Jak digitalizovat HR a neztratit duši firmy

Srp 20, 2025 8 min čtení

Když se mluví o digitalizaci HR, většina lidí si představí efektivitu, automatizaci… a možná i trochu strach. Strach, že technologie odosobní naši práci. Že HR ztratí lidský dotek. Že onboarding bude už jen klikání v systému a že kandidát se už nikdy nepotká s živým člověkem.

Ale pojďme si dát ruku na srdce: Kolik procesů, které digitalizované nejsou, působí lidsky? Kolikrát jste zažili onboarding, který nebyl o kultuře, ale o šesti excelových tabulkách, deseti internetových školeních a BOZP prezentaci, ze které jste si odnesli hlavně únavu?

Realita je taková, že lidskost se neztrácí digitalizací. Lidskost se ztrácí, když zapomeneme, proč procesy vůbec děláme.

A právě proto digitalizace nemusí být hrozbou. Může být příležitostí. Uvolní nám ruce od rutiny a umožní konečně věnovat čas tam, kde technologie nikdy nenahradí člověka: kultuře, vztahům a péči o lidi.

Technologie nejsou protivníci kultury

Na první pohled to tak ale může vypadat. Kultura je o lidech, emocích, vztazích.
Technologie je o procesech, datech a efektivitě.
Na jedné straně něco teplého a živého, na druhé straně něco, co působí chladně a strojově.

Jenže tohle je falešné dilema. Technologie a kultura nestojí proti sobě, ale mohou se skvěle doplňovat.

Bez kultury se i ten nejmodernější nástroj změní jen v další „to-do systém“, který lidé používají proto, že musí, ne proto, že jim pomáhá. A ještě k tomu se strachem, že je něco takového časem nahradí nebo s pocitem, že jejich práce už nedává vůbec žádný smysl.
Bez technologií kultura často zůstane jen na plakátu – krásná slova, ale v praxi uvíznutá v šesti tabulkách, nekonečných mailech a chaotických procesech.

Technologie mají HR odlehčit, ne odlidštit. Jejich smyslem je vytvořit prostor, ve kterém máme víc času na opravdové věci – na rozhovory s lidmi, na podporu manažerů, na rozvoj vztahů. To chce ovšem spoustu práce ze strany HR a managementu.

Když onboarding probíhá přes moderní nástroj, neznamená to, že nováček nedostane osobní podporu. Znamená to, že nemusí podepisovat deset papírů a my s ním můžeme trávit čas tam, kde to dává smysl: třeba představit mu tým, vysvětlit firemní hodnoty nebo mu dát prostor sdílet svoje očekávání.

Proto říkám: technologie nejsou náhradou kultury. Jsou jejím zesilovačem.

Jak začít: 5 pravidel pro digitalizaci HR

Pokud bych měla shrnout základní principy, kterých by se firmy měly držet, pak jsou to tyto:

Začněte strategií, ne nástrojem.
Digitalizace musí být součástí HR strategie a podporovat i dlouhodobé business cíle. Není to o tom zavést software, protože to dělají všichni, ale o tom, co nám pomůže naplnit vizi firmy. Bez vize vám to navíc lidi nebudou věřit, potřebují jasně vědět proč a kam digitalizace nebo automatizace ve firmě směřují.
Mějte jasnou vizi HR.
Pokud HR samo neví, kam směřuje, digitalizace se promění v sérii náhodných kroků. Vize musí definovat, jak chceme působit na kandidáty, jaký tone of voice používáme v employer brandingu, koho chceme přitahovat. Říkáme, že jsme vztahově založená firma a záleží nám na tom, abychom měli “people touch” od prvního momentu? V tom případě pro nás asi není ideální, aby za nás kandidáty pohovorovala AI.
Zapojujte lidi od začátku.
Digitalizace nesmí být „něco, co HR spustí a pak pošle mailem“. Zaměstnanci i manažeři musí chápat přínosy, a hlavně – mít možnost ovlivnit, jak digitalizace posune jejich práci.
Filtrujte přes hodnoty.
Každý nový proces či nástroj by měl obstát v otázce: „Jak nám pomůže víc žít naše firemní hodnoty? Nejde proti nim?“
Komunikujte, co se lidem uvolní.
Největší obavy vznikají tam, kde mají lidé pocit, že digitalizace jim „bere práci“. Vysvětlete, že jim bere jen rutinu a uvolňuje ruce k tomu, co je důležitější a smysluplnější.

Filtrujte přes hodnoty

Jedna z největších pastí digitalizace je, že se zaměříme jen na efektivitu. Jenže HR není logistika – u nás se počítá i jak věci děláme, nejen jak rychle.

