Strategické HR metriky pro plánování pracovní síly

HR a management, dva kmeny, které mluví rozdílným jazykem. I když usilují o ten samý cíl, často si nerozumí a nechápou důležitost požadavků toho druhého. Každý má jiné priority, jiný pohled na realitu a jiný způsob argumentace. Přitom by mnohdy stačilo málo – začít mluvit jazykem druhého kmene. A právě s tím vám pomohou metriky pro plánování pracovní síly.

No, co si budeme. Management jazyk „měkkého“ HR nejspíš jen tak za svůj nevezme Takže je to na HR, aby začalo mluvit jazykem byznysu. Tedy aby dokázalo své požadavky a argumenty předložit jasně, srozumitelně a v číslech.

Co to bude stát? Jaká je návratnost? Co se stane, když nic neuděláme? Přesně na tyhle otázky chce managment jasné odpovědi. Dojmologie, intuice a „já si myslím“ tady nemají místo. Tahle hra je tvrdá a žádá si tvrdá data.

HR, které rozumí číslům, dokáže měřit dopad své práce, řídit sebe i ostatní a vyjednávat. Let’s start the new era of data-driven HR.

Plánování pracovní síly jako základ HR strategie

Když se vás někdo zeptá: Kolik máte lidí? Na jakých pozicích? Co budou dělat příští rok? Budete nabírat, nebo škrtat? Kolik máte FTE? — odpovíte do dvou minut, nebo vás čeká týden lepení tabulek, prosby o data a kolečko s managementem?

Ani jedna varianta není správně. Jasný přehled o aktuálním stavu by měl být k dispozici hned (do těch dvou minut). Co se ale týká plánování pracovní síly (z angl. workforce planning), je třeba jít víc do hloubky. HR společně s vedením si musí položit pár zásadních otázek:

• Kde jsme teď? Máme přehled o aktuálním stavu lidí, rolí, dovedností, věkového složení a nákladů?
• Kam míříme? Známe firemní strategii a co pro její naplnění potřebujeme?
• Co nám chybí? Potřebujeme víc lidí? Nové kompetence? Máme je uvnitř, nebo je budeme hledat venku?

Tato gap analýza odhalí rozdíly mezi realitou a kýženým cílem. A přesně ty se pak řeší náborem, rozvojem nebo třeba změnou struktury.

Klíčové metriky pro plánování pracovní síly

Jak se ale k těm číslům dostat a nestrávit na tom mládí? Základem je kvalitní HRIS, který umí vytvářet reporty. Pak se můžete pustit do jednotlivých metrik a těch je v HR fakt spousta. Pro plánování pracovní síly, ale doporučuji mít v hledáčku následujících deset.

Headcount a FTE

Co měří: Kolik máte lidí (HC) a kolik z toho je reálná pracovní kapacita přepočtená na plný úvazek (FTE).

Ve workforce planningu: Základní stavební kámen. Díky těmto dvěma číslům víte, s čím opravdu pracujete. Kolik hlav je jedna věc, ale co ty úvazky? Pomáhají hlídat kapacity, plánovat rozpočty a porovnat, co je dnes a co bude zítra potřeba.

Míra fluktuace (Turnover rate)

Co měří: Podíl lidí, kteří firmu opustili během určitého období. Zahrnuje všechny odchody, jak dobrovolné, tak i ty nedobrovolné.

Ve workforce planningu: Pomáhá odhadnout, kolik nových lidí bude potřeba najít. Bez ní snadno podstřelíte nábor a přeceníte kapacity. Fluktuace je základní vstup do plánování, když nevíte, kolik lidí ztrácíte, těžko můžete chystat posily.

Retention rate

Co měří: Podíl lidí, kteří ve firmě zůstali. Většinou se měří za rok, ale smysl dává i kvartální sledování.

Ve workforce planningu: Ukazuje, jak stabilní je tým a kolik lidí s vámi pravděpodobně zůstane i do dalšího období. Pomáhá cílit retenční aktivity, chystat plány nástupnictví a řešit včas obsazení klíčových míst.

Time to hire

Co měří: Průměrný počet dní od zveřejnění pozice po přijetí kandidáta.

Ve workforce planningu: Pomáhá správně načasovat nábor. Když víte, že nábor trvá dva měsíce, nezačnete shánět lidi týden před spuštěním nové služby. Metrika ukazuje, jak pružně HR reaguje na potřeby firmy.

Tip: Když plánujete workforce, klíčová je nejen kapacita, ale i rychlost a cena náboru. Metriky jako time to hire nebo cost per hire vám v ATS od Sloneek ukážou, jak efektivní váš nábor skutečně je. Díky tomu dokážete přesněji plánovat, kdy a za kolik obsadíte nové role, bez odhadů a improvizace.

