ATS vs. CRM: Dvojka, která dá náboru řád

Možná si to nechceme přiznat nahlas, ale nábor často vypadá jako improvizovaný jazz: každý hraje podle svého, noty se někde ztratily, a když už konečně najdeme ideálního kandidáta, není kde ho zapsat. Zní to povědomě? V tom případě je načase se seznámit s nástroji, které nábor nejen zrychlí, ale taky vám konečně dají systém: ATS a CRM.

Tyhle dvě zkratky jsou základní výbavou každého moderního HR týmu. Jeden slouží jako motor vašeho výběrového řízení. Druhý jako náborový marketing. A společně tvoří nábor, který je nejen rychlý, ale hlavně chytrý.

ATS vs. CRM – kde je rozdíl?

ATS neboli Applicant Tracking System, vám umožní snadno spravovat reakce na inzeráty, třídit životopisy, plánovat pohovory a automatizovat komunikaci s uchazeči. Zkrátka – když hledáte člověka na konkrétní pozici, ATS je systém, který vám pomůže celý výběrový proces zorganizovat a zrychlit. Pracuje s kandidáty, kteří se aktivně přihlásili.

CRM, Candidate Relationship Management, naopak slouží k dlouhodobé péči o kandidáty, kteří se (zatím) nikam nehlásí. Je to v podstatě databáze zajímavých kandidátů, které můžete oslovit s konkrétní nabídkou. Mezitím si s nimi tvoříte vztah, nebo jak někdy my HRisti říkáme – přihříváme si je, aby o naší firmě věděli a věděli, že jsou pro nás zajímaví. Posíláme třeba přes newslettery, pozvánky na eventy, nebo právě pracovní nabídky. Budujete si tak vlastní talent pool, do něhož můžete hned sáhnout, aniž byste museli řešit inzerci od nuly.

Kombinace CRM a ATS přitom podle studií zkracuje time-to-hire až o 60 % a kandidáti přijatí tímto způsobem zůstávají ve firmě o 40 % déle.

 Možná to lépe ukážu na příkladu HRky Marty, která obsazuje 2 pozice: účetní a Java developer.

• Účetní: Marta vystaví inzerci na kariérní stránky a inzertní portály, které má přes API propojené s interním ATSdo ATS jí přijde 125 životopisů. Systém je automaticky setřídí podle klíčových slov a Marta během deseti minut vyfiltruje top 10. Těm pošle test, ostatním systém odešle zamítnutí. Kandidát, který uspěje, je následně převeden do onboardingového modu, a to bez ručního přepisování.
• Java developer: Marta musí nabrat dalšího developera a rozšířit tak tým vývojářů. Lidé z IT se nehledají snadno, nábor bývá zdlouhavý a kandidáti si dost pečlivě vybírají, jestli a kam nastoupí. Navíc na inzerci skoro nereagují. V interní databázi (CRM) má 300 pasivních kandidátů, kteří by se na roli mohli hodit. Kontakty sbírá již několik let, např. z minulých výběrek a meet-upů. Vyfiltruje je pomocí tagů a pošle personalizovaný e-mail. Do tří dnů má pět relevantních reakcí. Bez jediné koruny za inzerci.

Pozor na GDPR

Z pohledu ochrany osobních údajů je rozdíl mezi ATS a CRM zásadní. V obou případech ale platí: bez transparentní komunikace s kandidátem se dnes HR neobejde.

U ATS se sice často pracuje s právním titulem „oprávněný zájem“ nebo „plnění smlouvy“, ale i tak platí, že kandidát musí být už při přihlášce jasně informován, jak budou jeho data zpracována, na jak dlouho a za jakým účelem. Ideální je, pokud přihláška obsahuje checkbox se souhlasem a odkaz na zásady zpracování osobních údajů. Bez toho je celý proces rizikový – i když se jedná o výběrové řízení.

Po skončení výběrka byste měli osobní data:

• anonymizovat (například kvůli statistice),
• nebo smazat, pokud nemáte výslovný souhlas s jejich dalším uchováním.

U CRM je situace přísnější. Kandidát se sám nikam nehlásil, proto musíte mít aktivní a doložitelný souhlas se zpracováním jeho údajů, typicky na dobu 1–2 let. Souhlas musí být:

• dobrovolný (žádné vynucené checkboxy),
• informovaný (jasné vysvětlení, co se bude dít),
• časově omezený a kdykoliv odvolatelný.

