HR audit

Definice HR auditu

HR audit je komplexní posouzení personálních zásad a postupů organizace. Jedná se o systematický přezkum celé funkce HR, včetně oblastí, jako je nábor, onboarding, výkonnostní management, školení a rozvoj, dodržování zákonů o zaměstnanosti a vztahy se zaměstnanci. Účelem tohoto auditu je identifikovat silné stránky a oblasti pro zlepšení v rámci HR oddělení a také zajistit, aby organizace dodržovala příslušné zákony a předpisy. Provedením HR auditu může organizace lépe porozumět svým současným personálním postupům, identifikovat případná rizika nebo závazky a činit informovaná rozhodnutí s cílem zvýšit celkovou efektivitu a efektivitu funkce HR. Kromě toho může personální audit také pomoci sladit HR strategii s celkovými obchodními cíli a záměry organizace.

Účel HR auditu

HR audit slouží pro společnost několika důležitým účelům. Za prvé zajišťuje právní soulad s pracovními zákony a předpisy, čímž pomáhá předcházet potenciálním právním problémům a závazkům. Za druhé pomáhá identifikovat oblasti pro zlepšení v rámci HR oddělení, jako je zefektivnění procesů, zlepšení zapojení zaměstnanců a posílení školicích a rozvojových programů. Důkladný personální audit navíc poskytuje cenné informace pro potenciální investory, prokazuje závazek společnosti k osvědčeným postupům a zajišťuje efektivní řízení lidského kapitálu.

Identifikace silných stránek a oblastí pro zlepšení je zásadní pro udržení a zlepšení pověsti společnosti. Díky pochopení toho, kde personální oddělení vyniká a kde se musí zlepšit, může společnost přijmout proaktivní opatření k odstranění nedostatků, a tím zvýšit svou celkovou efektivitu. To zase pomáhá udržovat dobrou reputaci v očích zaměstnanců i externích zainteresovaných stran, což je zásadní pro dlouhodobý úspěch a růst. Celkově je personální audit nezbytný pro soulad s právními předpisy, podporu zlepšování a udržení pozitivní pověsti.

Výhody pravidelného HR auditu

Pravidelný personální audit nabízí organizaci řadu výhod. Za prvé, posiluje dodržování zákonů, předpisů a firemních zásad v oblasti zaměstnanosti a snižuje riziko nákladných právních problémů a sankcí. Podporuje také pozitivní změny tím, že identifikuje oblasti pro zlepšení v procesech, politikách a postupech lidských zdrojů. Audit navíc poskytuje cenné údaje o schopnostech pracovní síly, spokojenosti zaměstnanců a celkové efektivitě lidských zdrojů, což může být základem pro strategická rozhodnutí a řídit úspěch organizace.

Pravidelné audity navíc pomáhají včas odhalit problémy s dodržováním předpisů, což umožňuje rychlá nápravná opatření, aby se předešlo nákladným následkům a udrželo si dobrou pověst. Proaktivním řešením nesouladu se mohou organizace vyhnout zbytečným výdajům a potenciálnímu poškození image své značky. Celkově je provádění pravidelných HR auditů zásadní pro zajištění souladu s právními předpisy, pozitivní změny a ochranu pověsti značky.

Kroky zahrnuté v HR auditu

HR audit je komplexní prověrka, která zahrnuje systematický proces hodnocení všech oblastí řízení lidských zdrojů s cílem identifikovat oblasti zlepšení a zajistit, aby organizace plnila své zákonné povinnosti a nejlepší postupy.

1. Plánování a příprava:

Prvním krokem v HR auditu je naplánovat a připravit se na proces auditu. To zahrnuje identifikaci rozsahu a cílů auditu, sestavení týmu, který audit provede, a shromáždění relevantní dokumentace a informací týkajících se personálních zásad a postupů organizace.

