Jak na onboarding dokumenty: co se podepisuje při nástupu do práce a proč

Lis 11, 2025 5 min čtení

Dobře zvládnuté onboarding dokumenty jsou zásádní pro udržení zaměstnanců – koneckonců, podle výzkumu Human Capital Institute až 20 % zaměstnaců „uteče“ během prvních 45 dnů v nové práci. Zaměstnavatel proto musí udělat dobrý dojem. K tomu patří i dobře připravený onboarding včetně všech dokumentů, kdy je jasné, co kdo podepisuje a proč. Co byste tedy měli mít pro nováčky připravené?

Pracovní smlouva (nebo DPP/DPČ) – základ všech onboarding dokumentů

Bez písemné smlouvy není pracovní poměr. Zákoník práce jasně říká, že pracovní smlouva musí být písemná a obsahovat tři podstatné náležitosti: druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Každá strana má dostat jedno vyhotovení. Zkušební dobu je nutné sjednat písemně nejpozději v den nástupu.

Pokud nejde o pracovní poměr, ale o dohodu, musí se písemně stanovit:

DPP – v dohodě musí být minimálně sjednaný druh práce a doba, na kterou se dohoda uzavírá (max. 300 hodin/rok).
DPČ – i tady je nutné uvést rozsah sjednané práce, dobu trvání dohody a navíc ještě rozsah pracovní doby.

Informace o obsahu pracovního poměru – když ve smlouvě není všechno

Pokud ve smlouvě nejsou všechny povinné údaje (např. rozvržení pracovní doby, dovolená, pravidla pro výpovědní dobu apod.), musí je zaměstnavatel předat nováčkovi písemně – a to nejpozději do 7 dnů od vzniku pracovního poměru. V praxi se to řeší „informačním listem“ při nástupu.

Mzdový výměr – když mzda není přímo ve smlouvě

Pokud výše mzdy (nebo způsob odměňování) není přímo ve smlouvě nebo ve vnitřním předpisu, vydává se při nástupu písemný mzdový výměr s údaji o odměňování a výplatě. Pokud je mzda uvedená ve výměru místo ve smlouvě, může ji zaměstnavatel měnit i jednostranně, bez souhlasu zaměstnance.

Prohlášení poplatníka daně („růžový formulář“)

Pokud chce zaměstnanec uplatňovat slevy na dani a různá daňová zvýhodnění (třeba pokud zároveň studuje), podepisuje u svého zaměstnavatele Prohlášení poplatníka (typicky do 30 dnů od nástupu), známe jako růžovka nebo růžový formulář.

BOZP/PO – potvrzení o školení a seznámení s riziky

Zaměstnavatel má povinnost zajistit školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a také školení o požární ochraně. Podle zákona musí být jasně stanovný obsah a pravidelnost školení. Kromě toho musí zaměstnavatel ověřovat znalosti, které zaměstnanci v kurzu získali, a vést dokumentaci (v praxi to znamená, že podepisujete zápis o proškolení). Podle povahy práce může zaměstnance čekat taky povinné školení pro řidiče nebo řidiče-referenty.

Dohoda o hmotné odpovědnosti – pokud dává smysl

U zaměstnanců na pokladnách, ve skladech nebo v případě majetku firmy, se kterým zaměstnanec osobně disponuje po celou dobu pracovního poměru, můžete využít dohodu o odpovědnosti. Ta musí být písemná a může ji podepsat jen zaměstnanec, kterému už bylo 18 let. Slouží ke krytí schodků při vyúčtování svěřených hodnot. Její podepsání má své opodstatnění: mění totiž standardní rozsah odpovědnosti zaměstnance.

Dohoda o práci na dálku (home office)

Pro práci na dálku je dnes nutná písemná dohoda – ta může být součástí pracovní smlouvy nebo samostatná. V takové dohodě dává smysl upravit místo práce, pracovní rozvrh, nástroje, bezpečnost i náhradu nákladů. Novinkou posledních let je taky možnost dohodnout se na paušální náhradě nákladů (elektřina, voda atd.) místo složitého výúčtovávání nákladů reálných. Výši paušálu určuje zvláštní vyhláška MPSV (pro rok 2025 je to 4,80 Kč/hod).

Při nástupu zpracovává zaměstnavatel osobní údaje pro účely smlouvy a splnění zákonných povinností (mzdy, odvody). Souhlas tedy zpravidla není od zaměstnanců potřeba, ale podle čl. 13 GDPR je nutné je informovat o tom, kdo údaje zpracovává, k jakým účelům, jak dlouho, jaká má zaměstnanec práva atd. V praxi to znamená, že spolu s dalšími nástupními dokumenty dostane nováček tzv. informační memorandum („privacy notice“).

Seznámení s vnitřními předpisy, pracovním řádem a IT pravidly

Zaměstnavatel má povinnost zaměstnance informovat o pracovních podmínkách; navíc je v jeho zájmu, aby nováčci potvrdili seznámení s pracovním řádem, docházkou, IT/bezpečnostními pravidly a dalšími směrnicemi (home office, služební cesty a další). Podpis o seznámení pak slouží jako doklad, že informace byly řádně předány.

NDA / konkurenční doložka / předávací protokoly

Tady už se nejedná o povinné dokumenty, ale v praxi se s nimi setkáte poměrně často, podle toho, o jaký druh práce jde.

Mlčenlivost (NDA): dává smysl u citlivých informací; dá se ošetřit i ve vnitřních předpisech nebo přímo ve smlouvě.
Konkurenční doložka: tu potkáte jen u některých typů pozic. Uzavírá se písemně, může trvat maximálně jeden rok a patří k ní taky povinnost vyplácet zaměsnanci každý měsíc kompenzaci ve výši minimálně poloviny průměrného měsíčního výdělku.
Předávací protokoly: sem patří potvrzení o převzetí notebooku, telefonu, přístupových karet a dalších věcí. Slouží k ochraně a inventuře firemního majetku a zajištění odpovědnosti.

Co tím firma získá

Přehledné nástupní dokumenty zrychlují adaptaci, snižují riziko sporů a chrání firmu i nováčka. Díky jasným smlouvám, včasnému informování a doložitelnému školení BOZP se firma vyhne pokutám a zbytečným nedorozuměním. Navíc platí, že čím méně nejasností má nově příchozí v prvních týdnech, tím rychleji se dostane do výkonu – onboarding včetně spojeného s ním papírování je tak investice do produktivity i reputace zaměstnavatele.