Onboarding Best Practices: Jak přilákat a udržet špičkové talenty

Přilákání a udržení špičkových talentů je jednou ze základních složek úspěšné organizace – stejně jako výběr nejlepšího onboardingového softwaru, který celý proces výrazně usnadňuje. Přečtěte si náš článek o „onboarding best practices“ a dosáhněte lepší retence i produktivity.

Podle výzkumu mohou organizace se silným onboardingovým procesem zvýšit udržení nových zaměstnanců o 82 % a produktivitu o více než 70 %.

To dokazuje, že ti nejlepší zaměstnanci mohou mít obrovský dopad, zatímco špatná volba může poškodit vaši pověst, ublížit vašemu hospodářskému výsledku, a nakonec ovlivnit celou vaši organizaci.

Když soutěžíte o ty nejlepší kandidáty, potřebujete mít nastavený špičkový onboardingový proces, ideálně podpořený HR onboardingovým softwarem nebo jiným nástrojem, který vše zjednoduší.

Důvod je jednoduchý – nároky vašich potenciálních zaměstnanců rostou. A navíc se pracovní trh stává konkurenceschopnějším.
Abychom vám pomohli přizpůsobit se současné realitě, tento blogový příspěvek se věnuje nejlepším postupům pro onboarding nového zaměstnance a získání špičkových talentů pro vaši firmu.

Důležitost efektivního onboardingu

Onboarding je proces začlenění nových zaměstnanců do pracovního prostředí a zajištění toho, aby byli schopni vykonávat svou práci co nejefektivněji a v co nejkratším čase.

Dobrý onboardingový program může novému zaměstnanci pomoci s mnoha věcmi, například:

• aby se cítil dobře ve svém novém prostředí,
• poskytnout odpovědi na jakékoli otázky, které může mít,
• poskytnout zaměstnancům zdroje, které potřebují k úspěchu a produktivitě.

Efektivní onboardingový program může mít zásadní dopad na to, jak rychle se noví zaměstnanci adaptují, a také na to, jak dlouho ve vaší firmě zůstanou.
Přes všechny výhody, které solidní onboarding může nabídnout, více než 80 % firem dnes stále nedokáže nové zaměstnance efektivně zaškolit. A pouze přibližně 1 z 10 zaměstnanců považuje svého zaměstnavatele za dobrého v onboardingu nových lidí.

Z těchto statistik je zřejmé, že se firmám stále nedaří onboarding úspěšně zvládnout.

Vytvoření efektivní onboardingové strategie ve 12 krocích

Otázka tedy zní: jak můžete vytvořit dobrý onboardingový program a zlepšit své onboardingové úsilí?

Pojďme se teď společně podívat na některé z nejlepších postupů při onboardingu nových zaměstnanců:

01 Udělat dobrý první dojem

První dny a týdny působení nového zaměstnance jsou zásadní. Právě tehdy si utváří první dojmy o firemním prostředí a rozhoduje se, zda chce zůstat.
Zajistit, aby se nový zaměstnanec od samého začátku cítil vítán a v pohodě, by mělo být jednou z vašich priorit. Můžete to udělat například takto:

• postarat se o fyzické prostředí, např. zajistit, aby pracovní prostor byl vždy čistý a uspořádaný,
• přivítat nového zaměstnance v první pracovní den a provést ho po kanceláři,
• zorganizovat uvítací schůzku s ostatními kolegy, aby se snáze seznámil s týmem.

Ale to není všechno. Můžete novému zaměstnanci přidělit parťáka nebo mentora, který ho provede, zodpoví jeho otázky a pomůže mu zorientovat se v firemní kultuře.
Zvažte také poskytnutí přehledu o historii, poslání a hodnotách společnosti. To mu pomůže porozumět vaší firemní kultuře a tomu, co firma reprezentuje.

02 Poskytnutí jasných a srozumitelných pokynů

Komunikace s novým zaměstnancem ohledně firemních pravidel a zásad by měla být součástí vaší onboardingové strategie hned od začátku.
Lidé potřebují vědět, jaké jsou jejich pracovní povinnosti, kde mají být a na koho se mohou obrátit. Aby se lépe zorientovali v kanceláři, můžete s nimi co nejdříve po nástupu absolvovat prohlídku.

