Mancala Gaming je herní studio s vlastním kreativním týmem, vývojem (backend i frontend), analytiky, testery, marketingem, sales a account managementem. Firma za posledních několik let prošla výrazným růstem, z přibližně 40 zaměstnanců se rozrostla na 120–130 lidí. Část týmu sedí v České republice, zbytek tvoří zahraniční kontraktoři, například ze Srbska. HR oddělení tvoří dva interní lidé: HR manažerka a HR admin, který má na starost smlouvy, reporty a běžnou administrativu. Nábor probíhá hlavně přes externí recruitery.
V kostce
- HR procesy o 90 % jednodušší
- 2členný HR tým podporující 130 zaměstnanců
- 7 nástupů měsíčně s plně automatizovaným onboardingem
- 3 země spravované z jednoho systému
HR v Mancala Gaming
Dvoučlenný HR tým podporuje vývojáře, analytiky, testery, kreativní studio, marketing, sales i právní tým napříč několika zeměmi, v češtině i angličtině. Nábor v špičkách dosahoval sedmi nových lidí měsíčně.
Bod zlomu: když růst udělal z Excelu neudržitelný nástroj
Po léta běželo celé HR Mancaly v Excelové tabulce, kterou kdysi postavila někdejší office manažerka. Po zadání písmene „V“ se buňka obarvila zeleně pro dovolenou a na druhé záložce se sčítaly dny. Při 40 lidech to fungovalo. Při sedmdesáti až osmdesáti to začalo skřípat.
Od té chvíle to byl obrázek, který většina rostoucích HR týmů zná. Každý nový rok znamenal stavět tabulku znovu a znovu ji sdílet. Záznamy o dovolené šlo přepsat bez jakékoliv stopy. Nábor se vyšplhal na sedm lidí měsíčně a Excel tiše ztrácel krok. Kontraktoři v Bělorusku, Srbsku a dalších zemích přidávali národní svátky a různé režimy absencí, na které žádná ruční tabulka nestačila.
Skutečnou cenou nebyl jeden dramatický průšvih. Byla to pomalá ztráta kontroly: zapomenuté aktualizace, chybějící kontext, reporty, kterým už nikdo úplně nedůvěřoval.
„Při práci v Excelu s tak velkým počtem zaměstnanců bylo snadné na něco zapomenout nebo něco ztratit, a ne vždy jsme měli úplně přesná data,“ říká Polina Zotova, HR manažerka z Mancala Gaming.
„V Excelu chyběla automatizace, kterou nám dnes poskytuje Sloneek. S rostoucím počtem zaměstnanců se navíc častěji stávalo, že jsme prostě zapomněli některé informace v tabulce aktualizovat.“
„Když nás bylo už sedmdesát, osmdesát lidí, začali jsme cítit, že je to složité používat. Já jsem byla nespokojená od začátku, ale přišla jsem do Mancaly, když firma už čtvrtý rok fungovala v Excelu. Nemohla jsem to hned změnit,“ vysvětluje Polina Zotova.
Výběr systému
Polina, HR Manager Mancaly, Sloneek už znala a viděla v něm přirozenou náhradu Excelu. Tři faktory rozhodnutí týmu i vedení usnadnily: systém byl intuitivní, zaměstnanci si ho rychle osvojili, a Sloneek nabídl přímou lokální podporu, když bylo potřeba. S tím, jak HR komplexita s rychlým růstem dál narůstala, vedení rollout schválilo během několika týdnů. Samotná implementace proběhla rychle a převážně svépomocí: zaměstnanci byli do Sloneek převedeni během několika dní, zahraniční kontraktoři vzápětí, a tým začal pociťovat přínos prakticky okamžitě.
„Sloneek je česká firma, takže se s ní dá jednodušeji domluvit. To pro mě rozhodlo,“ říká Polina Zotova z Mancala Gaming.
Jak Sloneek pomohl
Sloneek nahradil Excel napříč klíčovou HR agendou: absence, onboarding, podpisy dokumentů, reporty pro mzdy a přehled o lidech. Zaměstnanci si zadávají svá data sami, onboardingová workflow běží bez asistence HR a podklady pro mzdy se generují přímo z reportu.
„Systém je natolik intuitivní, že základní věci jsme pochopili sami a nemuseli se moc doptávat. Nastavila jsem to jednou, a teď dostávám jen notifikace, že proces proběhl úspěšně a dokumenty jsou podepsány,“ popisuje Polina Zotova.
„Neustále jsme museli data kontrolovat a ověřovat. Dnes má ale manažer přímý přehled o svých zaměstnancích v systému,“ říká Polina.
