HR systém, který konečně dává řád datům napříč zeměmi
Sloneek nám pomohl sjednotit HR agendu pro Česko, Slovensko i Maďarsko a zbavit se manuální práce v Excelu. Máme všechno přehledně na jednom místě, výrazně méně chyb a automatizované procesy, které nám šetří hodiny práce každý měsíc.
Lindt je globální výrobce prémiové čokolády, který působí napříč více trhy. Lokální HR tým spravuje zaměstnance v České republice, na Slovensku i v Maďarsku, včetně retailových poboček.
S rostoucím počtem zaměstnanců přestával původní způsob řízení HR agendy stačit. Firma fungovala primárně v Excelu a e-mailech, což vedlo k nepřehlednosti a vysoké administrativní zátěži.
HR v Lindt
HR tým spravoval data o zaměstnancích napříč více zeměmi bez jednotného systému.
Změny osobních údajů probíhaly přes e-maily a následně se ručně přepisovaly. Docházka byla evidovaná v rozsáhlých tabulkách bez jednotné struktury nebo identifikace zaměstnanců.
S rostoucím počtem lidí se tento přístup stal neudržitelným a přestal být dlouhodobě udržitelný.
Výzvy před zavedením systému
Největší problém představovala docházka a reporting.
Data přicházela z více poboček a bylo nutné je ručně přepisovat do jednoho souboru bez jednotné struktury nebo propojení.
„Zpracování docházky mi zabralo přibližně 8 hodin měsíčně, tedy jeden až dva pracovní dny,“ popisuje Edita Hovhannisyanová, HR Business Partner.
To vedlo k vysoké chybovosti, zpoždění výstupů a omezenému přehledu o datech. Bez jedinečných identifikátorů zaměstnanců nebylo možné provádět ani základní vyhledávání. Jména byla v různých souborech zapsána různými způsoby, takže propojení záznamů automaticky nepřipadalo v úvahu. Vše se muselo dohledávat a přepisovat ručně, což mělo dopad na rychlost a konzistenci reportingu napříč systémy.
Implementace Sloneek
Implementace probíhala napříč třemi zeměmi a byla řízená interně.
Součástí bylo sjednocení dat, zavedení identifikačních čísel zaměstnanců a rozdělení zaměstnanců do skupin podle jejich potřeb.
Zapojeni byli také manažeři, aby systém odpovídal jejich očekáváním, zejména z pohledu jednoduchosti a přehlednosti bez zbytečných schvalovacích procesů.
Velkou výhodou byla připravenost systému na různé legislativy, což výrazně usnadnilo nasazení v jednotlivých zemích.
První měsíc probíhal paralelní provoz, následně firma přešla plně na Sloneek.
Jak Sloneek pomohl
Lindt dnes využívá Sloneek jako hlavní HR nástroj pro docházku, dokumenty a reporting.
Systém slouží jako centrální místo pro práci s daty i komunikaci. Zaměstnanci mají přehled o dovolené, docházce i osobních údajích a aktivně využívají systém i mobilní aplikaci.
„Díky Sloneek má dnes zaměstnanec většinu věcí ve svých rukou.“
Díky zavedení jednotných identifikátorů zaměstnanců se výrazně zjednodušil mapping a reporting do dalších systémů, čímž se snížila administrativní složitost a zlepšila přesnost dat.
Výsledky spolupráce
Zavedení Sloneek přineslo měřitelné zlepšení napříč HR agendou.
Zpracování docházky se zkrátilo z 8 hodin měsíčně, tedy z jednoho až dvou pracovních dní, na přibližně 2 hodiny, což představuje úsporu přibližně 6 hodin každý měsíc, tedy 75 % času.
Sloneek nám umožňuje snižovat chybovost, zlepšovat přehlednost dat, zrychlovat reporting a zajišťovat lepší compliance napříč HR procesy.
Automatizace opakujících se procesů umožnila HR týmu soustředit se na důležitější práci místo administrativy.
„Kdybych se měla rozhodovat znovu, vybrala bych Sloneek znovu.“
Srovnání a výběr HR systému
Při výběru nového HR nástroje Lindt mapoval trh a zvažoval více řešení včetně velkých hráčů.
Sloneek nakonec vyhrál díky kombinaci jednoduchosti, přehlednosti, zkušenosti s retailem a lokálního působení v CZ, SK a HU.
Zásadní roli sehrál také poměr cena výkon.
Z pohledu vedení byla klíčová jednoduchost procesů a absence zbytečných schvalovacích kroků.
Mzdy a práce s daty
Podklady pro mzdy Lindt zpracovává pomocí exportů do Excelu.
Při výběru systému bylo klíčové, v jakém formátu a rozsahu lze data exportovat, aby bylo možné je snadno využít pro další systémy.
Doporučení pro ostatní firmy
Podle Lindt je klíčové opustit Excel ve chvíli, kdy firma roste.
HR systém přináší nejen přehled a úsporu času, ale také výrazně snižuje chybovost a zlepšuje práci s daty napříč organizací.
„Je těžké vyzdvihnout jednu konkrétní funkci, protože skutečná hodnota tkví v tom, jak vše funguje dohromady. Sloneek výrazně zjednodušuje naše HR procesy a šetří čas napříč více oblastmi.“
