Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ): Revoluce v administrativě

JMHZ (Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele) je nový systém hlášení v ČR, kterým budou zaměstnavatelé jednou měsíčně elektronicky posílat státu informace o zaměstnancích, pracovních poměrech a mzdách. Cílem je zjednodušit administrativu a odstranit duplicitní reportování dat různým úřadům. V tomto článku se podíváme na to, co přesně JMHZ znamená, jaké nové povinnosti vám přináší a na jaké termíny si musíte dát pozor.

Co je JMHZ a proč vzniká?

Doposud museli zaměstnavatelé posílat data o svých zaměstnancích odděleně České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ), Finanční správě, Úřadu práce nebo statistickému úřadu. Často šlo o stejné údaje, jen v jiných formátech. Nahlašuje se celkový zúčtovaný příjem, výše pojistného na sociální a zdravotní pojištění a zálohy na daň.

JMHZ to mění

• Jedno hlášení místo mnoha – nahrazuje několik formulářů pro různé úřady.
• Hlášení je podávané na jedno místo: Hlášení se podává elektronicky pouze na ČSSZ.
• Data sdílí více institucí: ČSSZ, Finanční správa, Úřad práce, ČSÚ, MPSV.
• Podává se každý měsíc (většinou do 20. dne následujícího měsíce).
• Týká se všech zaměstnavatelů, i těch s pracovníky na dohody.

Prakticky: místo několika různých hlášení (ČSSZ, daně, statistika atd.) pošle firma jedno měsíční hlášení, ze kterého si úřady vezmou potřebná data.

Co z toho vyplývá pro zaměstnavatele?

Změna se týká všech zaměstnavatelů – od velkých korporací až po malé firmy či firmy s jediným zaměstnancem. I když je cílem zjednodušení, přechod na nový systém vyžaduje přípravu:

1. Aktualizace softwaru: Budete potřebovat mzdový program, který podporuje nový formát JMHZ.
2. Nové identifikátory: Zapomeňte na rodná čísla pro komunikaci s úřady. Nově se zavádí:
   1. OIČ (Osobní identifikační číslo, někdy též označen jako IK MPSV): Unikátní číslo zaměstnance pro systémy MPSV, které MPSV přiděluje každé fyzické osobě za účelem identifikace v systémech MPSV. Každá fyzická osoba má přidělen pouze jeden identifikátor, který je neměnný. Přidělené osobní identifikační číslo je zaměstnavatel povinen uvádět na všech podáních podle tohoto zákona, která se zaměstnance týkají.
   2. IZ (Identifikátor zaměstnání, někdy též označen jako ID PPV): Číslo konkrétního pracovního vztahu. Je to nově zavedený numerický identifikátor, který slouží k identifikaci každého zaměstnání zaměstnance vedeného v evidenci zaměstnanců. IZ přiděluje ČSSZ pro každé zaměstnání zaměstnance při přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců. Tento identifikátor je zaměstnavatel povinen uvádět při sdělování všech údajů, které se týkají toho zaměstnání zaměstnance, k jehož identifikaci byl identifikátor zaměstnání přidělen.
   3. OIČ a IZ stávajícím zaměstnancům přiřadí ČSSZ hromadně. Zaměstnavatel bude mít možnost si stáhnout soubor (ve formátu pdf nebo csv) obsahující OIČ a IZ svých zaměstnanců od března 2026 prostřednictvím služby Seznam zaměstnanců na ePortálu ČSSZ. Postup pro stažení souboru naleznete na stránkách ČSSZ.
3. Doplnění údajů: V rámci přechodného období bude nutné do registru dohlásit údaje, které stát doposud nevyžadoval (např. u cizinců nebo u specifických druhů úvazků).
4. Zanesení identifikátorů do HR systému: Nové identifikátory (OIČ a IZ) bude potřeba evidovat i interně. Ve Sloneek to zvládnete jednoduše vytvořením vlastního pole, do kterého tyto hodnoty uložíte. Čísla si pak můžete vyexportovat pro mzdové účetnictví z našeho uživatelského reportu.

Důležité lhůty: Harmonogram náběhu 2026

Zavádění JMHZ probíhá ve fázích, aby měli zaměstnavatelé čas se přizpůsobit:

• 1. ledna 2026: Zákon nabývá účinnosti. Začíná první fáze evidence.
• Březen 2026: Zaměstnavatelé si budou moci na ePortálu ČSSZ stáhnout seznam svých zaměstnanců už s přidělenými OIČ a IZ.
• Duben 2026: Klíčový měsíc. Musíte dohlásit chybějící údaje o stávajících zaměstnancích.
• Hlášení se podává standardně vždy do 20. dne následujícího měsíce.
• Dřívější termín (Skončení zaměstnání): Pokud zaměstnanec končí a žádá o starobní, invalidní nebo pozůstalostní důchod, musí zaměstnavatel poslat JMHZ (nebo jeho část) do 10 dnů od obdržení výzvy od ČSSZ.
• Opravné hlášení: Pokud zjistíte chybu, musíte podat opravné hlášení do 5 dnů od zjištění nesprávnosti.
• Evidence zaměstnavatelů: Každý subjekt, který začne zaměstnávat alespoň jednu osobu, se stává zaměstnavatelem a musí vstoupit do evidence ČSSZ. Zaměstnavatel je povinen se přihlásit do registru do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastoupil první zaměstnanec do zaměstnání. Stejně tak každá změna musí být nahlášena do 8 kalendářních dnů.
• Evidence zaměstnanců: Zaměstnavatel je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však jej půjde přihlásit ve lhůtě 8 dní před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání. Totéž se týká veškerých změn.

