Otázky u exit interview

Většina firem slavnostně vítá nové zaměstnance, ale když někdo odchází, nastává ticho. Rychlé podání ruky, předání techniky a  formální „děkujeme za spolupráci“. A konec, kapitola uzavřená. Ale je to fakt uzavřené? Právě v tento moment může organizace získat velmi cenné informace bez příkras díky tzv. exit interview.

Co je to exit interview?

Exit interview neboli výstupní rozhovor je často opomíjený nástroj v HR arzenálu. Nebo ho HRisti dělají jen pro formu, aby nakrmili korporátní požadavky. Výstupní rozhovor je jedinečná možnost získat zákulisní informace, o nichž jste možná neměli ani tušení. Pokud ho teda neodbydete tím, že zaměstnanci pošlete dotazník ve „prosím, než odejdeš, vyplň mi to ještě tady“.

Zaměstnanci, kteří odcházejí, už se většinou nebojí negativních následků své upřímnosti a bývají otevřenější a přímočařejší. Bez obalu si možná vyslechnete i to, co není úplně příjemné, ale právě to je neuvěřitelně cenný pohled do zpětnovazebního zrcadla, které vám může pomoci zlepšit pracovní prostředí, udržet klíčové talenty a vylepšit employer branding.

Jak na exit interview?

Začněme jednoduše: chcete slyšet pravdu, nebo jen splnit formální bod v offboardingu? Protože podle toho bude celý výstupní rozhovor vypadat.

Dotazník vs. rozhovor

Jasně, můžete zaměstnanci poslat online dotazník. Rychlé, automatické a hotovo.
Ale pokud vám fakt jde o hodnotnou zpětnou vazbu, běžte cestou polostrukturovaného rozhovoru. Bude to mít řád, formální kostru, ale velmi silný lidský prvek.

Právě mezi větami, zaváháním nebo tichou pauzou často zazní to nejdůležitější.
To, co by do dotazníku nikdo nikdy nenapsal.

Načasování

Rozhovor by měl proběhnout ještě před posledním dnem. Ne při vracení notebooku, ne mezi dveřmi.
Dejte tomu prostor i člověku, který odchází. Sám má třeba něco na srdci, co by vám chtěl sdělit. Vytvořte pohodovou a bezpečnou atmosféru a promluvte si s odcházejícím mezi čtyřma očima.

Kolik otázek je tak akorát?

Méně je více. Definujte si důležité otázky, které by měly během rozhovoru zaznít, ale opravdu to pojměte spíše jako rozhovor, kde budete moci navázat na to, co odcházející zaměstnanec říká. Pokud bych ale měla doporučit nějaké konkrétní číslo, nepřesáhněte desítku. Nicméně otázky si opravdu definujte a odpovědi pečlivě zaznamenejte, jen tak dokážete vysledovat trendy v čase.

Výstupní rozhovor není vhodný vždy

Opravdu má smysl dělat výstupní rozhovor s každým, kdo odchází?

U dobrovolných odchodů ano. Ale pokud člověk odchází nedobrovolně, je potřeba přibrzdit.

V takové situaci může exit interview působit necitlivě. A i když to myslíte dobře, můžete si odnést víc emocí než informací. Odpovědi budou možná ostré, nepřesné, nebo úplně uzavřené. Ne proto, že by dotyčný nechtěl spolupracovat, ale proto, že je zrovna v bodě, kdy prostě nemá kapacitu ani chuť něco vysvětlovat.

Pokud přesto cítíte, že má smysl položit pár otázek, udělejte to mimo oficiální proces.
Bez dotazníku a bez automatických formulářů. A zeptejte se jen na to, co vám opravdu může pomoct něco pochopit.

Možná si říkáte, že je zbytečné to zmiňovat, ale fuck-ups happens:
Vyhněte se generickým dotazníkům, které posíláte všem bez rozdílu.
Nechcete přece, aby člověk, kterému jste dali výpověď, otevřel formulář a hned na něj vyskočila otázka:
„Jaký byl důvod vašeho odchodu“?

Otázky pro exit interview

Berte je jako inspiraci, ne jako checklist. Vybírejte ty, které dávají smysl pro konkrétního člověka, roli i situaci.
Protože i výstupní rozhovor má jednu zlatou zásadu: Nezahlť, neztrať, neznechut‘.

Důvody odchodu

• Co vás vedlo k rozhodnutí ukončit pracovní poměr?
• Byl nějaký konkrétní moment, který vás přiměl o odchodu začít uvažovat?
• Co by se muselo změnit, abyste zůstal/a?
• Bylo vaše rozhodnutí ovlivněno vnějšími okolnostmi (např. relokace, rodinná situace)?
• Jak dlouho jste o odchodu přemýšlel/a, než jste učinil/a rozhodnutí?

Pracovní náplň a odpovědnosti

• Odpovídala pracovní náplň vašim očekáváním při nástupu?
• Cítil/a jste, že vaše schopnosti byly ve vaší roli plně využity?
• Byly vám jasně definovány cíle a očekávání?
• Docházelo během vaší práce k výrazným změnám v popisu práce?
• Měl/a jste dostatek autonomie při rozhodování?

