Panattoni Europe je jedním z největších developerů průmyslových a logistických nemovitostí v Evropě. Lokální HR tým spravuje zaměstnance ve třech českých entitách a jedné slovenské, přičemž firma funguje v kombinaci interních týmů a externích spolupracovníků. Tento model klade vysoké nároky na přehlednost HR procesů, správu dokumentace a evidenci docházky napříč různými formami spolupráce.
HR v Panattoni
Jedním z charakteristických rysů Panattoni je výplata mezd dopředu, tedy za aktuální měsíc ještě v jeho průběhu. To výrazně zvyšuje nároky na přesnost a aktuálnost dat, protože každá chyba v docházce nebo dokumentech se promítá okamžitě do finančních výstupů.
HR tým přitom spravoval informace o zaměstnancích, jejich docházce, finančních podmínkách i dokumentech na různých místech a v různých formátech. Komunikace probíhala převážně e-mailem, kde se důležité informace snadno ztrácely a práce s aktuální verzí dokumentů nebyla nijak zajištěna.
Výzvy před zavedením systému
Největším problémem byla roztříštěnost HR dat. Informace o zaměstnancích, jejich docházce, finančních podmínkách i dokumentech byly uložené na různých místech, například na interních discích, v Excelových souborech a Word dokumentech. Propojení mezi nimi neexistovalo.
Kritickým bodem byl manuální systém evidence docházky a tvorby docházkových reportů. Zaměstnanci vyplňovali docházku v Excelu, schvaloval ji nadřízený, HR ji kontrolovalo a přepisovalo do souhrnného reportu pro mzdovou účtárnu. Data se manuálně filtrovala, kontrolovaly se aktivity i absence a celý proces dokázal zabrat celý pracovní den.
Významnou slabinou byla také absence jednotného systému pro oběh interní HR dokumentace. Každodenní realitou byla intenzivní e-mailová komunikace kolem mezd, osobních dokumentů a jejich aktuálního stavu, což zvyšovalo riziko chyb a vyvolávalo frustraci zaměstnanců, manažerů i HR týmu.
Velká část času HR i manažerů tak byla věnována operativě místo rozvojových a strategických aktivit.
Implementace Sloneek
Implementace probíhala v úzké spolupráci s celým týmem Sloneek a nebyla jednoduchá. Centrální IT v Polsku mělo specifické bezpečnostní požadavky, včetně provozu v single-tenant prostředí. Sloneek v té době procházel procesem ISO certifikace v oblasti GDPR a zároveň připravoval řešení na míru. Tato předimplementační fáze vyžadovala delší jednání a sladění očekávání ze všech stran.
Jakmile bylo finální řešení odsouhlaseno, samotná implementace proběhla rychle, a to v řádu nižších jednotek týdnů. Přínos byl patrný poměrně brzy, v některých oblastech prakticky ihned, například u evidence, reportingu aktivit a absencí.
„Velmi oceňujeme profesionalitu, trpělivost a ochotu týmu Sloneek při komunikaci s naším IT oddělením. Po celou dobu nám byli k dispozici, pomáhali hledat řešení na míru a skutečně se zajímali o naše specifické potřeby. Vzhledem k našemu specifickému fungování jsme se se Sloneekem do určité míry učili navzájem.“ – líčí Šárka Svobodová, HR Director z Panattoni.
Jak Sloneek pomohl
Sloneek se stal nástrojem každodenní potřeby pro HR, manažery i samotné zaměstnance. Nejintenzivněji jsou využívány moduly pro přehled absencí a aktivit, reporty a správu dokumentů.
Díky centralizaci dat mají dnes všichni přístup ke stejným informacím ve stejný čas. Zaměstnanci sledují svou docházku a dovolené, manažeři kontrolují přehledy napříč týmy, HR generuje reporty pro mzdovou účtárnu v řádu minut.
Zásadní je také posun v oblasti dokumentů od předávacích protokolů a interních směrnic až po řízený oběh dokumentace a prokazatelné seznámení zaměstnanců s interními pravidly.
Sloneek navíc usnadňuje přípravu na pravidelné interní audity HR procesů (například ze strany BDO) i plnění reportingových povinností pro statistiky jako JMHZ. Možnost vytvářet vlastní pole výrazně zjednoduší sběr a reporting dat do budoucna.
„Docházka, onboarding a práce s dokumenty jsou oblasti, které bychom si dnes už nedokázali představit řešit jiným způsobem.“
Výsledky spolupráce
Zavedení Sloneeku přineslo měřitelné zlepšení napříč HR agendou.
Zpracování docházkových reportů se zkrátilo z celého pracovního dne na desítky minut. Celková úspora dosahuje odhadem čtvrtiny pracovního dne každý den, přibližně dvě hodiny denně. S postupným rozšiřováním využití systému Panattoni očekává ještě výraznější efektivitu.
Sloneek výrazně snižuje chybovost, zlepšuje přehlednost dat a zajišťuje lepší připravenost na audity a compliance. Centralizace dokumentů a informací o zaměstnancích znamená, že vše je přehledně na jednom místě. Auditní procesy jsou tak výrazně jednodušší a rychlejší.
Čas ušetřený na to, na čem záleží
S odpadnutím rutinní administrativy se HR tým může více soustředit na strategické aktivity, jako je employer branding, efektivní nábor, získávání talentů a rozvoj zaměstnanců. Výsledkem je mimo jiné celoroční rozvojový program Manažerské akademie, jehož druhý ročník Panattoni právě realizuje.
Na programu je také systematické nastavení kompetenčních modelů a KPI. Jedná se o oblasti, na které má HR tým díky Sloneeku konečně prostor.
Srovnání a výběr HR systému
Rozhodnutí o výběru softwaru Sloneek vzešlo primárně z identifikace potřeb HR, ale klíčovou roli sehrála i otevřenost vedení a schopnost HR argumentovat byznysovým jazykem. Do rozhodování se zapojili CEO i CFO, pro které byl hlavním faktorem výhled úspory kapacit díky automatizaci HR procesů s přímým dopadem na strategické aktivity podporující růst firmy.
Doporučení pro ostatní firmy
Podle Panattoni je přínos Sloneeku nejlépe vidět v každodenní práci. Ne v jedné konkrétní funkci, ale v tom, jak vše funguje dohromady. Systém přináší řád, přehled a úsporu času napříč celou HR agendou.
