Akční plán v HR: Jak přestat slibovat a začít dělat

V HR dotáhnete strategii, nastavíte KPIčka a na chvíli přijde úlevný pocit, že máte všechno krásně připravené. Pak ale naskočí běžný provoz, meeting střídá meeting a celé to skončí u toho, že jste se domluvili, že se domluvíte. Všichni chápou, co by se mělo stát, jenže pokrok nikde. Pokud vám tenhle scénář není cizí, zkuste si sestavit akční plán.

V tomhle článku vám ukážu, co akční plán skutečně je, v čem se liší od strategického plánu, jak ho správně postavit a kde ho HR využije tak, aby přinesl viditelný posun.

Co je akční plán a jak ho HR využije v praxi

Akční plán udává, co se má stát, kdo to udělá a do kdy. Nehraje si na obecné fráze, pod kterými si stejně nikdo nic nepředstaví. Pracuje s konkrétními lidmi, úkoly a termíny, takže má každý jasno, co je jeho zodpovědnost a co už ne.

Strategie určí směr, akční plán zajistí, že se podle něj krok po kroku opravdu postupuje k jasnému cíli. V HR to znamená konec věčných slibů a začátek výsledků, kterých si všimne i vedení.

Je to nástroj, který přetaví dobrý nápad na použitelný postup, aby se exekutiva neztratila v mlze výmluv na jiné priority.

Prakticky to vypadá třeba takto:

Představme si, že chcete konečně posunout onboardingový proces. Strategie určí, že spokojenost nováčků v prvních třiceti dnech musí jít nahoru. KPI nastaví jasný cíl zvýšit spokojenost o dvacet procent. A teď co dál?

HR tým vytvoří akční plán:

• do 15. listopadu proběhne audit současného onboardingu,
• do konce měsíce vznikne nová struktura procesu,
• v prosinci se spustí pilot v marketingovém týmu,
• v lednu se nová verze nasadí pro celou firmu.

Rozdíl mezi strategickým, akčním a projektovým plánem

Tyhle pojmy se v praxi často hází do jednoho pytle, ale každý znamená něco úplně jiného. Strategie určuje směr a rámec, akční plán převádí ten směr na konkrétní kroky a projektový plán řeší detailní organizaci jednoho konkrétního záměru. Přitom spolu úzce souvisejí a přirozeně z sebe vycházejí.

Typ plánu	Na co se zaměřuje	Úroveň detailu
Strategie	Dlouhodobé cíle, směr, proč něco děláme.	Nízká
Akční plán	Konkrétní kroky k naplnění strategie.	Střední až vysoká
Projektový plán	Detailní rozpis jednoho konkrétního projektu.	Vysoká
To-do list	Operativní seznam úkolů na úrovni jednotlivce.	Velmi vysoká
Záložní plán (Plán B)	Co když něco selže?	Doplňkový nástroj

Příklad:

• Strategie stanoví, že chcete zlepšit firemní kulturu.
• Akční plán rozepisuje, jak konkrétně toho dosáhnete (např. hodnotové workshopy, nový systém odměn).
• Projektový plán řeší jednotlivé akce (např. organizaci workshopu).
• A to-do list je váš pomocník na dnešní odpoledne, abyste na nic nezapomněli.

Jak vytvořit funkční akční plán

Akční plán nenechá HR akce ustrnout na místě. Pojďme se podívat na to, co by měl správně postavený akční plán obsahovat, aby opravdu fungoval a nevznikal prostor pro spekulace.

1. Stanovte jasné cíle

Bez cíle není plán. Cíl musí být konkrétní, měřitelný a dosažitelný. Doporučuji si ho napsat vždy ve SMART formě (Specifický, Měřitelný, Akceptovatelný, Realistický, Termínovaný).

Příklad: „Do konce Q3 snížíme fluktuaci ve výrobě o 15 % díky novému systému adaptace.“

2. Rozdělte cíl na konkrétní kroky

Přemýšlejte jako projektový manažer. Co přesně je potřeba udělat? V jakém pořadí? Každý krok musí mít jasný výstup.

3. Určete odpovědnosti

Bez jasného „kdo co“ zůstane plán viset ve vzduchu. Každý krok má mít svého vlastníka (ideálně jednu konkr. osobu, ne celý tým).