2. Sběr a analýza dat:

Dalším krokem v HR auditu je shromažďování a analýza dat souvisejících s různými aspekty řízení lidských zdrojů, jako jsou záznamy zaměstnanců, procesy náboru a výběru, školicí a rozvojové programy, řízení výkonu a vztahy se zaměstnanci.

3. Kontrola souladu:

Jakmile budou data shromážděna, tým HR auditu přezkoumá personální postupy a zásady organizace, aby zajistil soulad s právními předpisy, průmyslovými standardy a osvědčenými postupy. To zahrnuje kontrolu pracovních smluv, zaměstnaneckých příruček a dodržování pracovněprávních předpisů a předpisů.

4. Analýza nedostatků a doporučení:

Po identifikaci oblastí pro zlepšení a potenciálních rizik provede tým HR auditu analýzu nedostatků, aby identifikoval nesrovnalosti mezi současnými postupy HR a požadovanými standardy. Na základě zjištění pak tým poskytne doporučení a akční plány k odstranění nedostatků a zlepšení HR procesů.

5. Implementace a následná opatření:

Posledním krokem HR auditu je implementace doporučených změn a sledování jejich účinnosti. To může zahrnovat aktualizaci zásad, poskytování školení zaměstnancům HR a vytváření systémů pro zajištění trvalého dodržování a zlepšování postupů v oblasti HR.

Závěrem lze říci, že personální audit je kritický proces, který pomáhá organizacím hodnotit a zlepšovat jejich postupy řízení lidských zdrojů, aby zajistily soulad s právními předpisy, účinnost a efektivitu.

Přehled procesu

Přehled procesu zahrnuje několik klíčových kroků a komponent. Nejprve je důležité porozumět primárnímu cíli a cílům procesu. To může zahrnovat dodání produktu, dokončení projektu nebo dosažení konkrétního výsledku.

Další fáze zahrnuje plánování, kde jsou zvažovány klíčové aspekty, jako jsou časové osy, zdroje a potenciální výzvy. To je nezbytné pro zajištění hladkého a efektivního průběhu procesu.

V návaznosti na to fáze implementace zahrnuje provádění plánovaných činností a úkolů s cílem dosáhnout požadovaného výsledku. Během této fáze je důležité sledovat pokrok a provést v plánu všechny nezbytné úpravy.

Komunikace a spolupráce jsou také kritickými součástmi procesu, do kterých jsou zapojeni klíčoví hráči, jako jsou členové týmu, zainteresované strany a osoby s rozhodovací pravomocí. Efektivní komunikace zajišťuje, že všichni jsou v souladu a pracují na stejných cílech.

Nakonec proces končí fází hodnocení, kde se hodnotí výsledek, získávají ponaučení a identifikují se všechna nezbytná zlepšení pro budoucí procesy. Tyto hlavní komponenty přispívají k úspěšnému dokončení procesu a zdůrazňují důležitost důkladného plánování, efektivní komunikace a neustálého zlepšování.

Krok 1: Shromážděte informace

Prvním krokem v procesu HR auditu je shromáždění informací. To zahrnuje přezkoumání personálních zásad a postupů, aby bylo zajištěno dodržování zákonných požadavků a osvědčených postupů. Soubory zaměstnanců a metriky HR jsou shromažďovány za účelem posouzení aktuálního stavu pracovní síly a identifikaci případných oblastí zlepšení.

Využití technik kompilace dat, jako jsou metody pohovorů, pracovní skupina, dotazníkové metody a metody pozorování, může poskytnout cenné poznatky o efektivitě HR procesů a zkušenostech zaměstnanců. Hodnotí se interní faktory, jako jsou firemní zásady a dovednosti HR zaměstnanců, přičemž se berou v úvahu i vnější faktory, jako je právní prostředí a úroveň kompetencí zaměstnanců.

