Budování týmu na remote, který přináší výsledky: 12 snadných kroků k úspěchu

Máte trvalé potíže se správou týmu pracujícího na remote? Pokud ano, jste na správném místě. Dozvíte se, jak spravovat a vytvářet výkonný remote tým.

V tomto příspěvku na blogu probereme očekávání a pokyny pro zaměstnance. Dotkneme se také wellbeingu vašich zaměstnanců jako rozhodujícího faktoru a navrhneme několik praktických tipů pro zlepšení vašich týmových porad, komunikačních dovedností a obecné spolupráce.

Budování týmu na remote:  12 snadných kroků k úspěchu

#1 Definujte, co pro vaši společnost znamená práce na dálku

Revoluce remote práce je za námi. Stále více podniků, které již nejsou vázány na jediné fyzické místo, využívá výhod vzdálené pracovní síly.

Existuje mnoho důvodů, proč budovat remote tým, od zvýšené flexibility a produktivity až po snížení režijních nákladů. Před změnou je však důležité definovat, co pro vaši společnost znamená práce na dálku.

Jaká jsou očekávání a pokyny pro zaměstnance (jak zaměstnanci na místě, tak zaměstnanci na dálku)? Jak budete řídit komunikaci a spolupráci?

Tím, že si najdete čas na zodpovězení těchto otázek, zajistíte hladký přechod na model práce na dálku. A se správnými nástroji a protokoly můžete využívat všech výhod vzdálené pracovní síly.

# 2 Definujte pozici a odpovědnosti každého člena týmu

Nastavení odpovědnosti a budování virtuálních týmů zaměstnanců mimo pracoviště může být náročné. Definování rolí a odpovědností pro vzdálené zaměstnance hned na začátku tedy odstraní potenciální potíže a usnadní řízení projektu.

Role zaměstnanců definují jejich pozici v týmu, zatímco jejich odpovědnosti se týkají jejich úkolů a povinností. Určení toho, co je třeba udělat, bude nepochybně přínosem pro celou vaši organizaci a v budoucnu se vyplatí.

Při definování jejich pozic a odpovědností by měly být identifikovány silné a slabé stránky členů vašeho týmu. Práce v příjemném prostředí s jasnými hranicemi zvýší produktivitu a zlepší výkon týmu.

Nezapomeňte podporovat obecnou zpětnou vazbu a sociální interakci. Kromě toho, pokud se vyskytnou nějaké problémy, poskytněte pomoc při jejich řešení.

# 3 Nastavte komunikační pokyny a očekávání

Udržování transparentní, atraktivní a plynulé komunikace a využívání emoční inteligence ve virtuálním prostředí udrží každého zaměstnance zapojeného a pomůže vybudovat pevnou a stabilní firemní kulturu.

Při sestavování vzdáleného týmu je potřeba:

• zajistit, aby byly informace přenášeny přesně, a stanovit způsob komunikace, jako jsou online schůzky
• řídit záležitosti společnosti během pracovní doby a plánovat další vzdálené schůzky během této doby
  používat virtuální teambuildingové nástroje pro digitální komunikaci
• vyzkoušejte inovativní platformu pro videokonference jako řešení pracovního postupu
• provozujte online teambuildingové aktivity ve svém volném čase, jako jsou předem naplánované virtuální mrchožrouty
• vymyslete seznam online her, které vašim vzdáleným zaměstnancům umožní integrovat a představit několik akcí na budování týmu
• vytvořte skupinu, kde můžete vy a vaši kolegové komentovat náhodná témata, diskutovat o týdenních drobnostech, posílat memy a poznávat kolegy, abyste se vyhnuli pocitům izolace

# 4 Vytvořte proces pro sledování a hlášení výsledků

Každá obchodní organizace spoléhá na reporty. Kromě sledování pokroku je společnosti využívají k přijímání strategických rozhodnutí. Stanovení konzistentního plánu vykazování a sledování postupu práce je důležité při vedení vzdáleného týmu a pro dosažení vašich cílů.

Poskytnutím konkrétních informací o tom, co je třeba udělat, šetří zprávy o průběhu projektu vašemu týmu čas. Komunikační kontaktní body mohou pomoci vyhnout se obtížím tohoto procesu a vaše firma bude také těžit z videokonferencí jako nástroje sociální interakce.

#5 Oslavte společně úspěchy a poučte se z neúspěchů

Je nepopiratelné, že práce s klienty může mít pozitivní nebo negativní výsledky pro vaše podnikání, a proto byste se měli naučit vyrovnat se s neúspěchy i úspěchy během projektového řízení.

