Společnost SWIDA Innovative je dynamicky rostoucí firma, která se specializuje na expresní přepravu po celé Evropě. Se 120 zaměstnanci a obchodními aktivitami převážně v zahraničí řeší i ty nejkritičtější transporty s cílem zajistit maximální spokojenost zákazníků. Sídlí na východě Slovenska, její týmy fungují v hybridním modelu a jsou složeny z kmenových zaměstnanců, kontraktorů i pracovníků na dohodu. Udržet v takovém prostředí efektivní a přehlednou HR agendu vyžaduje moderní nástroje. Proto se SWIDA Innovative přibližně před rokem a půl rozhodla pro implementaci systému Sloneek.
„S více než 100 zaměstnanci se správa v Excelu stala noční můrou. Chyběla nám automatizace, evidence docházky byla nepřehledná a zaměstnanci neměli žádný přehled o svých dovolených. Potřebovali jsme systém, který by vnesl řád do našeho HR a stal se jediným zdrojem pravdy pro všechna data,“ popisuje situaci Monika Tajblik Löfflerová, HR manažerka SWIDA Innovative.
HR ve SWIDA Innovative
Před zavedením systému Sloneek byla veškerá personální agenda společnosti SWIDA Innovative spravována v tabulkách Excelu. S rostoucím počtem zaměstnanců, který přesáhl hranici 100, se tento způsob stal neudržitelným. Firma narazila na limity v oblasti automatizace, evidence docházky a správy dovolených, kde chyběla jakákoliv transparentnost pro zaměstnance i přehled pro nadřízené. Potřeba centralizovaného systému pro správu dat, tvorbu statistik a zavedení procesů zpětné vazby byla stále naléhavější. Po důkladném průzkumu trhu a na základě pozitivních referencí se vedení rozhodlo pro Sloneek.
Proces implementace
Implementace systému začala v únoru a trvala přibližně měsíc. Samotná migrace dat proběhla bez komplikací pomocí importních souborů. Následovalo školení managementu a poté i ostatních zaměstnanců, které si HR oddělení vedlo samo s využitím kvalitně zpracovaných podpůrných materiálů a znalostní báze softwaru Sloneek. Během celého procesu firma oceňovala rychlou a vstřícnou podporu ze strany týmu Sloneek.
„Měli jsme obavy z migrace dat a z toho, jak naši lidé nový systém přijmou. Podpora ze strany Sloneek však byla skvělá a díky přehledným materiálům jsme zvládli školení zaměstnanců sami. Vše proběhlo nečekaně hladce,“ vzpomíná na začátky Monika Tajblik Löfflerová.
Výsledky a přínosy
SWIDA Innovative dnes aktivně využívá celou řadu modulů. Mezi nejpřínosnější patří docházka a evidence absencí, které slouží jako primární podklad pro mzdy a generují reporty na jedno kliknutí. Velmi oblíbené jsou také průzkumy a 360° zpětná vazba, které oproti dřívějším manuálním procesům přinesly výraznou úsporu času a eliminovaly chybovost. Sloneek se stal jediným zdrojem pravdy (one source of truth) a přinesl transparentnost do firemní struktury, což se využívá i při onboardingu nováčků.
Zaměstnanci přijali nový systém velmi pozitivně. Ocenili zejména jeho přehlednost, intuitivní ovládání a možnost snadno sledovat aktuální zůstatky dovolených a absencí. Většina z nich aktivně využívá mobilní aplikaci, především pro správu docházky a vyplňování průzkumů.
Budoucí plány a spolupráce
V nejbližší době se SWIDA Innovative chystá plně implementovat moduly pro správu dokumentů a svěřených pomůcek. Strategickým cílem do konce roku je sjednotit kompetenční model a spustit proces ročních hodnocení kompletně prostřednictvím aplikace Sloneek.
Firma si cení úzké spolupráce s týmem Sloneeku a aktivně se podílí na zlepšování systému. Pravidelně poskytuje zpětnou vazbu, účastní se hovorů s vývojáři a pomohla například při tvorbě modulu pro 360° hodnocení.
„Spolupráce s klienty, jako je SWIDA Innovative, je pro nás klíčová. Jejich aktivní zapojení a zpětná vazba, například při tvorbě modulu pro 360° hodnocení, nám pomáhají vyvíjet nástroj, který skutečně odpovídá potřebám moderního HR. Velmi si vážíme jejich postřehů i partnerství,“ říká Milan Rataj, zakladatel softwaru Sloneek.
Doporučení SWIDA Innovative pro ostatní firmy
Podle zkušeností SWIDA Innovative se investice do HR systému vyplatí každé firmě, která už přerostla možnosti Excelu. Mezi klíčové faktory při výběru patří lokalizace systému respektující místní legislativu, uživatelská přívětivost, kvalitní podpora a bezpečnost dat. Sloneek doporučují jako kompaktní „all-in-one“ řešení, které na jednom místě sjednocuje databázi zaměstnanců, správu docházky, zpětnou vazbu i interní komunikaci.
„Každé firmě, která se přestává orientovat ve svých tabulkách, bych doporučila nebát se investice do HRIS. Klíčové je vybrat si systém s dobrou lokalizací a kvalitní podporou. Sloneek pro nás představuje ideální all-in-one řešení, které nám šetří čas a dává naší práci smysl i přehled,“ uzavírá Monika Tajblik Löfflerová ze SWIDA Innovative.