HR už není úzké hrdlo
Nejvýraznější organizační posun je v tom, kdo má přístup k informacím. Manažeři si nemusí chodit pro základní data o svých týmech k HR. Vedení nečeká na ručně sestavený report. HR přestává být strážcem brány a stává se partnerem.
„Neustále jsme museli data kontrolovat a ověřovat. Dnes má ale manažer přímý přehled o svých zaměstnancích v systému,“ říká Polina.
Od ukládání HR dat k jejich využívání
Nejjasnější příklad intelligent HR v Mancale je Sloneek Intelligence. Předtím HR informace ukládalo. Dnes je HR umí okamžitě najít, vyložit a použít. Otázka „kdo nastoupil v březnu 2026?“ vrátí strukturovanou odpověď během vteřin, ne za minuty hrabání v záznamech.
„Používala jsem ji před deseti minutami. Potřebovala jsem vědět, kdo nastoupil v březnu 2026. Dalo mi to krásný přehled: datum nástupu, tým, pozice. Sloneek Intelligence byla pro mě největší příjemné překvapení,“ říká Polina.
Mobilní aplikace pro mezinárodní tým
Mobilní aplikace hraje praktickou roli pro celý tým. HR ji používá na rychlé žádosti o day off nebo sick leave a kolegové v zahraničí si ji v den rozhovoru otestovali. Jak říká Polina: „Nesedím u počítače každý den,“ a pro takový režim práce je mobilní aplikace zásadní.
Výsledky spolupráce
Zavedení Sloneek přineslo měřitelné zlepšení napříč HR agendou. HR manažerka odhaduje, že procesy se zlepšily zhruba o 90 procent. Tam, kde se dříve ručně přepisovaly informace mezi tabulkami a kontrolovaly nesrovnalosti, dnes pracuje systém sám. HR jen ověřuje, že vše proběhlo správně.
HR procesy navíc získaly strukturu a transparentnost na úrovni, kterou Excel nikdy nabídnout nemohl. Poprvé tak i vedení vidí do organizace v reálném čase, bez čekání na ručně sestavený report.
„Všechny HR procesy se díky tomu staly mnohem strukturovanější a transparentnější. Vedení má přístup ke všem informacím, které je mohou zajímat, a má tak mnohem lepší přehled o celé organizaci,“ vysvětluje Polina.
Konkrétní oblasti, kde je úspora největší:
- Mzdy: report ze Sloneek se rovnou používá pro mzdovou účtárnu — „mzdy už máme hotové, protože jsme použili report“.
- Onboarding: nový zaměstnanec si sám zadá údaje, podepíše NDA a aktivuje se automaticky. HR dostává jen notifikace o průběhu.
- Absence: konec ruční tvorby ročních tabulek a ztracených záznamů. Transparentní přehled, včetně zahraničních svátků.
- Podpisy dokumentů: integrované přímo do workflow, žádné samostatné nástroje.
- Reporting: Sloneek Intelligence umožní rychlý dotaz do dat bez nutnosti stavět report ručně.
Transformace v kostce
Před: Reaktivní HR, roztříštěné nástroje, ruční komplexita, data pro vedení, kterým nikdo úplně nedůvěřoval.
Po: Strukturované, škálovatelné a intelligent HR operations s viditelností v reálném čase pro manažery i vedení.
Co bude dál
Mancala teď zkoumá time tracking pro část firmy, potenciálně 40–50 % zaměstnanců. Tým zároveň vidí prostor pro další lokalizaci a flexibilitu workflow s tím, jak operace dál škálují. Firmu zároveň těší naše roadmapa.
Doporučení pro ostatní firmy
Podle Mancala Gaming je rozhodující moment ten, kdy firma přeroste velikost, na kterou byl Excel navržený. U malých firem s pár zaměstnanci se Excel ještě dá zvládnout, ale jakmile chcete zvyšovat efektivitu, mít systém, který je pro zaměstnance použitelný a který spolehlivě zvládne automatizaci, je čas přejít na HRM.
„Pokud chcete zvýšit efektivitu a mít to všechno hezké a použitelné pro zaměstnance, určitě doporučuji HRM systém, který je pochopitelný, hezký, kde se dá zadávat úkoly i podepisovat dokumenty. Pokud chcete utrácet čas za micro-management, klidně zůstaňte v Excelu,“ sdílí názor Polina.
„Sloneek nám přinesl do HR pořádek, automatizaci a spolehlivá data pro rozhodování,“ dodává Polina.