Budování silné kultury a motivace zaměstnanců vyžaduje oslavu týmového úspěchu, k čemuž by měli být oni i nadřízení podporováni. Chválení zvyšuje angažovanost, produktivitu a pocit, že jste součástí týmu. Navíc zvyšuje spokojenost zaměstnanců a dává jim sílu čelit budoucím výzvám.

Teambuildingové akce, jako jsou online herní večery, jsou skvělým způsobem, jak oslavit úspěch se svým týmem. Můžete také využít online vysílání a organizovat virtuální únikové místnosti, online hry nebo kreativní výzvy, které podporují týmovou práci a komunikaci – zvažte také účast na charitativní akci pro budování týmu. Zapojující aktivity pomáhají týmům propojit se mimo pracovní kontext.

Je důležité si uvědomit i momenty selhání týmu. Většina z nás vnímá neúspěch jako zcela negativní a nutné zlo, ale ty největší neúspěchy nás ve skutečnosti mohou naučit ty nejcennější lekce.

Neúspěchy zaměstnance ovlivňují firmu jako celek, a proto by měly být přetrvávající problémy co nejdříve vyřešeny. V důsledku výzev a událostí při budování virtuálních týmů lze selhání v budoucnu řešit mnohem lépe.

Sociální interakce a integrace vzdálených nebo hybridních týmů bude určitě posílena přidáním dalších virtuálních akcí na oslavu úspěchů a poučení z neúspěchů.

# 6 Podporujte kreativitu a riskování

Existuje mnoho způsobů, jak zvýšit kreativitu ve vašem týmu a povzbudit zaměstnance, aby přebírali úkoly, které jsou riskantní. Jako vždy musíte být oporou a váš virtuální tým musí vědět, že se na vás může spolehnout.

Stanovte jasná očekávání, která upřednostňují nejzákladnější úkoly a také sdílené cíle, postupy a standardy pro vaše zaměstnance. Vytvořte si přátelskou, ale soutěživou atmosféru.

Podstatou efektivního vedení je přijmout důvěru, toleranci a sebeuvědomění, pěstovat přímočaré a viditelné komunikační dovednosti a podporovat kreativní myšlení.

# 7 Podporujte rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem

Stává se vám někdy, že máte pocit, že nemáte dostatek hodin na dosažení všech svých cílů? Pokud je tomu tak, můžete mít problém s rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem.

Work life balanc je nezbytný pro dosažení nejlepších výsledků na pracovišti. Bez něj přestanou být zaměstnanci produktivní a kvalita jejich práce utrpí.

Implementace zásad, které podporují rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem ve vaší společnosti, zvýší zisk vaší společnosti. Pokud svým zaměstnancům poskytnete pružnou pracovní dobu spojenou s přehlednými seznamy úkolů, můžete jim zabránit vyhořet a mít problémy s časovou úzkostí v době krize.

# 8 Povzbuďte zaměstnance, aby čerpali volno

Každá společnost, která chce uspět, musí zavádět inovativní řešení a nápady, které její konkurenti nevyužívají. Je pravděpodobnější, že se taková organizace udrží na trhu a v budoucnu přiláká nové klienty.

Zejména když se pracovníci potýkají s nespolehlivými technologiemi, které jim komplikují práci, může být stres hlavním faktorem v práci. Vaše podnikání bude proto vzkvétat, pokud budete zaměstnance povzbuzovat k tomu, aby si vzali volno, zejména kvůli kreativní práci a vymýšlení nových řešení.

Začněte své zaměstnance motivovat tím, že do firemní kultury zavedete několik jednoduchých rutin, abyste si udrželi psychickou pohodu, jako například:

• poskytování dnů volna navíc, pokud v daném měsíci nejsou státní svátky
• vzít si volno a otevřeně diskutovat o svých cestách a plánech během týmových chatů nebo virtuálních setkání
• nastavení alespoň jedné online schůzky týdně pro udržení interakcí v reálném čase
• plánování několika virtuálních událostí každý měsíc, jako jsou virtuální teambuildingové hry
• ujištění vašich zaměstnanců, že se mohou plně spolehnout na své kolegy, kteří převezmou jejich povinnosti v době jejich nepřítomnosti (opět psychická bezpečnost)
• pravidelné kontrolování svých spolupracovníků a diskutování o důležitosti dovolené pro osobní růst

# 9 Vytvořte rutinu pro týmové check-iny

Pravidelné virtuální schůzky mezi zaměstnanci a manažery se nazývají check-in. Jsou navrženy tak, aby pokryly širokou škálu integrálních témat o organizaci, nebo pro diskusi o problémech zaměstnanců.