Tímto dáváte najevo, že si nového člena týmu vážíte a záleží vám na něm. Zároveň tak jasně a jednoduše ukazujete „jak to tady chodí“.

Pamatujte, že to nemusí být nijak složité nebo časově náročné úkoly. Někdy i ty nejjednodušší věci mohou mít největší dopad.

03 Nastavení očekávání hned na začátku

Stanovení očekávání hned od začátku je dalším klíčovým prvkem pro zajištění toho, aby byli noví zaměstnanci produktivní a úspěšní.

Ujistěte se, že s nimi hned na začátku komunikujete svá očekávání ohledně:

• výkonu,
• chování,
• docházky
• a dokonce i vzhledu

To bezpochyby pomůže lidem pochopit, co se od nich očekává, a předejít případným překvapením v budoucnu.

Můžete to zpracovat formou smlouvy o očekávání nebo onboardingového checklistu.

Pokud máte větší firmu, vaše HR oddělení může využít online video editor a připravit videa vysvětlující všechny tyto věci – jako je dress code, etiketa na pracovišti, firemní hodnoty a další.

Tímto způsobem zajistíte, že vy i nový zaměstnanec budete od začátku na stejné vlně.

04 Pomoc při navazování vztahů s kolegy

Velkou součástí pocitu jistoty v nové práci je vnímat, že člověk patří do týmu a je jeho plnohodnotným členem. Můžete novým zaměstnancům pomoci cítit se jako součást týmu tím, že jim usnadníte navázání kontaktu s kolegy.

Zajistěte, aby nováčci zůstávali v kontaktu s ostatními zaměstnanci – zejména s těmi, se kterými budou nejvíce spolupracovat v každodenní praxi.

Udělejte to tak, že zorganizujete společenské akce, například posezení po práci nebo společné obědy. Můžete také podpořit zaměstnance, aby se setkávali i mimo práci – například zapojením do zaměstnaneckých skupin nebo účastí na akcích pořádaných firmou.

A co když máte pouze zaměstnance na dálku? Ani to není problém! Stále existuje mnoho možností, jak vztahy budovat:

• online setkání u kávy nebo oběda
• kulturní online akce a filmové večery,
• společné výlety ve sjednané lokalitě,
• online herní večery.

Kde je vůle, tam je cesta – myslete na to, až budete příště tvořit svůj onboardingový proces.

05 Poskytnutí nástrojů potřebných k úspěchu

Aby byli noví zaměstnanci úspěšní, musíte jim poskytnout nástroje, které potřebují k efektivnímu vykonávání své práce.
Stejně jako možná potřebujete různé nástroje pro plnění každodenních úkolů, například HR software, mohou je potřebovat i vaši zaměstnanci.

Tím máme na mysli přístup ke školícím materiálům, manuálům, šablonám a podobně.

Nezapomeňte jim také poskytnout dostatek času na seznámení se se všemi těmito nástroji a materiály – ať už jde o onboardingovou prezentaci, školení nebo jiné formáty.

To dá novým zaměstnancům šanci nejen předvést své schopnosti, ale zároveň se i něco nového naučit.

Zavedení inovativních strategií v onboardingu může nováčkům výrazně pomoci. Jednou z účinných metod je vytváření školících videí s využitím AI hlasového komentáře, což zjednodušuje předávání informací a zvyšuje zapojení.

Využívání takových pokročilých technik zajistí, že onboardingový obsah bude dostupný a snadno srozumitelný, což pomůže novým zaměstnancům rychleji se zabydlet.

Investice do zaměstnance je jako investice do samotného podnikání.

06 Navázání kontaktu po prvním dni v práci

První den může být pro nového zaměstnance velmi náročný. Snaží se vstřebat spoustu nových informací a přizpůsobit se novému prostředí.

Proto je důležité se s ním po prvním dni spojit a zjistit, jak se mu daří.

