Mancala Gaming je herní studio s vlastním kreativním týmem, vývojem (backend i frontend), analytiky, testery, marketingem, sales a account managementem. Firma za posledních několik let prošla výrazným růstem. Z přibližně 40 zaměstnanců se rozrostla na 120–130 lidí. Část týmu sedí v České republice, část tvoří kontraktoři ze zahraničí, například z Běloruska a Srbska. HR oddělení tvoří dva interní lidé: HR manažerka a HR admin, který má na starost smlouvy, reporty a běžnou administrativu. Nábor probíhá hlavně přes externí recruitery.
HR v Mancala Gaming
Mancala je technologicky a kreativně rozkročená firma: vývojáři, analytici, testeři, kreativní studio, marketing, sales i právní tým. To znamená různé typy úvazků, různé jazyky (česky i anglicky mluvící zaměstnanci) a působnost v několika zemích. HR tým o dvou lidech musí zvládat administrativu pro všechny tyto skupiny současně, a zároveň podporovat nábor, který v špičkách dosahoval až sedmi nových lidí měsíčně.
Výzvy před zavedením systému
HR celé Mancaly fungovalo dlouho v Excelu, který kdysi sestavila tehdejší office manažerka. Tabulka byla vychytaná: po zadání písmene „V“ (vacation) se buňka automaticky obarvila zeleně a na další záložce se sčítaly celkové dovolené za rok. Pro malý tým to fungovalo, až do určité velikosti.
Když firma narostla na sedmdesát až osmdesát lidí, začal Excel naprosto viditelně skřípat. Každý nový rok se musela tabulka ručně zakládat znovu a sdílet všem. Záznamy o dovolené zároveň šlo nepozorovaně přepsat: kolega si mohl smazat svou předchozí dovolenou a HR by se to dozvědělo až náhodou, při kontrole historie. Pokud někdo v tabulce udělal něco jiného než obvykle, „všechno se zvrhlo“. A v té době už náborové tempo dosahovalo sedmi nových lidí měsíčně. Excel zcela logicky s tím přestával stíhat.
Souběžně rostla i organizační složitost. Mancala má kontraktory v Bělorusku, Srbsku a dalších zemích, takže do tabulky bylo potřeba promítat různé národní svátky a režimy absencí. To už nešlo udržovat ručně bez chyb.
S rostoucím počtem zaměstnanců přestávalo HR data plně kontrolovat: chyby v dovolených, zapomenuté aktualizace, ne vždy přesný report pro vedení. To, co bylo dříve drobnou operativní nepříjemností, se měnilo v reálné riziko pro spolehlivost HR dat.
„Při práci v Excelu s tak velkým počtem zaměstnanců bylo snadné na něco zapomenout nebo něco ztratit, a ne vždy jsme měli úplně přesná data,“ říká Polina Zotova, HR manažerka z Mancala Gaming.
Rozhodující moment nepřišel jako jeden incident, ale jako tichá kumulace zapomenutých aktualizací a rostoucího počtu výjimek, na které Excel neuměl reagovat.
„V Excelu chyběla automatizace, kterou nám dnes poskytuje Sloneek. S rostoucím počtem zaměstnanců se navíc častěji stávalo, že jsme prostě zapomněli některé informace v tabulce aktualizovat.“
„Když nás bylo už sedmdesát, osmdesát lidí, začali jsme cítit, že je to složité používat. Já jsem byla nespokojená od začátku, ale přišla jsem do Mancaly, když firma už čtvrtý rok fungovala v Excelu. Nemohla jsem to hned změnit,“ vysvětluje Polina Zotova.
Výběr systému
HR manažerka znala Sloneek už od roku 2023. Dokonce si tehdy vyzkoušela mobilní aplikaci. Při hledání HRM systému ho prosadila jako svou prioritu, bez složitého srovnávání více nástrojů. Pro Mancala Gaming hrály roli dva klíčové faktory: česká firma, se kterou se dá v reálném čase domluvit, a systém, který už znali a věděli, že jeho UX bude pro zaměstnance přijatelné.
Schvalování proběhlo rychle. HR navrhlo systém, IT (Ops) tým posuzoval moduly a technickou stránku, vedení se zajímalo především o cenu. Klíčové rozhodnutí padlo v létě 2025, kdy vedení uznalo, že při tempu náborů a rostoucí komplexitě je čas pohnout se z Excelu jinam.
„Sloneek je česká firma, takže se s ní dá jednodušeji domluvit. To pro mě rozhodlo,“ říká Polina Zotova z Mancala Gaming.
Mzdový systém však zatím přímo napojený není. Mancala má externí účetní s vlastním systémem. HR manažerka uvádí, že interní účetní bude logický další krok, který integraci se Sloneek usnadní.
Implementace Sloneek
Mancala si Sloneek rozjela převážně sama. Systém je natolik intuitivní, že tým většinu základních věcí pochopil bez školení a doptával se jen na konkrétní detaily. Typicky přímo na svého account managera ze Sloneek.