Shromážděním těchto informací mohou auditoři lidských zdrojů získat komplexní přehled o personálních postupech organizace, identifikovat oblasti pro zlepšení a zajistit, aby společnost splňovala právní požadavky a průmyslové standardy. Tento přístup založený na datech umožňuje provádět cílená a efektivní HR zlepšení, která v konečném důsledku přispívají k celkovému úspěchu organizace.

Krok 2: Analyzujte a vyhodnoťte data

V procesu HR auditu je dalším krokem po shromáždění dat jejich analýza a posouzení jejich porovnáním s běžnými HR benchmarky a průmyslovými standardy. Chcete-li to provést, začněte identifikací klíčových metrik, jako je míra fluktuace, spokojenost zaměstnanců, investice do školení a rozvoje a úroveň zapojení zaměstnanců. Poté porovnejte tyto metriky s průmyslovými standardy a benchmarky, abyste zjistili, jak si společnost v těchto oblastech vede.

Hledejte oblasti, kde společnost překračuje standardy, a také oblasti, kde zaostává. To pomůže identifikovat silné a slabé stránky ve funkci HR. Pokud je například fluktuace zaměstnanců nižší než průměr v odvětví, jde o silnou stránku, zatímco pokud je spokojenost zaměstnanců pod průmyslovými standardy, jedná se o potenciální slabinu.

Porovnáním dat s benchmarky a standardy je možné posoudit výkonnost společnosti v oblasti lidských zdrojů ve srovnání s podobně velkými společnostmi v oboru. Tato analýza umožňuje přesnější pochopení toho, kde se společnost nachází z hlediska personálních postupů a kde může být zapotřebí zlepšení.

Krok 3: Vypracujte akční plány pro řešení problémů

Po přezkoumání zjištěný se doporučuje následující akční plán pro řešení identifikovaných problémů:

1. Časová osa: Během následujících 6 měsíců

Zodpovědnost: Vedoucí oddělení

– Realizovat pravidelné vzdělávací a rozvojové programy pro zaměstnance s cílem zlepšit jejich dovednosti a znalosti v identifikovaných problematických oblastech. To by mělo být prováděno každý měsíc, aby bylo zajištěno neustálé zlepšování.

2. Časová osa: Během následujících 3 měsíců

Zodpovědnost: HR oddělení

– Revidovat a aktualizovat stávající zásady a postupy tak, aby byly v souladu s osvědčenými postupy a průmyslovými standardy, se zaměřením na nejproblematičtější oblasti uvedené v přezkumu.

3. Časová osa: Během následujících 12 měsíců

Zodpovědnost: Výkonné vedení týmu

– Proveďte komplexní revizi organizační struktury a procesů, abyste identifikovali a odstranili všechny překážky, které brání efektivnímu provozu. To bude zahrnovat upřednostnění nejproblematičtějších oblastí a odpovídající změny.

Upřednostněním nejproblematičtějších oblastí a přidělením konkrétních odpovědností s časovými osami může organizace efektivně zlepšit slabé procesy a zásady.

Krok 4: Implementujte změny a sledujte pokrok

Po identifikaci nejproblematičtějších oblastí v HR procesech je klíčové implementovat změny a sledovat pokrok digitální koordinací s auditory a transparentní komunikací se zaměstnanci. Upřednostňování slabých procesů a politik zajišťuje, že nejnaléhavější problémy jsou řešeny rychle.

Ukládáním souborů zaměstnanců a HR dat online omezují organizace potřebu návštěv auditora na místě a zefektivňují proces auditu. Tato digitalizace také umožňuje sledování pokroku v reálném čase a snadný přístup k datům pro auditory.

Komunikace se zaměstnanci o změnách je klíčová pro zajištění jejich porozumění a spolupráce. Průběžné informování o provedených vylepšeních a výhodách, které to přinese, pomáhá budovat důvěru a zajišťuje hladký přechod.

Využitím digitální koordinace, transparentnosti a upřednostňování slabých procesů mohou organizace nejen zefektivnit HR procesy, ale také vybudovat efektivnější a vyhovující HR funkce.