Stačí něco tak jednoduchého, jako třeba:

„Ahoj, jaký byl tvůj první den u nás? Je něco, na co by ses chtěl(a) zeptat nebo o čem si popovídat?“

Taková drobnost má velký vliv na pozitivní zaměstnaneckou zkušenost a také na posílení morálky.

Můžeš mu taky poslat krátký e-mail nebo zavolat. Tím dáš najevo, že ti na něm záleží a chceš, aby se v nové práci dobře zabydlel.

07 Nabídnutí podpory a vedení, když je potřeba

Noví zaměstnanci nevyhnutelně udělají chyby. Aby se jim předešlo, ujistěte se, že jim nabízíte podporu a vedení, kdykoli to budou potřebovat.

Jedním ze způsobů, jak to udělat, je poskytovat zpětnou vazbu, nabízet zdroje a dávat prostor k tomu, aby se ze svých chyb mohli poučit.

Poskytnutí podpory a vedení ukazuje, že vám záleží na jejich úspěchu a chcete jim pomoci zvýšit jejich spokojenost v práci. A když už k nějaké chybě dojde, je to zároveň příležitost pomoci jim se z ní poučit a růst.

08 Podpora zpětné vazby

Pojďme se nyní posunout k tématu zpětné vazby.

Výzkumy ukazují, že 75 % zaměstnanců považuje zpětnou vazbu za cennou.

Proto byste se měli snažit sbírat zpětnou vazbu od svých nových zaměstnanců. Díky tomu získáte představu o tom, zda je vaše onboardingová strategie dostatečně kvalitní.

Můžete to udělat tak, že naplánujete schůzku nebo po ukončení onboardingu rozešlete dotazník.

Podpora zpětné vazby ukazuje, že jste otevření změnám a záleží vám na tom, aby zaměstnanci byli s procesem spokojeni.

Zároveň získáte příležitost onboarding vylepšit pro budoucí zaměstnance – a navíc i zlepšit zpětnou vazbu od zákazníků!

Aby bylo sbírání zpětné vazby jednodušší a účast větší, zvažte použití bezplatného generátoru QR kódů pro vytvoření snadno skenovatelných odkazů na formuláře. Tyto QR kódy pak můžete strategicky rozmístit po kanceláři nebo je přiložit do digitální komunikace – čímž usnadníte zaměstnancům možnost sdílet své názory kdykoliv a odkudkoliv.

09 Zpestření onboardingu interaktivitou

Onboardingové programy nemusí – a vlastně by ani neměly – být nudné. Můžete je zpestřit začleněním her, aktivit a různých icebreakerů.

Díky tomu zůstanou nováčci během celého procesu motivovaní a zapojení.

Zároveň tím novému zaměstnanci ukážete, že vám na jeho úspěchu záleží a že chcete, aby měl pozitivní zkušenost.

Jak onboarding zatraktivnit a udělat z něj zábavnější záležitost:

• naplánujte společný oběd s nováčky,
• darujte nové skupině zaměstnanců firemní merch,
• používejte spolehlivý a intuitivní onboardingový software pro hladký průběh,
• pozvěte nováčky co nejdříve na firemní akce,
• představte nové zaměstnance neformálně – třeba prostřednictvím e-mailu,
• organizujte teambuildingy, jako jsou herní večery nebo výlety s kolegy.

10 Zaslání uvítacího balíčku

Dalším způsobem, jak se postarat o to, aby se nový zaměstnanec cítil vítán, je poslat mu uvítací balíček.

Ten může obsahovat například firemní tričko na míru, zápisník nebo hrnek na kávu. Zvažte také přiložení informací o historii firmy a o týmu.

Zaslání takového dárku je milý způsob, jak novým zaměstnancům ukázat, že si jich vážíte. Dáváte tím najevo, že vám záleží na nich jako na osobách a že jim chcete poskytnout vše potřebné pro úspěšný start.

11 Pravidelná komunikace

Je důležité pravidelně komunikovat s novými zaměstnanci, zejména v raných fázích onboardingu.