Časté kontroly umožňují jak zaměstnancům, tak jejich manažerům pracovat na oblastech, které je třeba zlepšit, a také navrhnout plán budoucích aktivit. I přes jejich krátké trvání je klíčové, aby účastníci z check-inů vytěžili maximum.

Buďte důslední a vypracujte plán schůzek na dálku, který nejlépe vyhovuje vašemu podnikání. Je-li to nutné, naplánujte si každý den videokonferenci, abyste svému týmu předali strategické nápady.

Noví zaměstnanci by pravděpodobně ocenili pravidelné kontroly a možnost probrat záležitosti, které se týkají jejich povinností. Zjistěte více o vytváření přátelského prostředí pro nové zaměstnance.

#10 Nebojte se požádat o pomoc, když ji potřebujete

Práce online může být únavná. Nedovolte, aby vaši zaměstnanci skončili mrtví na nohou po celých dnech strávených před obrazovkou, protože se zasekli na nějakém úkolu.

Zaměstnanci ztrácejí motivaci, když se potřebují vrátit k rýsovacímu prknu. Naučte svůj tým otevřeně mluvit o jejich potřebách. Buďte asertivní a čelte potížím jako tým.

Je nezbytné, aby se na vás váš tým mohl spolehnout a naopak. Někdy stačí změnit jeden úkol, jít dál a práce se vrátí do starých kolejí.

# 11 Důvěřujte svému týmu, že práci dokončí

Vedení vyžaduje budování důvěry ve vašem týmu, bez ohledu na to, zda je tým hybridní, vzdálený nebo sedí v kanceláři.

Vedení spolehlivého týmu usnadňuje komunikační tok na pracovišti a odhaluje jakékoli napětí. Používání účinných programů pro sledování virtuálních aktivit vašeho týmu vám navíc pomůže rychleji vybudovat důvěru.

Je zřejmé, že musíte dokončit svou práci a dodržet termíny. V příjemné atmosféře bez neustálé kontroly vašich zaměstnanců však budou úkoly dokončeny rychleji a výsledky týmu budou uspokojivější.

#12 Usnadněte spolupráci prostřednictvím online nástrojů a platforem

Při práci na dálku na společných cílech je nezbytné zvolit spolehlivou technologii, protože je snazší komunikovat a sdílet pracovní výsledky prostřednictvím online nástrojů. Pomáhají zajistit efektivní organizaci práce a usnadňují přidělování úkolů zaměstnancům.

Sledování průběhu projektu v reálném čase je možné pouze díky efektivně fungujícím platformám, proto je nejlepší zvolit spolehlivou technologii, která vám umožní provádět vzdálené schůzky, spravovat data a sledovat virtuální aktivity.

Jak může Sloneek pomoci vašemu vzdálenému týmu?

Nástroje pro vytváření virtuálních týmů budou v budoucnu nevyhnutelně převládat, protože bude nutné usnadnit vzdálenou správu lidských zdrojů. Budoucnost HR bude založena na spolehlivých technologiích, profesionálních aplikacích a nástrojích navržených speciálně pro tento účel.

V digitální éře byste nikdy neměli zapomínat na zachování rovnováhy mezi soukromým a pracovním životem, která může být kvůli absenci přesunu z kanceláře do našich domovů rozmazaná.

S naším nástrojem pro komunikaci v oblasti lidských zdrojů můžeme vašemu vzdálenému týmu pomoci vyhnout se běžným problémům se správou a zároveň zvýšit efektivitu vašeho týmu.

S naším virtuálním pracovním prostorem je sledování nepřítomnosti, docházky a času hračkou. Pokročilý reporting již nebude výzvou a také stojí za zmínku, že administrativa s pomocí našeho HR nástroje již nebude problémem.

Díky Sloneek můžete vše bezpečně uložit na jednom místě. Navíc výběr funkcí, které chcete používat, je na vás, na našich dvou plánech připravených odborníky.

Sloneek vám poskytne dokonalý přehled o vašich zaměstnancích a zlepší vaši obchodní administrativu, kdykoli to budete potřebovat. Jako jedno z nejúčinnějších řešení workflow bude vaše společnost vzkvétat díky našim zkušenostem s digitálním pracovním prostorem.

Závěr

Vybudování vzdáleného týmu je investice, ale může to stát za námahu.

Pamatujte, že nejde o hledání dokonalých lidí; jde o to vytvořit pro ně správné prostředí, aby se jim dařilo.

Dodržováním těchto 12 snadných kroků k úspěchu vytvoříte základ pro svůj vzdálený tým, který mu pomůže prosperovat a produkovat skvělé výsledky.

Tak na co čekáte? Začněte svou cestu k úspěšnému remote týmu ještě dnes!