Proto je podle mě zásadní filtrovat každý krok digitalizace přes firemní hodnoty. V Easy to děláme tak, že si u každého nástroje nebo procesu, který chceme digitalizovat nebo automatizovat pokládáme otázky:

Responsible Freedom – Podporuje digitalizace to, aby lidé měli víc autonomie a zároveň byli schopni nést odpovědnost? Nebo je to naopak jen další kontrolní mechanismus?
Easy Fellowship – Přibližuje nás nástroj k tomu, abychom byli partneři, ne jen „kolegové“? Umožňuje sdílet, komunikovat, posilovat vztahy?
Next Level – Otevírá digitalizace prostor pro růst a posun? Například že se HR nebo manažeři mohou věnovat rozvoji lidí místo papírování?
Order & Harmony – Vnáší proces víc struktury a přehlednosti? Nebo naopak přidává další chaos do už tak složitého workflow?
Easy Cares – Cítí lidé díky digitalizaci, že se o ně firma stará, že jim proces usnadňuje život? Nebo mají pocit, že jde hlavně o úsporu nákladů?

Tyhle otázky jsou univerzální, může si je položit každá firma, i když nemá stejné hodnoty. Důležité je mít svůj vlastní filtr, který zaručí, že digitalizace nebude v rozporu s tím, čím firma opravdu je.

Proto doporučuju:

Začněte tím, že si hodnoty pojmenujete v praxi – ne jako slogany na webu, ale jako konkrétní principy.
Používejte je při rozhodování – u každého nového nástroje si dejte check: podporuje to naše hodnoty, nebo jde proti nim?
Sdílejte to s týmem – vysvětlete lidem, proč jste něco vybrali. Ne proto, že je to „nejlevnější na trhu“, ale proto, že to zapadá do toho, jak fungujete.

Zapojení týmů: klíč k úspěšné digitalizaci

Digitalizace nebude nikdy úspěšná, pokud ji HR nebo vedení „nařídí shora“. Technologie, které lidem práci nezjednoduší, ale naopak zkomplikují, skončí v šuplíku.

Proto jsme v Easy zvolili cestu, která se nám osvědčila: digitalizaci jsme začali s týmy, ne mimo ně.

AI canvas workshopy

Každý tým si prošel tzv. AI canvas workshopem:

Snili jsme – kdybyste byli jako Harry Potter a mohli byste si vyčarovat zjednodušení práce, o jakou oblast by se jednalo?
Šli jsme do reality – popsali si workflow, které denně řeší.
Prioritizovali – vybrali, co má největší dopad. Proto jsem na začátku článku zdůrazňovala potřebu vize a strategie. Bez nich prioritizace nejsme schopni.
Use stories – konkrétní zadání putovala dál k realizaci.

Díky tomu měli lidé pocit, že digitalizace vychází z jejich potřeb, ne z rozhodnutí někoho jiného. Navrhli si jitotiž sami.

Ambasadory místo „nadšenců“

Každý tým by měl mít svého ambasadora.ěkoho, kdo skutečně rozumí práci kolegů a umí vysvětlit, co digitalizace přinese. Ne univerzálního „AI nadšence“, ale respektovaného člověka zevnitř týmu.

Komunikace přínosů

Velký rozdíl dělá i jazyk, jakým digitalizaci vysvětlujeme. Ne „automatizujeme, abychom ušetřili čas“, ale:

„Díky tomu se zbavíš rutiny.“
„Budeš mít prostor na práci, která tě baví.“
„Nebudeš muset trávit hodiny v excelu, ale můžeš se soustředit na lidi.“

Taková komunikace pomáhá lidem vidět, že digitalizace není hrozba, ale příležitost.

Nejčastější chyby při digitalizaci HR

Digitalizace bez strategie – nástroj je, ale nikdo neví, proč.
Ignorování hodnot – procesy jdou proti kultuře firmy.
HR rozhoduje samo – bez zapojení manažerů a zaměstnanců.
Slabá komunikace – lidé nechápou, co jim digitalizace přinese.

3 tipy, které můžete udělat hned

Položte si otázku: Jak tenhle nástroj pomůže posílit vztahy a důvěru?
Zapojte tým – udělejte mini workshop a zeptejte se lidí, co by jim nejvíc ušetřilo čas.
Začněte malým krokem – třeba digitální podpisy nebo automatizace jednoho jednoduchého procesu. Je potřeba, aby na začátku lidi vnímali okamžitý přínos nebo hotovou automatizaci/digitalizaci a získávali tím důvěru.

Digitalizace neznamená dehumanizaci

Digitalizace HR není o rychlosti za každou cenu. Je to o tom, jak díky technologiím posílit kulturu, hodnoty a vztahy ve firmě.

Pokud ji stavíme na strategii, hodnotách a zapojení lidí, pak technologie nejsou hrozbou, ale partnerem. Pomáhají nám zbavit se rutiny a soustředit se na to, co je v HR skutečně důležité, a tona lidi.