Performance review aneb hodnocení výkonu zaměstnance

Tento proces nejen přispívá k vyhodnocení toho, jak si zaměstnanec vede, ale zároveň představuje skvělou příležitost k podpoře dialogu mezi zaměstnancem a manažerem. Z pohledu zaměstnance může být řízení výkonnosti zastrašující, pokud není připraven. Proto se vyplatí se předem připravit a seznámit se s typy otázek, které mohou zaznít – tím se zvýší šance na úspěch.

Pro zaměstnavatele je také klíčové být dobře připraven a vědět, jaké otázky při hodnoticím rozhovoru položit, aby z něj vytěžil co nejvíce. Tento blogový příspěvek přináší tipy, jak se na hodnocení výkonu zaměstnanců připravit, jaké otázky zvážit a jaké odpovědi lze očekávat.

Důležitost pravidelných hodnoticích rozhovorů

Roční hodnocení výkonu (z angl. Performance review) umožňují jak manažerům nebo zkrátka vedoucím, tak zaměstnancům sledovat pokrok v čase, identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a sladit očekávání s osobními cíli. Zároveň poskytují příležitost ocenit úspěchy, řešit problémy a podporovat otevřenou komunikaci.

Bez hodnoticích rozhovorů se mohou zaměstnanci cítit, že si jejich práce nikdo nevšímá, nebo že nedostávají zpětnou vazbu, kterou potřebují pro svůj rozvoj. Pravidelné provádění hodnocení tak zaměstnancům dává najevo, že jejich výkonnost je sledována, což může být jak motivující, tak uklidňující.

Navíc jsou hodnoticí rozhovory velmi užitečné i pro zaměstnavatele. Nabízejí cenné poznatky o výkonnosti a angažovanosti zaměstnanců, které mohou být využity při plánování efektivnějších cílů a strategií do budoucna.

Celkově vzato jsou tyto aspekty hodnocení výkonu zaměstnanců výborným nástrojem pro budování zdravějšího pracovního prostředí a maximalizaci produktivity. Výsledkem je, že se mohou stát přínosným nástrojem pro všechny zúčastněné strany a rozhodně stojí za čas a úsilí, které jejich realizace vyžaduje.

Jak se připravit na hodnoticí rozhovor

Jedním z nejdůležitějších kroků při přípravě na hodnoticí rozhovor z pohledu manažera je organizovanost. Než si se zaměstnancem sednete, shromážděte všechny potřebné dokumenty, abyste mohli efektivně zhodnotit jeho výkon a poskytnout smysluplnou zpětnou vazbu.

To zahrnuje popis pracovní pozice zaměstnance, cíle stanovené v předchozím hodnoticím období, zprávy od kolegů nebo klientů a jakékoli další poznámky či komentáře, které jste si o jeho práci nebo pokroku zaznamenali. Mít všechny tyto informace připravené vám umožní poskytnout komplexní hodnocení výkonu bez vynechání důležitých detailů.

Dále je důležité mít jasno v očekáváních a cílech hodnoticího rozhovoru. Je užitečné připravit si předem seznam otázek, aby zaměstnanec věděl, co ho čeká, a rozhovor probíhal žádoucím směrem.

Z pohledu zaměstnance je příprava stejně důležitá. Měl by být obeznámen s procesem hodnoticího rozhovoru a snažit se být co nejupřímnější a nejotevřenější ohledně svých zkušeností v práci. To znamená být připraven odpovídat na různé otázky a mít připravené příklady, kterými své odpovědi podpoří.

Zaměstnanci by si měli předem znovu projít popis své pracovní pozice a zamyslet se, jakým způsobem naplnili nebo nenaplnili cíle, které jim byly stanoveny. Díky tomu si mohou uvědomit oblasti, ve kterých je třeba se zlepšit, a zároveň získají prostor promyslet si, jak tyto nedostatky řešit.

Příklady otázek, které je vhodné pokládat během hodnoticího rozhovoru

Ročního hodnocení pracovního výkonu se zpravidla účastní nařízený (manager) a jeho podřízený v rámci 1:1 schůzek. Toto jednání je soukromé, takže by se nemělo odehrávat v openspace, nebo v kuchyňce, ale opravdu v zasedačce, kam ideálně není ani vidět. Co se týká samotného průběhu je vhodné pokládat otevřené otázky, které umožňují zaměstnanci i manažerovi vést dialog o práci zaměstnance. Podpora takové komunikace zajišťuje, že obě strany mohou z rozhovoru vytěžit maximum a odcházet s pocitem, že byly vyslyšeny a pochopeny.