Způsob podávání JMHZ

Podávání bude probíhat výhradně elektronicky. Zaměstnavatelé mají dvě hlavní cesty jak to podat:

1. prostřednictvím datové schránky ČSSZ,
2. ePortálu ČSSZ, nebo
3. datového rozhraní ČSSZ (APEP/VREP).

Obsah podání (Co přesně formulář obsahuje?)

JMHZ se skládá z několika částí, které pokrývají potřeby ČSSZ, Finanční správy i Úřadu práce:

• Identifikační údaje: Název zaměstnavatele, variabilní symbol a identifikační údaje zaměstnance (včetně nových kódů OIČ a IZ).
• Údaje o pojištění: Druh činnosti, datum nástupu/skončení, doba důchodového pojištění a vymezení dob (např. vyloučené doby jako nemocenská).
• Mzdové údaje:
  • Úhrn zúčtovaných příjmů (včetně těch osvobozených od daně).
  • Vyměřovací základy pro sociální a zdravotní pojištění.
  • Výše pojistného (za zaměstnance i zaměstnavatele).
• Daňové údaje: Záloha na daň z příjmů, daňové zvýhodnění na děti a slevy na dani.
• Doplňkové údaje: Údaje pro potřeby státní statistické služby (např. odpracované hodiny) a údaje pro Úřad práce (vazba na podporu v nezaměstnanosti).

Klíčové upozornění: Validace dat

ČSSZ zavádí tzv. předběžnou kontrolu. Při podání systém okamžitě ověří, zda:

• Zaměstnanec s daným OIČ a IZ existuje v registru.
• Součet dílčích částek odpovídá celkovému základu.
• Jsou vyplněna všechna povinná pole.

Pokud hlášení neprojde validací, považuje se za nepodané. Zaměstnavatel obdrží protokol o chybách a musí hlášení opravit a zaslat znovu.

Na co si dát pozor?

1. Systém bude velmi přísný na kvalitu dat. Pokud bude hlášení obsahovat technické vady (chybný formát, chybná struktura podání apod.) nebo formální vady (chyba obsahu podání), může být zcela odmítnuto. ČSSZ v takovém případě zašle výzvu k opravě, kterou je nutné vyřídit včas, jinak hrozí sankce. Chyby, na které si dát pozor, najdete na stránkách ČSSZ.
2. Navazující zaměstnání: Pokud zaměstnanci skončí jeden druh zaměstnání (např. DPP) a hned další den nastoupí na jiný (např. pracovní poměr), musí se oba vztahy evidovat samostatně.
   1. Identifikátor zaměstnání (IZ): Každé z těchto navazujících zaměstnání bude mít vlastní (jiné) číslo IZ.
   2. Nahlášení: Každý vztah se musí samostatně „přihlásit“ (akce Nástup) a „odhlásit“ (akce Skončení).
3. Finanční správa upřesňuje, jakým způsobem mají zaměstnavatelé do nového hlášení (JMHZ) zahrnovat příjmy, které jsou sice od daně osvobozeny, ale stát o nich potřebuje mít přehled. Klíčovým pravidlem je, že JMHZ vychází z údajů na mzdových listech. Pokud je tedy příjem standardně evidován na mzdovém listě (i když se z něj neplatí daň), musí se objevit i v měsíčním hlášení.

Co se konkrétně vykazuje (příklady)

• Příjmy žáků a studentů z praktického výcviku.
• Odměny členů volebních komisí.
• Benefity pro bývalé zaměstnance (důchodce):
  • Příspěvky na stravování.
  • Zvýhodněné jízdné (v dopravě).
  • Účast na společenských akcích pořádaných bývalým zaměstnavatelem.
• Příspěvky na spoření na stáří (penzijní připojištění, doplňkové penzijní spoření atd.).

Proč je to důležité?

1. Žádná nová daňová povinnost: Tyto příjmy zůstávají i nadále osvobozené od daně. Jejich vykazování nemá vliv na výši daně, kterou zaměstnanec nebo firma platí.
2. Digitalizace a sdílení dat: Cílem je, aby Finanční správa měla kompletní data v elektronické podobě a nemusela je později zpětně dohledávat při kontrolách nebo pro účely jiných úřadů.

Shrnutí pro praxi:

• Zkontrolujte si mzdový software: Je váš dodavatel připraven na JMHZ?
• Sledujte ePortál ČSSZ: Od března 2026 tam najdete klíčové identifikátory (OIČ a IZ) pro své lidi.
• Nepropásněte duben: V dubnu 2026 vás čeká nejvíce „mravenčí práce“ s doplňováním údajů do evidencí.

JMHZ je krokem k modernímu a digitálnímu státu. I když začátek může být administrativně náročný, dlouhodobě by měl ušetřit čas strávený vyplňováním duplicitních formulářů.