 Sloneek je připraven. V modulu Talent Pool můžete u každého kandidáta evidovat výslovný souhlas se zpracováním dat, a to s časovým omezením až na 60 měsíců. Systém vás automaticky upozorní na blížící se expiraci a umožní jednoduchou anonymizaci. Všechny operace jsou navíc zaznamenané v auditní stopě, což zajišťuje plnou dohledatelnost a GDPR soulad.

Tabulka rozdílů ATS a CRM

Jak s ATS a CRM pracovat v praxi?

ATS je ideální v situaci, kdy potřebujete obsadit konkrétní pozici rychle, bez chaosu a s přehledným systémem. V ATS od Sloneek si během několika minut vytvoříte novou pozici, spustíte sběr životopisů a systém vám pomůže automaticky vytřídit a komunikovat s kandidáty. Díky integraci onboardingového modulu navíc nový kolega přejde rovnou do systému, kde řeší dokumenty, přístupy i adaptační proces. Vše na jednom místě a bez duplicit.

CRM naopak využijete hlavně v těch případech, kdy hledáte dlouhodobou strategii. Například v IT náboru, kde kvalitní kandidáti nereagují na inzeráty, ale musíte si je získat a to je většinou běh na dlouhou trať. Postupně si tvořit vlastní talent pool potenciálně zajímavých kandidátů na těžce obsaditelné role nebo strategické role je esenciální pro úspěšný nábor těchto pozic. Můžete si je poté v CRM označit podle dovedností, zkušeností, lokality a kdykoliv je oslovíte s relevantní nabídkou.

A kde v tom všem je Sloneek?

Sloneek vám nabízí plně funkční ATS modul, se kterým zvládnete:

• inzerci pozic a sběr životopisů,
• automatizaci komunikace,
• AI hodnocení kandidátů,
• napojení na onboarding,
• GDPR-ready proces anonymizace.

V našem ATS Sloneek si během několika minut vytvoříte novou pozici, spustíte sběr životopisů a systém vám pomůže automaticky vytřídit a komunikovat s kandidáty.

86 % HR profesionálů uvádí, že se jim díky ATS systémům výrazně zrychlil nábor. Navíc si ve Sloneek můžete vybudovat vlastní Talent Pool. S výslovným souhlasem kandidáta, tagy, poznámkami i ikonou expirace souhlasu. Pro základní CRM to bohatě stačí.

Tipy pro HR, které chtějí dělat nábor chytřeji

Nečekejte, až kandidáti zaklepou. Buďte připraveni.

1. V ATS automatizujte vše, co jde – odpovědi, třídění, komunikaci.
2. V CRM si značte, koho jste kdy potkali. I pokud teď nejsou relevantní.
3. Sbírejte souhlasy transparentně a sledujte jejich expiraci.
4. Pracujte s vlastní databází místo drahé inzerce.
5. Propojte ATS a onboarding – ušetříte si přepisování a ruční práci.

I taková drobnost, jako je dobře vedený CRM s expirací souhlasů, vám může ušetřit desítky minut týdně a případně i nějaký ten průšvih s GDPR. A to fakt řešit nechcete.

Kdo, kdy, co potřebuje?

• Startup s pár pozicemi ročně si vystačí s ATS.
• Rychle rostoucí firma by měla CRM zavést co nejdřív.
• IT nábor? Bez CRM už dnes skoro nejde.
• A pokud vám záleží na značce zaměstnavatele, CRM je váš hlavní nástroj pro budování vztahu s kandidáty ještě předtím, než se sami přihlásí.

A co vy? Máte v náboru systém, nebo improvizujete?

Možná jste si při čtení říkali „Tohle by nám fakt ulehčilo život.“ A máte pravdu. ATS a CRM jsou nástroje, které vám pomůžou dělat nábor rychleji, efektivněji a přehledněji.

Pokud ještě ATS nemáte, nebo s tím současným nejste spokojení, mrkněte na ten náš.
Sloneek vám pomůže nastavit nábor tak, aby vám ušetřil spoustu času a nervů. Díky chytré automatizaci a AI asistentům zvládnete rutinní úkoly levou zadní a můžete se naplno soustředit na samotný výběr toho pravého člověka do týmu.

Pokud se na nábor podíváte strategicky a s dlouhodobou perspektivou, už nikdy nebudete muset říkat, že nejsou lidi. Kvalitní kandidáti tu jsou, jen nesmíte čekat, že sami zaklepou.