Typický hodnoticí rozhovor o pracovní výkonnosti bude zahrnovat oblasti týkající se:

• Silných a slabých stránek zaměstnance – nadřízený může požádat zaměstnance, aby zhodnotil své silné stránky a oblasti, ve kterých má rezervy. Tím získává příležitost zamyslet se nad tím, co se povedlo, a identifikovat dovednosti nebo oblasti, jejichž zlepšení by přispělo k dalšímu rozvoji.
• Dosažených výsledků a cílů – jaké cíle byly stanoveny při posledním hodnoticím rozhovoru, do jaké míry byly naplněny a zda je potřeba je do budoucna upravit nebo přehodnotit. Klíčové je stanovovat cíle, které jsou konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené (SMART), aby bylo možné sledovat pokrok v čase.
• Rozvoje zaměstnance – zaměstnavatel se může ptát na oblasti, ve kterých by zaměstnanec potřeboval další školení nebo vzdělávání, aby si udržel konkurenceschopnost na pracovním trhu. To může zahrnovat například účast na konferencích, seminářích, online kurzech nebo studium na vysoké škole s cílem lépe porozumět oborovým trendům a osvědčeným postupům.
• Obecné zpětné vazby – zaměstnanec může být požádán o vyjádření názoru na své zkušenosti od posledního hodnoticího rozhovoru a o návrhy na změny nebo zlepšení pracovního prostředí. Jde o příležitost sdílet další postřehy a aktivně se podílet na dění ve firmě – žádné téma nezůstane bez povšimnutí.

Typické otázky a odpovědi při hodnoticím rozhovoru

Zde je souhrn některých nejčastějších otázek, které zaměstnavatelé během formálního hodnoticího rozhovoru pokládají svým zaměstnancům – včetně příkladových odpovědí:

Jak byste ohodnotili svůj celkový pracovní výkon?
Mám pocit, že jsem si během uplynulých 12 měsíců vedl velmi dobře. Splnil jsem nebo překročil všechny své cíle a prokázal jsem odhodlání nadále se profesně rozvíjet.

Jaké jsou vaše osobní silné a slabé stránky ve vztahu k této pozici / pracovní roli / firemní kultuře apod.?
Mou silnou stránkou je schopnost kriticky myslet a rychle řešit problémy. Největší slabinou je pro mě občasná obtíž v komunikaci, proto se v tomto směru vzdělávám prostřednictvím seminářů a workshopů. Uvědomění si silných a slabých stránek mi pomáhá neustále se zlepšovat a přizpůsobovat požadavkům role.

Jaké cíle jste za poslední rok splnil/a?
Od loňského hodnocení jsem dosáhl několika významných cílů, včetně zvýšení spokojenosti zákazníků o 10 % a snížení nákladů o 15 %.

Jaké cíle byste si chtěl/a stanovit pro příští rok?
Chtěl/a bych se zaměřit na budování silnějších vztahů s kolegy pro podporu spolupráce a také vyvíjet nové strategie pro udržení zákazníků.

Jaký byl podle vás nejúspěšnější projekt, na kterém jste se letos podílel/a?
Vývoj nového systému pro sledování výkonnostních ukazatelů, který usnadnil měření pokroku a pomohl nám činit informovanější rozhodnutí.

Jak byste mohl/a zlepšit svůj výkon na této pozici / v této roli / v této kultuře apod.?
Pokračovat v profesním rozvoji, zejména účastí na školeních zaměřených na komunikační a vůdčí dovednosti. Zároveň chci prozkoumat nové technologie, které by mohly zlepšit naši efektivitu.

Které konkrétní oblasti pro vás byly v uplynulém roce výzvou?
Nejtěžší pro mě bylo držet krok s oborovými trendy a osvědčenými postupy. Proto se více věnuji odborné literatuře a účasti na konferencích.

Jaké máte dlouhodobé kariérní cíle?
Rozvoj vůdčích schopností, prohloubení znalostí v oblasti trendů a technologií a postup na vyšší pozici ve firmě. Rád/a bych se také stal/a mentorem pro ostatní zaměstnance.

Setkal/a jste se letos s nějakými problémy, o kterých nemusíme vědět?
Ano, došlo k nečekané změně v mé roli. Bylo náročné se přizpůsobit, ale vynaložil/a jsem úsilí, abych se novým povinnostem rychle naučil/a.

Jaké podle vás představuje největší výzvy naše společnost?
Udržet konkurenceschopnost a zároveň zachovat naše firemní hodnoty. Potřebujeme inovovat, investovat do nových technologií a přilákat a udržet špičkové talenty. Klíčová je i vysoká úroveň zákaznické podpory.

Zlepšil/a jste se v něčem, co bychom nemuseli vědět (z hlediska profesního rozvoje)?
Zúčastnil/a jsem se několika kurzů a seminářů na zlepšení komunikačních a vůdčích dovedností. Například jsem se učil/a metodu Scrum. Také jsem si nastudoval/a nové technologie a strategie, které by nám mohly pomoci.

Jakou radu byste si dal/a, kdybyste mohl/a začít tento rok znovu?
Více plánovat a být proaktivnější v oblasti profesního rozvoje – číst o trendech, účastnit se seminářů. Také bych se dříve zaměřil/a na budování vztahů s kolegy.