Můžete to dělat prostřednictvím týdenních kontrolních schůzek, týmových porad nebo individuálních rozhovorů.

Díky pravidelné komunikaci se noví zaměstnanci cítí podporováni a mají prostor klást otázky nebo sdílet obavy.

Ukazujete tím, že vám záleží na jejich pohodě a že si přejete, aby se v novém prostředí rychle zabydleli.

Zároveň získáváte možnost poskytnout zpětnou vazbu a vedení.

Co všechno se počítá jako komunikace na pracovišti?

• E-maily
• Osobní schůzky
• Videokonference
• Textové zprávy
• Poznámky

Nezapomínejte ani na neverbální komunikaci – ta je velmi důležitá. Až 93 % komunikace je totiž podle výzkumů neverbální. Patří sem například:

• Oční kontakt
• Výrazy obličeje
• Pohyby rukou
• Držení těla

Pokud chcete zlepšit komunikaci na pracovišti, mějte na paměti i tato fakta:

• Odhaduje se, že 75 % mileniálů nerado telefonuje, protože to považují za zdlouhavé – proto dnes telefonní hovory tvoří jen 2 % pracovní komunikace.
• 74 % pracujících dospělých uvádí, že jejich hlavním komunikačním kanálem v práci je e-mail.
• Kromě videohovorů a online konferencí používá 57 % lidí ke komunikaci také aplikace pro řízení výkonu s funkcí okamžitých zpráv, jako je Slack nebo Google.

12 Příprava a vyplnění dokumentace předem

V neposlední řadě mějte na paměti, že onboarding může být pro nového člena týmu zahlcující.

Jedním ze způsobů, jak celý proces zpřehlednit a ulehčit, je připravit a vyplnit veškerou dokumentaci předem.

To zahrnuje například pracovní smlouvu nového zaměstnance, formuláře pro mzdy nebo informace o zdravotním pojištění.

Předem připravená a vyplněná dokumentace pomůže novému zaměstnanci cítit se organizovaněji a méně ve stresu během celého nástupu.

Zároveň tím ukážete, že vaše firma je připravená a má vše, co nový člověk potřebuje k tomu, aby mohl hned začít.

Jak Sloneek pomáhá s onboardingem nových zaměstnanců

Pokud jde o automatizaci a zlepšení vašeho onboardingového procesu, jednou z nejlepších technologií je Sloneek – moderní SaaS onboarding software, který umožňuje efektivní řízení celého nástupu.

Sloneek je nejkomplexnější řešení pro automatizaci a personalizaci onboardingu.

Provází firmy celým životním cyklem zaměstnance, aby se mohly soustředit na to, co je důležité: své obchodní cíle.

Sloneek and its powerful features

Díky Sloneeku si můžete být jisti, že vaši zaměstnanci získají ten nejlepší možný start ve vaší firmě. A to díky funkcím jako například:

• zaměstnanecké složky,
• firemní telefonní seznamy a kalendáře,
• vlastní registrace,
• model kompetencí,
• checklisty
• a mnoho dalších.

 Pokud tedy hledáte spolehlivé a cenově dostupné řešení, například nejlepší onboardingový software prostřední a malé firmy, vyzkoušejte Sloneek ještě dnes.

Vytvořte ten nejlepší onboardingový zážitek vůbec

Onboarding je klíčový proces v každé firmě. Pokud se budete držet výše uvedených osvědčených postupů, zajistíte, že vaši noví zaměstnanci budou mít pozitivní zkušenost a budou mít větší pravděpodobnost, že ve firmě zůstanou dlouhodobě.

Navíc vám nástroje jako Sloneek, jeden z nejlepších nástrojů pro onboarding zaměstnanců, pomohou celý proces zautomatizovat a přizpůsobit

Doufáme, že se vám tento článek líbil – a pokud ano, nezapomeňte se podívat i na naše další publikace.
Každopádně děkujeme za pozornost a přejeme vám hodně úspěchů s vaším onboardingovým procesem – ať už využíváte software pro onboarding na dálku, nebo pracujete v kanceláři.