Onboarding

Co je to onboarding?

Onboarding je proces, který novým kolegům usnadňuje vstup do firmy – pomáhá jim pochopit svou roli, zorientovat se v kultuře společnosti a co nejrychleji se zapojit do každodenního fungování týmu. Nejčastěji se mluví o onboardingu zaměstnanců, ale týká se i stážistů, brigádníků nebo pracovníků na částečný úvazek. Ať už je cílová skupina jakákoli, jedno zůstává stejné: za hladký průběh tohoto procesu nese odpovědnost HR a nadřízený.

Moderní onboarding dnes zahrnuje mnohem víc než jen úvodní školení nebo podepsání smlouvy. Jeho cílem je dodat nováčkům všechny potřebné nástroje, informace, dokumenty i podporu, a to ideálně už během tzv. preboardingu. Díky tomu se zaměstnanec může plynule a bez zbytečných stresů adaptovat na nové prostředí.

Benefity

Efektivní onboarding nových zaměstnanců přináší množství benefitů jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele:

1. Rychlejší adaptace: Noví zaměstnanci se díky promyšlenému onboarding procesu rychleji zorientují v novém prostředí, pochopí kulturu firmy a začnou efektivně pracovat.
2. Zvýšená produktivita: Správně vedený onboarding proces může výrazně zkrátit čas potřebný k dosažení plné produktivity nových zaměstnanců.
3. Snížená fluktuace: Noví zaměstnanci, kteří projdou kvalitním onboardingem, jsou spokojenější a méně náchylní k odchodu ze společnosti.
4. Posílení firemní kultury: Onboarding pomáhá upevnit firemní kulturu tím, že nové zaměstnance seznamuje s hodnotami, misí a vizí společnosti.
5. Zlepšená spokojenost zaměstnanců: Zaměstnanci, kteří projdou důkladným onboardingem, mají tendenci být spokojenější, protože se cítí více podporováni a připraveni na své úkoly.

Jednotlivé kroky

Proces lze rozdělit do několika fází, které zajistí jeho efektivitu a systematičnost.

1. Preboarding

Tato fáze začíná ještě před nástupem nového zaměstnance. Zahrnuje komunikaci s novým zaměstnancem, zaslání uvítacího balíčku a poskytnutí základních informací o firmě, jeho roli a pracovním prostředí. U preboardingu často probíhá i tzv. digitální onboarding, tedy přístupy do systémů, firemního kalendáře, e-learningu nebo na intranet ještě před prvním dnem. Skvělým pomocníkem je v tomto směru i onboarding software, který umožňuje automatizovat procesy a nic nezapomenout. Mrkni třeba na náš modul ve Sloneek.

Kroky preboardingu:
– Uvítací onboarding e-mail nebo balíček s informacemi o firmě.
– Zaslání pracovní smlouvy a dalších potřebných dokumentů.
– Plán prvního dne a kontakt na mentora nebo kolegu, který bude zaměstnance provázet.

2. Úvodní den

První den (tzv. onboarding session nebo také úvodní meeting) je klíčový pro nastavení pozitivního dojmu – jak pro zaměstnance, tak pro firmu. HR tým obvykle připravuje onboarding plán, který obsahuje vše od prvního přivítání, přes seznámení s kolegy až po úvodní školení. Měl by obsahovat přivítání, úvodní schůzky a prohlídku pracovního místa.

Kroky úvodního dne:
– Přivítání manažerem a týmem.
– Prohlídka pracovního místa a představení kolegů.
– Prezentace firemní kultury, hodnot a pravidel.
– Nastavení pracovního místa a poskytnutí potřebných přístupů a nástrojů.

3. První týdny

Po úvodním dni následují první týdny, které jsou zaměřeny na hlubší obeznámení se s pracovními úkoly a integraci do týmu.

Kroky prvních týdnů:
– Detailní školení na pracovní procesy a nástroje.
– Pravidelná setkání s mentorem nebo manažerem na vyjasnění otázek a poskytnutí podpory.
– Zapojení do týmových aktivit a projektů.
– Poskytování zpětné vazby a vyhodnocení adaptace.

4. První měsíce

Po prvních týdnech by se nový zaměstnanec měl postupně stát plnohodnotným členem týmu. Tento čas je vhodný pro hlubší zapojení do projektů a formování pozitivní onboarding experience (zážitek), která ovlivní další motivaci zaměstnance.

Kroky prvních měsíců:
– Pravidelná hodnocení výkonu a poskytování konstruktivní zpětné vazby.
– Stanovení individuálních cílů a plánů osobního rozvoje.
– Zapojení zaměstnance do dlouhodobých projektů a týmových úkolů.
– Pravidelná kontrolní setkání na posouzení pokroku a spokojenosti zaměstnance.

Důležitost kontinuálního onboardingu

Onboarding by neměl končit po prvních měsících. Kontinuální onboarding je důležitý pro udržení motivace a angažovanosti zaměstnanců. Poskytování pravidelných školení, mentoringu a příležitostí k rozvoji pomáhá udržet zaměstnance motivované a připravuje je na budoucí výzvy a příležitosti.

Závěr

Onboarding je zásadní součástí HR agendy a má přímý dopad na úspěch nového zaměstnance, týmovou dynamiku i celkovou výkonnost firmy. Ať už jde o nástup přímo na pracoviště, nebo o remote onboarding, klíčové je mít proces dobře promyšlený, jasně strukturovaný a lidský.

Firmy dnes stále častěji využívají moderní onboarding software, který pomáhá automatizovat rutiny, zpřehlednit nástupní agendu a doručit nováčkům ten správný onboarding zážitek. A právě díky těmto nástrojům se onboarding nových zaměstnanců posouvá z papírování do světa efektivity, profesionality a dobrého dojmu už od prvního dne.

Pokud víte, jak probíhá a co všechno obnáší, můžete ho snadno proměnit v silný nástroj budování vztahu se zaměstnanci.

Skvěle zvládnutý onboarding pomáhá rychlejší adaptaci, zvyšuje produktivitu a snižuje fluktuaci zaměstnanců. A hlavně – ukazuje, že to firma myslí se svými lidmi vážně.

Nezapomínejte, že onboarding není jednorázová akce. Je to proces při nástupu do práce, který se vyvíjí, zlepšuje a přizpůsobuje každé nové generaci talentů. A HR, které ho drží pevně v rukou, se stává strategickým partnerem úspěšného růstu firmy.