souhlasíte, ale potřebujete nejprve schválení od CEO. Pokud nechcete vést diskusi pouze na základě pocitů a dojmů, potřebujete tvrdé důkazy. Zavádění nových pracovních režimů vyžaduje důkladnou analýzu a mělo by být řízeno daty.

Nakonec se timesheety ukazují jako užitečné při hodnocení připravenosti firmy na AI. Pro mnoho CEO může implementace AI vypadat jako čistě technická záležitost. AI pro timesheety nebo agentní AI mohou také zpracovávat vstupy ze software pro sledování času zaměstnanců a identifikovat náklady na projekty, spotřebu zdrojů a faktory kalkulace práce. Takto by měli předat hodnocení připravenosti a následnou strategii implementace svému CTO a technologickému týmu. Pokud HR oddělení není od začátku zapojeno nebo se neozve, jeho role může být přehlížena.

AI buď doplňuje, nebo nahrazuje lidskou pracovní sílu. To zahrnuje sestavení týmů z těch správných lidí, aby byla zajištěna co nejlepší efektivita.

Pokud HR specialisté včas nepřispějí informacemi – například o kapacitách týmu, efektivitě a rozsahu práce – budou se v budoucnu potýkat s mnoha problémy.

Jak jinak mají spočítat pracovní hodiny nahrazené AI bez dat z timesheetů?

Čas přehodnotit timesheety

Jak tento problém vyřešit? Webový software pro timesheety s vestavěnými schvalovacími procesy a sledováním žádostí o dovolenou (PTO) může výrazně zjednodušit vaše denní operace. Potřebujete systém timesheetů, který sleduje jen důležitou práci a poskytuje detailní analýzu efektivity vašeho týmu. Pokud chcete s timesheety dosáhnout víc než jen fakturace, musíte změnit své metody. Existují dvě možné cesty:

a) Metoda osmi hodin

Metoda osmi hodin předpokládá, že pracovník by měl mít dostatek práce na osm hodin denně (v průměru). Pracovník nehlásí čas v 15minutových blocích, ale v procentech. Tato metoda přináší tři výhody.

Za prvé, je přátelská k hybridnímu režimu. Funguje dobře pro lidi, jejichž čistý pracovní čas dosahuje osm hodin denně, i když málokdy v osmihodinových blocích bez přestávek. Hlásit čas v procentech je zábavnější a intuitivnější než zapisovat každý jednotlivý úkol.

Za druhé, tato metoda je úspěšnější při hodnocení efektivity: management může snadno porovnat procentní timesheety s aktivitami pracovníka sledovanými na jeho počítači. Také usnadňuje konfrontaci zaměstnance s jeho (ne)efektivitou: pokud zaměstnanec hlásí, že pětkrát týdně strávil osm hodin na několika rutinních mikro-úlohách, jak je možné, že komplexní projekt mu zabral stejný čas?

Za třetí, sledovatelné metriky lze přizpůsobit tak, aby byly relevantnější pro firmu. Zaměstnanec hodnotí a zaznamenává, jak moc ho daný den práce bavila. Příklad: 50 % bylo zábava, 25 % docela dobré a 25 % pod jeho úrovní odbornosti.

b) Kvalitativní timesheety

Tento systém timesheetů je založen na klasickém sledování časových úseků, ale s několika omezeními. Za prvé sleduje čas ve větších blocích (například místo hlášení 5 x 15 minut na Slacku zaměstnanec zaznamená celkový čas strávený na daném úkolu podle nejlepšího vědomí).

Následuje hodnocení. Každá činnost má svůj skóre, které stanovuje HR oddělení na základě priorit firmy. Škála je široká: od odbornosti a kvalifikace potřebné k dokončení úkolu (nekvalifikovaný/kvalifikovaný/vysoce kvalifikovaný), přes kreativitu (opakující se/kreativní) až po spokojenost zaměstnance (zábavné/nudné).

Obě metody jsou ideální pro přechodná období, například testování nového pracovního režimu. Nejlépe HR manažer porovná timesheety měsíc před plánovanou implementací a měsíc po ní.

Timesheety dobře fungují v hybridní práci…

… a HR oddělení by mělo mít k nim plný přístup. Bez nich není možné provést důkladnou HR analýzu. Jak funguje sledování času v Sloneeku? Čas můžete sledovat přímo v aplikaci nebo importovat data ze sledovacích aplikací třetích stran. Sloneek podporuje evidenci docházky zaměstnanců, integraci s řízením projektů a fakturaci, vše v cloudovém timesheet systému.

Nevzdávejte se timesheetů. Přehodnoťte je a vynalézejte znovu. Data, která poskytnou, podpoří vaše argumenty při diskuzích o evoluci pracovního režimu ve vaší firmě. A věřte nám, tyto diskuze se budou v budoucnu opakovat.

Další funkce, které moderní timesheet nástroje nabízejí

Moderní timesheet nástroje umí mnohem víc než jen sledovat čas. Zahrnují synchronizaci kalendáře, sledování výdajů, plánování zaměstnanců, auditní záznamy a dokonce i GPS funkce pro terénní zaměstnance. Analýza pracovních sil, sledování nákladů a bezpečnostní kontroly jsou součástí komplexní timesheet platformy, které důvěřují týmy v přímém kontaktu se zákazníky i malé firmy.