Cost per hire

Co měří: Průměrné náklady na obsazení jedné pozice. Včetně inzerce, nástrojů, náborových agentur, ale i času interních lidí.

Ve workforce planningu: Pomáhá sestavit náborový rozpočet a vyhodnotit efektivitu jednotlivých náborových kanálů. Je to číslo, které chce slyšet i CFO.

Interní mobilita

Co měří: Podíl zaměstnanců, kteří v určitém období změnili roli uvnitř firmy. Může jít o přestup do jiného týmu, povýšení nebo jinou interní změnu pozice.

Ve workforce planningu: Ukazuje, jak dobře dokážete pracovat s vlastním potenciálem. Pomáhá snížit závislost na externích zdrojích a zlepšuje nástupnictví.

Skills gap

Co měří: Poměr mezi požadovanými a skutečně dostupnými dovednostmi v týmu.

Ve workforce planningu: Pomáhá určit, jaké dovednosti v týmu / firmě chybí, kam dává smysl nabírat nové lidi, kdy se vyplatí investovat do vzdělávání a rozvoje a jak využít potenciál, který už ve firmě máte. Díky tomu se na výpadky kompetencí připravíte dřív, než se projeví.

Revenue per employee

Co měří: Kolik tržeb v průměru připadá na jednoho zaměstnance. Nejčastěji se počítá jako celkový výnos firmy dělený počtem FTE. V některých případech se sleduje i produktivita podle odpracovaných hodin.

Ve workforce planningu: Tahle metrika pomáhá zjistit, jestli růst týmu skutečně přináší vyšší výkon, nebo jen bobtnají náklady. Skvěle se hodí pro budgetování i srovnání s trhem. Pokud počet lidí roste, ale výnosy zůstávají, něco je špatně.

Náklady na pracovní sílu vůči tržbám

Co měří: Poměr všech personálních nákladů (mzdy, odvody, benefity) k celkovým tržbám firmy. Ukazuje, kolik procent výnosů padne na lidi. Čím je číslo vyšší, tím víc pozornosti si žádá efektivita týmu.

Ve workforce planningu: Tuhle metriku má rád každý CFO. Pomáhá řídit návratnost investic do lidí, plánovat rozpočty a včas poznat, jestli je růst týmu ještě zdravý, nebo už naráží na limity.

Engagement rate

Co měří: Jak moc jsou lidé zapojení, motivovaní a loajální. Obvykle přes průzkumy nebo index eNPS.

Ve workforce planningu: Engagement ukazuje, jestli máte v týmu nejen hlavy, ale i chuť se zapojit. Pomáhá odhalit, kde to jede a kde už lidi jen přežívají pracovní týden. Pokud tým ztrácí smysl nebo motivaci, plány zůstanou v Excelu a KPI se nikam neposunou. Tahle metrika vám včas napoví, kde je třeba jednat a kde může nastat brzy problém.

💡Tip: Další příklady metrik najdete v článku 6 HR analytických metrik pro rozhodování

Jak metriky zavést do praxe a neztratit se v datech

V HRISu najdete spousta dat, ale ne všechno musíte hned analyzovat. Vyberte si 3 až 5 metrik, které odpovídají tomu, co právě řešíte. Když nabíráte, sledujte headcount a cost per hire. Když stabilizujete tým, zaměřte se na engagement a produktivitu. Každý ukazatel musí mít jasný důvod. Potřebujete vědět, co sledujete, proč a co s tím dál. Je jasné, že u strategického plánování musíte hledět na více proměnných a sledovat, jak spolu souvisí. Ale nemá smysl se topit v datech, která jen zabírají místo v reportu a nikdo s nimi nehne.

👉 Mrkněte na HR analytics od Sloneek, jak chytře s analytickými nástroji v HRIS pracovat.

Data jsou nový jazyk HR

Zapomeňte na to, že čísla jsou doménou finančáků a že vy, HRisti, se zabýváte jinými záležitostmi. Když HR pracuje s daty chytře, dokáže mluvit k CFO i CEO tak, že u toho získá jejich respekt a pozornost. Metriky pro plánování pracovní síly jsou pro ně snadno uchopitelné a srozumitelné, na rozdíl od abstraktních pojmů jako angažovanost, pocity, nálada…

Data-driven HR je nezbytnost, pokud má být vnímáno jako strategický partner byznysu, a ne jako místní roztleskávačka dobré nálady, která řeší smlouvy a funguje jen jako podpůrné oddělení. HR přestává být supportním oddělením a stává se rovnocenným partnerem vedení.

💡Tip: Jak ho zvládnout? Mrkněte na e-book HR strategie jako nutnost, ne luxus.