Spuštění proběhlo v lednu 2026 pro české zaměstnance, kteří se do systému zorientovali prakticky okamžitě. Postupně byli aktivováni i zahraniční kontraktoři; v době našeho rozhovoru pro případovou studii byli už ve Sloneek „úplně všichni“. Ve druhé fázi tým zapnul modul HR Workflows a postavil v něm onboarding pro nové české zaměstnance: od zadání informací přes podpis NDA až po automatickou aktivaci uživatelského účtu.
„Je to natolik pochopitelný systém. Základní věci jsme pochopili sami, takže nebyla velká potřeba se na něco doptávat. Udělala jsem to jednou a teď dostávám jen notifikace, že workflow proběhlo úspěšně a dokumenty jsou podepsány,“ popisuje Polina Zotova.
Jak Sloneek pomohl
Sloneek nahradil Excel napříč klíčovou HR agendou: absencemi, onboardingem, podpisy dokumentů, reporty pro mzdy a přehledem o lidech. Hlavní změnou je míra automatizace: zaměstnanci si zadávají svoje údaje sami, onboardingová workflows běží bez asistence HR a mzdové podklady se generují přímo z reportu.
Nejviditelnější rozdíl proti Excelu je transparentnost. Všechny absence včetně svátků v Srbsku, Finsku a dalších zemích jsou na jednom místě. Záznamy o dovolené se už nedají „nepozorovaně“ změnit. A vedení i HR vidí v reálném čase, kdo nastoupil, kdo odešel a kdo je kdy mimo.
Místo neustálé kontroly a dohledávání mají dnes informace přímo k dispozici manažeři jednotlivých týmů bez nutnosti chodit přes HR.
„Neustále jsme museli data kontrolovat a ověřovat. Dnes má ale manažer přímý přehled o svých zaměstnancích v systému,“ říká Polina.
Pro samotnou HR manažerku se po implementaci Sloneek stala překvapivě silnou funkcí Sloneek Intelligence. Místo prohledávání záznamů ručně si stačí položit otázku.
„Používala jsem ji před deseti minutami. Potřebovala jsem vědět, kdo nastoupil v březnu 2026. Dalo mi to krásný přehled: datum nástupu, tým, pozice. Sloneek Intelligence byla pro mě největší překvapení,“ říká Polina.
Mobilní aplikace pak hraje praktickou roli pro celý tým. HR ji používá pro rychlé day off a sick leave žádosti, kolegové v zahraničí (například v Bělorusku) ji v den rozhovoru úspěšně otestovali. „Nesedím u počítače každý den“ — a pro takový režim je appka klíčová.
Výsledky spolupráce
Zavedení Sloneek přineslo měřitelné zlepšení napříč HR agendou. HR manažerka odhaduje, že procesy se zlepšily zhruba o 90 procent. Tam, kde se dříve ručně přepisovaly informace mezi tabulkami a kontrolovaly nesrovnalosti, dnes pracuje systém sám. HR jen ověřuje, že vše proběhlo správně.
HR procesy navíc získaly strukturu a transparentnost na úrovni, kterou Excel nikdy nabídnout nemohl. Poprvé tak i vedení vidí do organizace v reálném čase, bez čekání na ručně sestavený report.
„Všechny HR procesy se díky tomu staly mnohem strukturovanější a transparentnější. Vedení má přístup ke všem informacím, které je mohou zajímat, a má tak mnohem lepší přehled o celé organizaci,“ vysvětluje Polina.
Konkrétní oblasti, kde je úspora největší:
- Mzdy: report ze Sloneek se rovnou používá pro mzdovou účtárnu — „mzdy už máme hotové, protože jsme použili report“.
- Onboarding: nový zaměstnanec si sám zadá údaje, podepíše NDA a aktivuje se automaticky. HR dostává jen notifikace o průběhu.
- Absence: konec ruční tvorby ročních tabulek a ztracených záznamů. Transparentní přehled, včetně zahraničních svátků.
- Podpisy dokumentů: integrované přímo do workflow, žádné samostatné nástroje.
- Reporting: Sloneek Intelligence umožní rychlý dotaz do dat bez nutnosti stavět report ručně.
Plány do budoucna
Některé týmy v Mancale chtějí začít trackovat čas, odhadem 40 až 50 procent firmy. Konkrétní podoba se ladí, ale Sloneek je k tomu připravený. HR manažerka také naznačila, že by ocenila více otevřených nastavení, například možnost změnit první den týdne v anglickém rozhraní z neděle na pondělí, protože tým nemá americké zaměstnance. Signál pro produktovou roadmapu.
Doporučení pro ostatní firmy
Podle Mancala Gaming je rozhodující moment ten, kdy firma přeroste velikost, na kterou byl Excel navržený. U malých firem s pár zaměstnanci se Excel ještě dá zvládnout, ale jakmile chcete zvyšovat efektivitu, mít systém, který je pro zaměstnance použitelný a který spolehlivě zvládne automatizaci, je čas přejít na HRM.
„Pokud chcete zvýšit efektivitu a mít to všechno hezké a použitelné pro zaměstnance, určitě doporučuji HRM systém, který je pochopitelný, hezký, kde se dá zadávat úkoly i podepisovat dokumenty. Pokud chcete utrácet čas za micro-management, klidně zůstaňte v Excelu,“ sdílí názor Polina.
„Sloneek nám přinesl do HR pořádek, automatizaci a spolehlivá data pro rozhodování,“ dodává Polina.
