Onboarding program

Jak nastavit onboardingový program, který skutečně funguje

Onboarding je jedním z nejdůležitějších procesů, které ve firmě existují. První týdny a měsíce nového zaměstnance rozhodují o tom, zda se mu podaří dobře zapadnout, být produktivní a zůstat loajální. Nestačí připravit první den v kanceláři – onboarding program je dlouhodobý proces, který začíná ještě před nástupem a končí až po ukončení adaptační doby.

V následujících odstavcích se podíváme na praktické kroky úspěšného onboardingového programu – od preboardingu až po uzavření adaptační fáze, a ukážeme si, jak je možné vše efektivně zautomatizovat pomocí moderních nástrojů.

Benefity softwarových řešení pro preboarding a onboarding program

Digitální nástroje dokážou celý onboarding výrazně zefektivnit a posunout na profesionální úroveň. Mezi hlavní benefity patří:

• Úspora času HR, manažerů a kolegů – automatizace checklistů, notifikací a podpisů dokumentů.
• Konzistence procesu – každý nováček prochází stejnými fázemi.
• Pozitivní zaměstnanecká zkušenost – jasný plán, přístup k informacím a rychlé zaškolení.
• Snadný sběr a vyhodnocení dat – zpětná vazba, průzkumy a přehledné reporty.
• Integrace s dalšími HR procesy – návaznost na řízení výkonu, vzdělávání a rozvoj.
• Flexibilita pro hybridní a remote týmy – onboarding probíhá stejně kvalitně na dálku i v kanceláři.

Preboarding: Příprava před startem

Onboarding program začíná ještě předtím, než nový zaměstnanec poprvé dorazí do kanceláře a nazývá se to preboarding. Cílem preboardingu je odstranit stres z neznámého a poskytnout jasný plán novému zaměstnanci.
Co sem patří:

• Poslání uvítacího e-mailu s harmonogramem prvního dne.
• Poskytnutí přístupů do firemních systémů.
• Sdílení praktických informací (kde zaparkovat, jak funguje kancelář, kdo na něj/ní bude čekat).
• Podepsání potřebných dokumentů ještě před nástupem.

💡Dnes už přitom nemusí HR řešit každý krok manuálně. Nástroje jako Sloneek umožňují automaticky posílat instrukce, přidělovat úkoly, sdílet dokumenty k podpisu a připravit checklist pro nového zaměstnance i jeho manažera.

První den: vítáme nového kolegu

První dojem je klíčový. Nový zaměstnanec by měl cítit, že je očekáván a vítán. Checklist pro první den obvykle zahrnuje:

• Přivítání týmem a manažerem.
• Seznámení s prostory, technologiemi a firemní kulturou.
• Úvodní školení a nastavení pracovního prostředí.
• Převzetí počítače a jiné.

💡Díky digitalizaci lze zajistit, že nic nebude chybět. Sloneek například hlídá, zda jsou přístupová práva nastavená, dokumenty podepsané a školení naplánovaná. HR ani manažeři tak nemusí myslet na každý detail.

První týdny: adaptace a podpora

V prvních týdnech jde o to, aby nový kolega postupně přebíral zodpovědnost a cítil se jistější.
Důležité kroky:

• Pravidelné check-iny s manažerem.
• Přiřazení mentora nebo buddyho.
• Školení a workshopy zaměřené na práci i firemní kulturu.
• Aktivní zapojení do týmových aktivit.

💡Automatizované nástroje pomáhají udržet přehled. Checklisty, připomínky a notifikace zajistí, že žádná schůzka ani školení neuniknou.

První tři měsíce: vyhodnocení a zpětná vazba

Období zkušební doby je klíčové. Zde se ukáže, zda onboarding fungoval.
Co by mělo probíhat:

• Pravidelná setkání HR a manažera s novým zaměstnancem.
• Zpětná vazba na dosavadní zkušenost.
• Společné vyhodnocení cílů a očekávání.

Ukončení adaptační fáze

Po třech až šesti měsících by měl mít zaměstnanec jasno ve své roli, znát tým i firemní kulturu a cítit se součástí organizace. Onboardingová fáze se uzavírá společným shrnutím:

• Jak zaměstnanec zvládl cíle?
• Co se osvědčilo v onboardingovém a adaptačním plánu?
• Jak hodnotí zkušenost on sám?

Proč do onboardingu zapojit zpětnou vazbu nováčků

Důležitou součástí onboardingu experience je také zpětná vazba od nových zaměstnanců. Skvěle funguje mít naplánovaná osobní setkání, jak s HR, tak s přímým nadřízeným, kde se probírají první dojmy a pocity.

Pokud chcete mít všechna data na jednom místě, můžete zpětnou vazbu sbírat pomocí onboardingového průzkumu. Je to výborná volba, protože:

• získáte cenná data, na kterých můžete dál stavět,
• průzkum pomáhá zlepšovat celý onboardingový proces,
• podporuje udržení zaměstnanců a zvyšuje jejich spokojenost, motivaci i produktivitu,
• dává firmě možnost slyšet hlas nováčků „z první ruky“,
• odhaluje problémy včas a umožňuje jejich rychlou nápravu,
• posiluje kulturu průběžné zpětné vazby už od prvních dnů ve firmě.

Závěr – onboarding program jednoduše

Dobře zvládnutý preboarding a onboarding je investicí, která se rychle vrací – zvyšuje angažovanost, produktivitu a loajalitu zaměstnanců. Klíčem je promyšlený program od preboardingu až po uzavření adaptační doby. Díky moderním digitálním nástrojům, jako je Sloneek, už onboarding nemusí být časově náročná agenda plná papírování. Automatizace checklistů, podepisování dokumentů, plánování školení i sběr zpětné vazby dělá z onboardingu profesionální proces, který ulehčí HR práci a zároveň poskytne novým zaměstnancům pozitivní zkušenost od prvního dne.