Hybrid není o tom zda, ale jak: 7 záchranných lan pro HRisty

Podle průzkumu Pew Research je “hybrid”, který kombinuje práci v kanceláři a z domova, aktuálně nejoblíbenější formou pracovního modelu. A pravděpodobně se v něm nachází i budoucnost celého pracovního trhu, ať chceme, nebo nechceme. A není se čemu divit. Tento flexibilní systém umožňuje část týdne pracovat na home-office, čímž šetří čas za cestu do zaměstnání, současně však podporuje setkávání a utužování týmu, protože část týdne zaměstnanci do kanceláře fyzicky docházejí.

Tenhle hybrid není jen pro mladý

Pokud se budete hybridnímu modelu práce úzkostlivě bránit, doplatíte na to především vy sami. Postavíte proti sobě nejen zaměstnance, ale odradíte i řadu uchazečů, pro které je klíčový a v dnešní době dokonce samozřejmý. A zdaleka nejde jen o mladou generaci. Hybrid totiž preferují i rodiče s dětmi nebo starší lidé. A naproti mu jde postupně i legislativa. Před pár dny byla totiž vládou schválena novela zákoníku práce, podle které budou mít – v případě jejího schválení parlamentem a prezidentem – rodiče pečující o dítě do devíti let právo o výkon práce na dálku požádat. Zaměstnavatel jim sice nebude muset vyhovět, své zamítnutí však bude muset písemně odůvodnit.

Současně je však potřeba zdůraznit, že zvládnout hybridní model může být pro personalisty náročnější než klasické řízení lidí, kteří jsou výhradně v kanceláři nebo fungují na remote režimu (práce výhradně na dálku). Pojďme se proto podívat na to, co je dobré nepodcenit a na jaké oblasti se nejvíce zaměřit, aby hybrid bezproblémově šlapal i ve vaší firmě.

👉 1) Nastavte základní pravidla, dodržujte je a připomínejte

Zpočátku, ale i během fungování hybridního modelu je důležité připomínat základní principy a pravidla. Práce z domova opravdu není dovolená nebo sick-day. Neměli bychom proto během něj chodit po nákupech nebo odjet na výlet. V kanceláři i doma bychom měli odvádět přibližně stejné množství práce (ovšem ne nutně stejného druhu – některé úkoly jsou vhodné na doma, jiné naopak na čas trávený s týmem).

Současně je potřeba, aby každý věděl, co se od něj očekává – nastavte proto osobní očekávání. Promluvte si se svými zaměstnanci o jejich rolích a povinnostech, procesech a rozsahu prováděné práce, očekávané kvalitě jejich výstupů, pracovní době, termínech a dostupnosti pro jednání. Nepředpokládejte, že zaměstnanci už všechno vědí – buďte důkladní a zeptejte se jich, zda neexistuje nějaký zmatek, který je třeba vyjasnit. Málo naslouchat svým lidem je jedna z nejčastějších chyb, kterých se manažeři dopouštějí.

Základem jsou tedy elementární pravidla, která všichni dodržují. Posiluje se tím jasný, jednoduchý a fungující systém, na který se může spolehnout každý zaměstnanec.

👉 2) Komunikujte efektivně. Faxem to není

Potřeba kvalitní a pružné komunikace při hybridním modelu prudce stoupá. Učte zaměstnance komunikovat efektivně: potřebujete kolegovi jen něco sdělit nebo se zeptat na jednoduchou otázku? Volte pracovní chat (např. Slack, Teams, Whatsapp) nebo pošlete e-mail. Chcete naopak probrat složitější problém, který je náročný na vysvětlování? Neztrácejte čas psaním eseje do e-mailu, ale nahrajte kolegovi hlasovku nebo mu rovnou zavolejte. Za 5 minut může být problém vyřešen.

Ne vše je také nutné řešit online schůzkou, někdy stačí opravdu jen rychlý telefonát (věděli jste, že zavolat si můžete i ve více než dvou lidech? Stačí po začátku hovoru na displeji přidat dalšího účastníka do tzv. konferenčního hovoru). Zvažujte rovněž, kdo všechno musí být na online schůzkách. Zažil jsem desítky schůzek, kde mnoho lidí neřeklo ani slovo a bohatě by stačilo, aby si přečetli zápis. Neplýtvejte časem svým, ani svých kolegů.

