Kontrola sdíleného kódu (share code check)

Share Code Check: Kompletní průvodce pro zaměstnance i zaměstnavatele

V dnešním globálním pracovním prostředí je pro zaměstnavatele nutné ověřit, že potenciální zaměstnanec má oprávnění pracovat v dané zemi. Ve Velké Británii se od roku 2021 zavedl tzv. share code check (česky můžeme přeložit jako „ověření pomocí sdíleného kódu“), který usnadňuje HR oddělením (i uchazečům) proces prokazování pracovního oprávnění. Pojďme se podívat na klíčové informace.

Share code je jedinečný kód, který má uchazeč o zaměstnání a který slouží k ověření jeho imigračního statusu a oprávnění k zaměstnání ve Spojeném království.
Kód je propojen s databází britské vlády, která obsahuje informace o statusu dané osoby, například jaký typ práce může vykonávat a jak dlouho může pracovat.
Share code je dočasný – obvykle platí 30 dní. Po uplynutí této lhůty musí být vygenerován nový.

Pokud potřebujete získat share code, celý proces probíhá online na oficiálním portálu britské vlády.

Pro získání potřebných dokumentů uchazeč musí mít:

Biometrické povolení k pobytu (Biometric Residence Permit, BRP).
Pas nebo občanský průkaz.

Samotný proces:

Přihlásíte se pomocí svých imigračních údajů (např. Biometric Residence Permit, BRP).
Systém vám umožní vygenerovat share code – tedy vytvořit unikátní kód. Uchazeč navštíví oficiální vládní stránku (gov.uk) a zadá své údaje spolu s BRP číslem atd.
Tento kód můžete následně předat svému zaměstnavateli, škole nebo pronajímateli.

Kód má časově omezenou platnost, obvykle 30 dní. Pokud vyprší, musíte vygenerovat nový share code.

Předání kódu zaměstnavateli: Uchazeč předá zaměstnavateli kód spolu s datem narození, které je potřeba pro ověření.
Ověření dat v databázi: HR oddělení zadá share code + datum narození do vládního systému, který ukáže relevantní údaje (typ práce, délka oprávnění atd).
Kontrola platnosti: Jelikož kód vyprší po 30 dnech, je to důležité ověřit co nejdříve.

Výhody

Zrychlení a zjednodušení procesu – zaměstnavatel (HR) nemusí manuálně ověřovat dokumenty, celý proces se provádí online.
Transparentnost – zaměstnavatel vidí nejen, zda má daná osoba právo pracovat, ale i podmínky (např. jakou délku práce).
Bezpečnost a spolehlivost – využívá oficiální vládní databázi, což snižuje riziko falšování nebo chyb.

Omezení / rizika

Časové omezení – 30denní platnost znamená, že HR musí reagovat relativně rychle.
Přístup k dokumentům – některé osoby nemusí mít potřebné biometrické povolení či dokumenty, což může proces bránit.
Potenciální administrativní komplikace – pokud uchazeč nemá vše v pořádku, může být nutné řešit výjimky či alternativní způsoby ověření.

Share code je vždy jedinečný kód, který má omezenou platnost (obvykle 30 dní). Neexistuje tedy více „share codů“ současně, ale můžete si ho vygenerovat pro různé účely. Britské Ministerstvo vnitra umožňuje vytvořit několik typů podle toho, co potřebujete doložit.

Typ share code	K čemu slouží	Kdo ho vyžaduje	Na základě jakého statusu se generuje
Work share code	Prokazuje právo pracovat ve Velké Británii	Zaměstnavatel	Víza, pre-settled status, settled status
Rent share code	Prokazuje právo pronajmout si bydlení	Pronajímatel	Víza, pre-settled status, settled status
Study share code	Prokazuje oprávnění studovat	Univerzita / vzdělávací instituce	Víza, pre-settled status, settled status
Settlement status share code	Vychází z imigračního statusu uděleného v rámci EU Settlement Scheme (pre-settled nebo settled status)	Zaměstnavatel, pronajímatel, instituce	EU Settlement Scheme

Pre-settled a settled status jsou kategorie britského pobytového povolení v rámci programu EU Settlement Scheme. Pre-settled status je dočasný status pro ty, kteří ve Velké Británii nežili nepřetržitě 5 let, a umožňuje jim pobývat dalších 5 let, po jejichž uplynutí mohou požádat o settled status. Settled status je trvalé povolení k pobytu pro ty, kteří žili ve Velké Británii nepřetržitě 5 let a umožňuje jim zůstat v zemi neomezeně.

Doporučení pro HR manažery a zaměstnavatele

V rámci náboru zahrnout informaci o share code už v první fázi (např. „Uchazeč musí být oprávněn pracovat ve Velké Británii a mít možnost sdílet share code“).
Zajistit, že HR tým ví, jak provést ověření (vstup do vládní aplikace apod.).
Stanovit interní proces pro ověření kódů včas, aby se nepropásla platnost.
Vytvořit záložní plán pro situace, kdy uchazeč nemůže získat share code (např. pomoc právního oddělení).
Ukládat ověřené doklady a záznamy (v souladu s GDPR) v bezpečném centrálním HR systému (např. jako součást personálního softwaru, který toto umí).

Shrnutí

Pokud se pohybujete na britském pracovním trhu, pojem share code budete určitě potřebovat znát. Ať už jde o share code týkající se práce, nájmu, studia nebo pobytu, vždy jde o způsob, jak jednoduše a online ověřit váš imigrační status.

Pro zaměstnavatele je zásadní provádět správně share code check, aby se vyhnuli problémům se zákonem. Pro uchazeče je zase důležité vědět jak získat share code a předat ho včas zaměstnavateli.