Vytýkací dopis: Co musí HR zvládnout, aby proces obstál u soudu i v praxi

Už jste zaměstnance opakovaně upozornili na stejnou chybu? Výkon pořád padá, i když dostal prostor na zlepšení? Nebo jeho chování na pracovišti dávno překročilo únosnou mez? V takové chvíli už nestačí domluva. Je čas sáhnout po oficiálním kroku: vytýkacím dopisu, nebo lidově vytýkačce. Nebývá to příjemné, ale dává zaměstnavateli jasný rámec, jak situaci řešit férově a v souladu se zákoníkem práce.

Co je vytýkací dopis

Vytýkací dopis přichází ve chvíli, kdy nadřízenému zkrátka už dojde trpělivost. Zaměstnanec opakovaně dělá stejnou chybu, nereaguje na domluvy a běžná upozornění už nemají žádný účinek. V tu chvíli nastane ten nepříjemný, avšak nutný krok v podobě vytýkacího dopisu.

Vytýkací dopis říká naplno, že problém skutečně existuje, že potřebuje konkrétní změnu a že případná výpověď není sci-fi. Jasně popisuje, co se děje, proč je to problém a co se má změnit. Zároveň dává zaměstnanci férovou šanci situaci zlepšit. Když zaměstnanec své chování nebo výkon zlepší, proces končí. Když ne, vytýkačka vytváří pevný základ pro ukončení pracovního poměru.

Kdo má vytýkací dopis psát a proč proces vede HR

Manažeři by se do psaní vytýkačky rozhodně neměli pouštět sami. Takový dopis by měl být napsán profesionálně, bez emocí a domněnek, jen čistá fakta. HR má od situace jistý odstup a ví, jak správně vytýkací dopis sestavit, aby obsahoval vše podstatné a nebyl zde prostor pro dojmologii.

Jak má vytýkací dopis vypadat

Ve vytýkačce běžte rovnou k jádru problému. Vytýkací dopis musí být srozumitelný všem a musí jasně říkat, v čem nastalo pochybení nebo proč je výkon nedostatečný.

Povinné náležitosti:

• konkrétní popis pochybení
• kdy a kde k němu došlo
• kterou povinnost zaměstnanec porušil
• co má zaměstnanec změnit
• do kdy má situaci napravit
• u výkonu i informaci o tom, jakou podporu firma poskytla (doporučeno)
• jasné upozornění na možnost výpovědi
• podpis

Tip: Když výkon nebo chování zaměstnance začíná být problém, klíčová je dobrá dokumentace. Pomůže vám performance management v Sloneek, kde máte historii hodnocení, cíle, zpětnou vazbu i podpůrné kroky přehledně na jednom místě. Díky tomu máte podklady pro rozhodování i férové jednání se zaměstnancem vždy po ruce.

Předání dopisu

Vytýkací dopis musíte předat zaměstnanci do vlastních rukou. Takže žádné posílání po kolegovi ani nechání dopisu na jeho pracovním stole. Domluvte si krátkou schůzku. Ideálně jste u toho vy jako HR a nadřízený zaměstnance. Pokud to nejde, vezměte si svědka. Vyhnete se tak budoucímu „slovo proti slovu“ i podezření z nátlaku.

Dopis zaměstnanci předejte a požádejte ho o podpis převzetí. Když podpis odmítne, dopis mu pošlete poštou s dodejkou a doklad o doručení si uložte.

Jak pokračovat po předání dopisu

Po doručení vytýkacího dopisu běží zaměstnanci lhůta na nápravu. Jasně mu vysvětlete, co dopis znamená, co má konkrétně změnit a jaké mohou být následky, pokud to neudělá. U slabého výkonu můžete nabídnout podporu, například v podobě rozvojové aktivity pro získání relevantní kompetence.

Když se výkon nebo chování stabilně zlepší, jedině dobře a celou situaci můžete uzavřít. Pokud se nezlepší, je to relevantní důvod k ukončení pracovního poměru podle § 52 f zákoníku práce.

Vytýkací dopis má i svou „expiraci“. Pokud zaměstnanec seká latinu a po nějaké době (záleží na typu porušování povinností nebo nedostatečném výkonu) se jeho chování opět vrátí do starých kolejí, je třeba mu dát vytýkačku novou. Tu původní už jako podklad pro výpověď použít nemůžete.