4. Nastavte termíny a milníky

U každého kroku si nastavte reálný termín a sledujte, jak se úkoly posouvají. Akční plán potřebuje pravidelnou revizi. Jednou týdně nebo jednou za čtrnáct dní ho otevřte, projděte jednotlivé body, zapište pokroky i zpoždění společně s odůvodněním, proč k nim došlo.

5. Zajistěte zdroje

Zní to banálně, ale… máte na to lidi, rozpočet, nástroje, čas? Pokud ne, bude se plán škubat už od začátku.

6. Identifikujte rizika a připravte plán B

Co když nový software nebude schválen? Co když nebudou na řešení finance? Co když vlastník procesu odejde z firmy? Mít záložní plán není na škodu.

7. Měřte, vyhodnocujte, upravujte

Plán není tesaný do kamene. Je to živý dokument. Sledujte KPI, sbírejte zpětnou vazbu a upravujte. Vždy ale změny trasujte, jinak se z plánu stane skicák, na který si každý čmárá dle libosti.

A ještě jedna věc: vyplatí se sjednotit i formát akčního plánu, aby bylo jasné, jak má dokument vypadat, co přesně obsahuje a jak se v něm lidé mají orientovat. Ušetří to čas a eliminuje chaos při jeho používání.

Tip: Když máte akční plán na zlepšení onboardingu, vyplatí se mít proces pod kontrolou v HRIS. V onboardingových šablonách a checklistech od Sloneek snadno nastavíte kroky, odpovědnosti i termíny. Díky tomu víte, co se děje, kdo co plní a kde se proces zasekává a onboarding se konečně posouvá podle plánu.

Individuální akční plán

Individuální akční plán je osobní růstová roadmapa, která dá zaměstnanci konkrétní kuchařku. Žádné vágní rady typu chce to zapracovat na rozvoji. V talent managementu funguje skvěle. Zaměstnanec ví, co má udělat, co se od něj čeká a podle čeho pozná, že jde dopředu.

U juniorů nebo během adaptace nastaví plán a drží fokus tam, kde je potřeba makat. Člověk ví, co má zvládnout v prvních týdnech a co navazuje. Nemotá se mezi prioritami, čím asi tak začít. Zkrátka žádné hození do vody a plav.

A když někomu chybí některá kompetence nebo je jeho výkon pod požadovanou úrovní, sáhne se po individuálním plánu na zlepšení (z angl. personal improvement plan „PIP“). Jde o strukturovaný postup, který jasně popíše, co má dotyčný změnit, v jakém čase a podle čeho pozná, že se zlepšil.

Příklad: Jana jako nástupkyně na roli HR business partnera

Jana je v succession planningu vedená jako budoucí HR business partnerka. Má vysoký potenciál, umí komunikovat s manažery a přemýšlí strategicky. Její individuální akční plán může zahrnovat:

• převzetí menší divize jako hlavního HR kontaktu,
• přípravu analýzy fluktuace a prezentaci doporučení,
• účast na strategických poradách s aktivním HR vstupem,
• vedení menší změny v HR procesu,
• školení v konzultačních dovednostech a práci s daty.

 

Kde akční plán v HR mění plánování na výsledky

Akční plán se hodí všude, kde je potřeba něco změnit nebo vylepšit. Pomáhá přejít od slibů k akci. HR často plní funkci sběrny úkolů, které na něj hází všichni ze všech stran. O to víc je důležité nastavit si pořádek v agendě a prioritách.

HR oblast	Typická využití akčního plánu
Nábor a onboarding	Zavedení nové náborové strategie, zrychlení nástupu, redesign onboardingu
Rozvoj a vzdělávání	Vytvoření systému školení, mentoring programy, rozvoj leadershipu
Hodnocení a výkon	Změna systému hodnocení, pravidelný feedback, cílové rozhovory
Retence zaměstnanců	Snížení fluktuace, kariérní cesty, well-being programy
Digitalizace HR procesů	Zavádění HRIS systémů, automatizace, elektronické docházky
Kultura a hodnoty	Workshopy, týmové rituály, interní komunikace, ambasadoři hodnot
Diverzita a inkluze (DEI)	Školení, revize benefitů, zvýšení zastoupení různých skupin

Plánujte, ale hlavně konejte

Akční plán pomůže překlopit myšlenku v konkrétní výsledek a zajistí, že změna nezůstane ležet na poradě. Díky němu má HR jasnou cestu a není vnímáno jako oddělení, které to myslí dobře, ale nic nedotáhne.