Zkrátka a dobře: učte své kolegy zvažovat, který kanál je pro daný problém, informaci nebo radu nejefektivnější. Zároveň se neutopte v moři kanálů. V rámci firmy byste se měli například shodnout na co nejmenším množství aplikací, kde chatujete. Řešíte s kolegy práci přes Whatsapp, Messenger, chat na Instagramu, iMessage, Telegram a Slack? Více kanálů pro jeden typ komunikace je na škodu, pro efektivní rychlé spojení proto používejte jednu nebo maximálně dvě chatovací platformy.

👉 3) Transparentnost, spolupráce a respekt k ostatním

Každý by měl rovněž vědět, od kolika do kolika jsou kolegové pracující z domova k zastižení. Nemusí to být na minutu přesně, ale nějaký základní rámec je důležitý. Když nejsou tyto informace otevřené a transparentní, může se stát, že vám kolega nezavolá s rychlým dotazem, protože neví, zda ještě pracujete nebo už máte “padla”. A vyřešení daného úkolu proto může stát až do dalšího týdne.

🐘 Sloneek Tip: Skvělou a přehlednou funkcionalitu Pracovní doba uživatele najdete i v našem HR systému Sloneek.

Na druhou stranu bychom měli respektovat, že se kolegové pracující z domova soustředí a řeší úkoly, na které se v kolektivu nedovedou dostatečně soustředit. Proto bychom neměli volat s každou drobností, ale jen když je to opravdu potřeba. To by ale mělo platit i v kanceláři.

👉 4) Důvěřujte. A občas i prověřujte

Pokud svým zaměstnancům nevěříte a nemáte na důvěře založenou firemní kulturu, tak se raději do žádného hybridního modelu ani nepouštějte, protože byste z něj nakonec byli ve stresu vy i vaši zaměstnanci. Hybridní model staví na principu přenášení části zodpovědnosti na samotné pracovníky. Během práce z domova jim žádný šéf nebo šéfka nesedí za zády a jediným hlídačem je jejich vlastní sebekázeň. Vztah váš a vašich zaměstnanců by měl být založen na vzájemné důvěře. Pracovníci by vás měli vnímat jako kouče – někoho, kdo jim chce pomoci k úspěšnému fungování a efektivní práci – nikoli jako protivníka.

Jak se však říká: Důvěřuj, ale prověřuj. Mezi důvěrou a občasnou “kontrolou” by měl být zdravý balanc. Špehovacím a kontrolujícím programům dávno odzvonilo a pusťte je proto rovnou z hlavy, jinak se z vás stane mikromanažer na nejlepší cestě ke stihomamu. Co je však při práci z domova obzvlášť důležité, je monitoring – zaznamenávání si time-trackingu a jednotlivých konkrétních úkolů. Nemusí jít o přesné minuty, ale zaměstnanec, personalista i šéf by měli mít rámcový přehled o tom, co všechno je daný člověk schopen stihnout či nestihnout během pracovního dne. Pokud člověk nepracuje tak jak má, většinou se to pozná právě tam.

👉 5) Udržujte formaci a pozor na „každý pes jiná ves“

Během hybridního modelu je velmi důležité se týmově sladit. Pokud bude třetina kolegů docházet do kanceláře v pondělí a úterý, druhá ve středu a poslední třetina ve čtvrtek a pátek, pravděpodobnost, že se týmy potkají, se blíží nule. Hybridní pracovní režim musí být nastavený tak, aby neohrožoval fungování firmy a umožňoval zdravé pracovní vztahy, které setkávání výhradně online jen těžko nahradí.

Doporučuji stanovit fixní pracovní dny v kanceláři a fixní práci z domova. Tím bude celý tým držet formaci a sjednotí se – ve stejné dny se bude potkávat v kanceláři a ve stejné dny budou všichni lidé doma. Obzvlášť ve středních a menších firmách je důležité, aby se lidé v kanceláři potkávali všichni. Když to je totiž “každý pes jiná ves”, může se stávat, že se v kanceláři ocitnete skoro sami. To se pak hned nabízí otázka, proč tam vlastně vůbec chodit, když se s týmem nepotkáte. Což dopadá i na kolektivní motivaci a v důsledku toho může tým postupně začít stagnovat, a to nikdo nechce.