Nezapomínejte, že smyslem vytýkacího dopisu je snaha o nápravu, nikoli trest. Cílem je vytvořit prostor, ve kterém může zaměstnanec pochopit očekávání a reálně na sobě zapracovat.

Kdy je vytýkací dopis neplatný

Vytýkací dopis stojí a padá na detailech. Stačí pár přešlapů a dokument, který měl chránit firmu, je jen cárem papíru. Manažer má tendenci přidat emoce, HR může zapomenout na nějakou důležitou náležitost dopisu, chybí data, podpis nebo důkaz o doručení. A doručení samo bývá paradoxně největší slabina, i když je to krok, který máte plně pod kontrolou.

Když je popis vágní, zaměstnanec později tvrdí, že „neví, o čem to celé bylo“. Když chybí svědek u předání, otevírá se prostor pro tvrdé konflikty u soudu.

Vytýkací dopis nebude mít právní relevanci, pokud mu chybí základní náležitosti.

Neobstojí, pokud:

• není konkrétní,
• neobsahuje upozornění na možnost výpovědi,
• nedává zaměstnanci reálný prostor na nápravu,
• nemáte důkaz o doručení do vlastních rukou.

Za jakých podmínek můžete dát po vytýkačce výpověď

Slabý výkon (§ 52 písm. f, Zákoníku práce)

Pokud zaměstnanec dlouhodobě nedává výkon, který jeho pozice potřebuje, a není to vinou zaměstnavatele, můžete uvažovat o výpovědi. Nejprve ale musíte splnit jednu zásadní podmínku: v posledních 12 měsících ho písemně upozornit, že výsledky nejsou v pořádku, co přesně je potřeba zlepšit a že může přijít výpověď. Současně mu dáte přiměřenou dobu na nápravu.

Když ani po této šanci výkon nesrovná, můžete výpověď použít. Jen pozor, platí to maximálně 12 měsíců od doručení vytýkacího dopisu. Potom už je dopis „prošlý“ a musíte vydat nový.

U výpovědi podle § 52 písm. f) zákoník práce odstupné nestanovuje, zaměstnanec na něj tedy zpravidla nemá nárok.

Soustavné méně závažné porušování povinností (§ 52 písm. g, Zákoník práce)

Tady hraje roli hlavně opakování. Nejčastěji jde o docházku, nerespektování pokynů nebo další drobnější porušování povinností. Aby mohla přijít výpověď, musí být splněno následující:

• zaměstnanec se takového porušení dopustil opakovaně (zpravidla alespoň třikrát a v podobné oblasti),
• v posledních 6 měsících byl písemně upozorněn, že další pochybení může vést k výpovědi,
• všechno máte zdokumentované a srozumitelně popsané.

Bez „čerstvého“ písemného upozornění v posledním půlroce výpověď podle § 52 g) neobstojí, ani kdyby byly chyby jinak zřejmé.

Závažné porušení povinností

Pokud zaměstnanec poruší povinnosti zásadním způsobem, vytýkací dopis nepotřebujete. Jde například o:

• neomluvenou absenci,
• práci pod vlivem,
• agresivní nebo nebezpečné chování,
• vědomé porušení bezpečnostních pravidel.

V takových situacích můžete jít rovnou k výpovědi nebo i k okamžitému zrušení pracovního poměru.

FAQ k vytýkacímu dopisu

Kolik vytýkacích dopisů skutečně potřebujete?

U slabého výkonu zpravidla pracujete jen s jedním dopisem s jasným očekáváním a lhůtou. U porušování povinností ale musíte prokázat opakování, takže v praxi počítáte se třemi pochybeními a minimálně jedním vytýkacím dopisem. Ideálně takovým, který je čerstvý a stojí na solidních faktech.

Musíte nejdřív použít ústní upozornění?

Nemusíte, zákon to nevyžaduje. Ale ústní upozornění často zabrání tomu, aby se věci zbytečně hrotily. Když si s někým sednete včas a pojmenujete problém na rovinu, může to ušetřit čas, papírování i nervy celému týmu.

Můžete vydat více vytýkacích dopisů?

Ano, a často je to i správně. Když řešíte různé oblasti chování nebo výkonu, je lepší mít k nim oddělené dokumenty. Pomůže to případně soudu i vám, protože celý proces máte přehledně rozkouskovaný podle typu problému.