Jak se podle vás změnila vaše role / pozice / firemní kultura od začátku?
Pracovní prostředí se více zaměřuje na spolupráci a inovace. Investujeme více do nových technologií a strategií pro udržení úspěšnosti.

Jaké vlastní strategie vám pomáhají udržet si produktivitu?
Vytvořil/a jsem si systém pro sledování úkolů a pokroku. Když něčemu nerozumím, ptám se a aktivně hledám řešení.

Cítíte se v práci motivovaný/á a oceněný/á? Pokud ne, co by vám pomohlo cítit se jako hodnotný/á zaměstnanec/kyně?
Možnost učit se nové dovednosti mě motivuje, ale další výkonnostní odměny by mohly zvýšit můj zápal a chuť dosahovat výsledků.

Byly vám poskytnuty dostatečné zdroje a podpora pro výkon vaší práce?
Ano, myslím, že ano. Můj nadřízený i kolegové jsou vždy k dispozici a poskytují užitečné rady.

Chtěl/a byste další vzdělávání nebo školení v nějaké oblasti?
Určitě by mi prospělo zlepšení v oblasti zákaznického servisu a komunikace, a rád/a bych se dozvěděl/a více o nových trendech v oboru.

Co vás na vaší práci / roli / firemní kultuře nejvíce baví?
Rozmanitost úkolů a příležitosti k učení. Od svého nástupu jsem se hodně naučil/a a stále hledám cesty, jak se dál rozvíjet.

Je něco, co vás na vaší práci / roli / kultuře nebaví?
Někdy je náročné zvládnout přetížení, ale díky time managementu a delegování úkolů se to dá zvládnout.

Jaká zpětná vazba od manažera nebo kolegů vám pomohla zlepšit výkon?
Konstruktivní zpětná vazba mi pomohla zlepšit organizaci práce a projektové řízení. Zároveň jsem ocenil/a pozitivní komentáře za iniciativu.

Plníte podle vás očekávání stanovená v popisu pracovní pozice a cílech?
Ano, věřím, že ano. Tvrdě pracuji na plnění úkolů a snažím se dosahovat co nejlepších výsledků.

Jak chcete využít zpětnou vazbu z tohoto hodnoticího rozhovoru k dalšímu zlepšení?
Zaměřím se na zlepšení komunikačních dovedností a udržuji si pořádek v úkolech. Také budu hledat nové cesty k rozvoji a budování vztahů s kolegy.

Jsou nějaké změny, které bychom mohli do budoucna udělat?
Více školení, zejména v oblasti komunikace a zákaznického servisu, by pomohlo. Pravidelné schůzky s nadřízeným by mi také pomohly udržet směr.

Máte nějaké doplňující otázky k hodnocení nebo k firmě obecně?
Ano, rád/a bych věděl/a o plánovaných školeních a kdy začne další cyklus hodnocení. Také mě zajímají cíle a plány firmy pro nadcházející rok.

Chcete nám dát ještě nějakou obecnou zpětnou vazbu?
Celkově jsem spokojený/á se svým výkonem i se zpětnou vazbou, kterou jsem dostal/a. Těším se na další rok ve firmě a věřím, že společně dosáhneme ještě větších úspěchů.

Shrnutí hodnocení výkonu zaměstnance

Takové setkání si vždy zaslouží zápis a nějakým způsobem jej formalizovat. Pokud ještě nemáte personální systém, který modul pro řízení výkonnosti obsahuje, tak to alespoň napište do šablony (Performance review template), kterou máte přichystanou pro roční hodnocení. Toto hodnocení by mělo být odsouhlaseno, jak manažerem, tak i samotným hodnoceným zaměstnancem. A jestli teda jedete ještě v papíru, tak ho uschovejte v osobní složce zaměstnance na HR a určitě do budoucna zvažte digitalizaci těchto procesů, které pak jedou automatizovaným schvalovacím workflow.

Závěrem

Hodnocení výkonu je nedílnou součástí pracovního prostředí – nejen proto, že umožňuje vyhodnotit pokrok zaměstnanců, ale i proto, že podporují otevřený dialog mezi manažery a zaměstnanci. Otevřené otázky během setkání zajišťují, že si obě strany odnesou maximum a cítí se být slyšeny.

Každý, kdo se hodnoticího rozhovoru účastní, by měl být dobře připraven – mít po ruce všechny potřebné dokumenty a znát očekávaný typ zpětné vazby. Náš seznam otázek pokrývá všechna důležitá témata a přispívá k plnění cílů.

Při správné přípravě a efektivní komunikaci se může řízení výkonu stát cenným nástrojem jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Věnujte čas přípravě, ptejte se a odpovídejte na smysluplné otázky – a využijte hodnoticí rozhovor jako příležitost k rozvoji.

Hodnoticí rozhovory jsou jedna věc. Ale řídit a vyhodnocovat firmu je kapitola sama o sobě. A tu vám můžeme pomoci napsat. Podívejte se, co všechno vám kvalitní HR systém může ve firmě usnadnit.