Při správném sladění rovněž odpadá i starost personalistů. “Courající” se kolegové si navykli, že HR má být v kanceláři pokaždé, když tam jsou oni, takže očekávají personalisty k dispozici, kdykoliv potřebují. Tím, že rozdělíte pracovní týden fixně, ulehčíte právě i personálnímu oddělení.

👉 6) Digitalizujte HR agentu a kompletně ji přeneste do onlinu

Na konci předchozího bodu jsem nakousl situace, kdy personální oddělení funguje částečně online i offline – nejen ve smyslu fungování samotných personalistů, ale kompletní HR agendy. To však pro efektivní práci není ideální situace. Kombinací papírů, formulářů nebo šanonů na jedné straně a digitalizovanou personální agendou na straně druhé si můžete ukázkově zkomplikovat život. Jistěže je pro zaměstnance pohodlné řešit s vámi cokoliv online, když jsou online, a offline, když dorazí do kanceláře. Vám to ale práci neulehčuje, protože musíte defacto vést dvě agendy  pro oba případy.

Myslete proto v první řadě na efektivní fungování celé HR agendy – pokud ji plně digitalizujete, nikdo o nic nepřijde. Kolegové jsou už z domova stejně zvyklí s vámi řešit formuláře, výkazy, docházku nebo cesťáky online a může to tak být i v případě, kdy přijdou do kanceláře. Vy budete mít čas se soustředit na důležitější věci, jako je vylepšování digitalizovaného HR nebo třeba kompetenční modely, a s kolegy se můžete vidět na obědě, poradě nebo při neodkladných situacích, aniž by vám neustále někdo klepal na dveře kanceláře s něčím, co lze vyřešit online.

👉 7) Poskytněte správné nástroje a technologie

Většinu práce na dálku lze zvládnout s počítačem, přístupem k internetu a telefonem. Někdy však existují i další důležité nástroje, kanály a zdroje, bez kterých se efektivní práce jen stěží obejde. Už jsme probrali komunikační platformy i nástroje na time tracking. Tím by to ale nemělo skončit. Následovat musí také:

• Digitalizované absence (a případně i jejich schvalování)
• Firemní struktura
• Plánování pracovních pohotovostí
• Online schránka důvěry
• 360° hodnocení
• Firemní nástěnka
• Zaměstnanecké průzkumy

Zkrátka všechno, co známe z offlinu, musí běžet a fungovat plnohodnotně i online. Práce z domova by zaměstnance neměla jakkoliv limitovat oproti práci z kanceláře – například chybějícím přístupem na pracovní disk nebo do dalších tabulek, nástrojů či složek a programů. Samozřejmostí jsou nástroje pro digitální videokonference, jako je Zoom, Microsoft Teams nebo Google Meet. U některých pracovníků je potřeba myslet i na malou tiskárnu, účet v místním copycentru nebo poštovní a kancelářské pomůcky.

Nebuďte na větvi. Teda vlastně buďte

Po přečtení mých tipů se vám možná trochu zatočila hlava a říkáte si, že hybridní režim může být pěkná věda. Rád bych vaše obavy rozptýlil. Myslím, že když se budete držet uvedených a jednoduchých kroků a pravidelně od kolegů sbírat zpětnou vazbu, máte nejméně z poloviny vyhráno. Hybridní pracovní model už se dnes stává běžným a používaným režimem, který bude s příchodem dalších mladých generací na pracovní trh ještě rozšířenějším. Bránit se mu nebo ho odmítat je proto boj s větrnými mlýny.

Samozřejmě, že jsou provozy, kde takto fungovat nelze. Řidič tramvaje, pekař nebo zdravotní sestra většinou z logických důvodů pracovat z domova nemohou, ale všude tam,  kde to možné je, to budou zaměstnanci i uchazeči očekávat či dokonce vyžadovat. Pokud bude vaše firma flexibilní pracovní modely tvrdohlavě odmítat i tam, kde pro ně nejsou žádné logické překážky, může tím postupně přijít o řadu stávajících i potenciálních zaměstnanců. A to je v dnešní době přehřátého pracovního trhu opravdu tvrdohlavý i zbytečný risk a podřezávání větve pod vlastní zadnicí.