Vztahy a firemní kultura

• Jak byste popsal/a vztahy na pracovišti?
• Cítil/a jste se být součástí týmu?
• Jak byste charakterizoval/a firemní kulturu?
• Cítil/a jste, že se k vám organizace chovala s respektem?
• Setkal/a jste se během působení s jakýmkoli formou nevhodného chování (např. diskriminace, šikana, mikromanagement)?
• Co by podle vás zlepšilo mezilidské vztahy na pracovišti?

Vedení a řízení

• Jak byste ohodnotil/a svého přímého nadřízeného z hlediska podpory a komunikace?
• Měl/a jste pocit, že vaše práce byla vedením oceňována?
• Docházelo ze strany vedení ke konstruktivní zpětné vazbě?
• Byla komunikace s vedením otevřená a transparentní?
• Vnímal/a jste, že vedení naslouchá názorům zaměstnanců?

📌 Poznámka: Tato oblast je klíčová i pro sledování trendů. Opakovaná kritika konkrétního nadřízeného může být silný varovný signál.

Rozvoj a kariérní růst

• Měl/a jste možnost profesního rozvoje?
• Viděl/a jste pro sebe reálnou možnost kariérního postupu?
• Měl/a jste jasno v tom, jaký je další krok ve vaší kariéře v rámci firmy?
• Cítil/a jste, že vaše kariérní ambice byly vnímány a podporovány?

Odměňování a benefity

• Jak byste ohodnotil/a výši mzdy v poměru k náročnosti práce?
• Byly pro vás benefity firmy přínosné? Které konkrétně využíváte/oceníte?
• Cítil/a jste, že vaše odměňování odpovídá vašemu přínosu?
• Vnímáte systém odměňování ve firmě jako transparentní?

Celkový dojem a doporučení

• Co se vám na práci v této organizaci nejvíce líbilo?
• Co byste doporučil/a zlepšit?
• Doporučil/a byste naši firmu přátelům či kolegům?
• Máte pro nás ještě nějaké poznámky, které byste chtěl/a sdílet?

Kdo by měl výstupní rozhovor vést

Výstupní pohovor je citlivá situace. A jako každá taková potřebuje empatii, důvěru a nadhled.
Přesto ho některé firmy stále nechávají vést přímé nadřízené. To ale není vhodné.

Mezi šéfem a zaměstnancem už proběhlo ledacos, možná je zrovna šéfík důvod zaměstnancova odchodu. Namísto otevřené zpětné vazby pak často přichází opatrnost, vyhýbání, nebo naopak zbytečné obhajování. Takže, je opravdu vhodné, aby u toho byl nadřízený? Zvlášť, když můžete získat dobrou zpětnou vazbu i na něj.

Ideální tazatel je někdo:

• kdo není přímo zapojen do každodenní spolupráce,
• má zkušenosti s vedením citlivých rozhovorů,
• aktivně naslouchá, nehodnotí a neskáče do řeči,
• chápe kontext týmu i firemní kulturu,
• a zároveň zvládne s důvěrnými informacemi pracovat citlivě a profesionálně.

Ve firmách, které berou zaměstnaneckou zkušenost vážně, nejsou výstupní rozhovory jen odškrtávací položka v checklistu offboardingu. Jsou to sofistikované HR nástroje. Tazatelé bývají školení, mají na rozhovory i jejich vyhodnocení vyhrazený čas. A především jejich výstupy se skutečně používají.

Doporučený postup práce s výsledky exit interview

Jedna z největších tragédií výstupních rozhovorů není to, že se nedělají. Ale to, že se dělají, sbírají se odpovědi, a pak… nic. Celkem zbytečně vynaložený čas.

Jak tedy s odpověďmi dále pracovat, aby to něco přineslo?

1) Agregace a anonymizace dat

Jednotlivé odpovědi samy o sobě nestačí. Je potřeba je spojit, identifikovat vzorce, opakující se problémy, výtky či pochvaly.

2) Kvalitativní i kvantitativní vyhodnocení

Nespoléhejte jen na checkboxy. Právě otevřené odpovědi často přinášejí největší hodnotu – jmenují konkrétní lidi, situace, selhání procesů. Ano, je to pracné. Ale je to ta nejupřímnější zpětná vazba, kterou kdy firma dostane.

3) Předání relevantním lidem (bez pranýřování)

Závěry z výstupních rozhovorů by měly putovat dál:

• HR týmům,
• vedení oddělení (pokud to dává smysl),
• top managementu (v případě trendů napříč firmou)

4) Začlenění do HR strategie

Firmy, které to s výstupními rozhovory myslí vážně, používají výstupy jako podklad pro:

• zlepšení leadershipu (např. interní koučink manažerů),
• revizi benefitů a mzdové struktury,

• úpravu náborových a adaptačních procesů (onboardingu),
• redesign firemní kultury,
• strategii employer brandingu (ukázat, že firma opravdu naslouchá).

A co stay interviews

Zajímavým posunem posledních let je, že některé firmy nečekají na odchod, ale ptají se už během spolupráce.
Tzv. stay interviews zjišťují, co drží zaměstnance ve firmě, co jim chybí, co by je mohlo přimět odejít.

Co si z toho vzít?

Výstupní rozhovor je jeden z nejupřímnějších nástrojů, jak zjistit i to, co vám žádná každoroční engagement survey neprozradí. Ukáže vám věci, které by jinak zůstaly nevyřčené a někdy to může docela zabolet. Ale právě v tom je jeho síla. Takže se toho nebojte a využijte příležitost, která vás může posunout.