Typy HR auditů

Existují různé typy personálních auditů, které mohou organizace provádět, aby vyhodnotily různé aspekty svých personálních operací.  V tomto úseku prozkoumáme různé typy HR auditů a jejich význam pro řízení úspěchu organizace.

Audit shody

Provedení auditu shody zahrnuje několik klíčových kroků. Nejprve zkontrolujte a vyhodnoťte zásady a postupy v oblasti lidských zdrojů, abyste zajistili, že jsou v souladu se současnými zákony a předpisy o zaměstnanosti. Dále důkladně prozkoumejte HR data, jako jsou záznamy o zaměstnancích a systémy řízení výkonu, abyste zjistili případné problémy nebo nesrovnalosti. Je velmi důležité věnovat velkou pozornost oblastem, jako jsou náborové postupy, řízení výkonu a uchovávání záznamů, aby bylo možné identifikovat a řešit jakékoli problémy s dodržováním předpisů.

Zůstat v aktuálním stavu s federálními, státními a místními zákony o zaměstnanosti je zásadní pro to, aby podniky zůstaly v souladu a vyhnuly se právním problémům. To je důležité zejména ve světle nedávných změn v důsledku COVID-19 a dalších legislativních aktualizací. Zaměstnavatelé musí být informováni o všech nových nařízeních a pokynech, které mohou ovlivnit jejich zásady a postupy v oblasti lidských zdrojů. Nedodržení těchto zákonů může mít za následek nákladné pokuty a právní důsledky. Pravidelnou kontrolou a aktualizací personálních zásad v souladu s právními aktualizacemi mohou organizace zajistit, že udržují vyhovující a etické pracoviště.

Závěrem lze říci, že provedení důkladného auditu dodržování zásad a postupů v oblasti lidských zdrojů je zásadní pro to, aby organizace zůstaly v souladu s právními požadavky. Být informován o právních aktualizacích a odpovídajícím způsobem upravovat postupy v oblasti lidských zdrojů je zásadní pro předcházení potenciálním právním problémům a pro udržení pozitivního pracovního prostředí.

Audit řízení výkonnosti

Proces začíná stanovením si jasných a měřitelných výkonnostních cílů na začátku roku, po kterých následují pravidelné kontroly a schůzky se zpětnou vazbou v průběhu roku. Tyto kontroly provádí přímý nadřízený zaměstnance a diskuse se zaměřují na úspěchy, oblasti ke zlepšení a stanovení cílů pro nadcházející rok.

V rámci auditu řízení výkonnosti zajišťujeme, aby naši zaměstnanci měli potřebné zdroje pro úspěch, včetně školení, vybavení a podpory. Sledujeme také potenciální problémy, které by mohly ovlivnit výkon zaměstnanců, jako jsou interní stížnosti, právní stížnosti a míra fluktuace. Cílem je udržovat soulad s federálními, státními a místními zákony o zaměstnanosti, abychom pro  zaměstnance vytvořili spravedlivé a podporující pracovní prostředí.

Prováděním pravidelných kontrol výkonu a vyhodnocováním zdrojů dostupných zaměstnancům můžeme identifikovat a řešit jakékoli potenciální problémy, které mohou ovlivnit výkon zaměstnanců. Tento proaktivní přístup pomáhá podporovat zaměstnance při dosahování jejich plného potenciálu a zajišťuje, že dodržujeme pracovní zákony a předpisy.

Audit udržení si zaměstnanců

Současné strategie pro udržení zaměstnanců zahrnují nabízení konkurenceschopných platů a benefitů, poskytování příležitostí pro kariérní růst a rozvoj, vytváření pozitivního pracovního prostředí a nabízení iniciativ zaměřených na rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Proces získávání a přijímání nových zaměstnanců zahrnuje cílené náborové úsilí, důkladné pohovory a komplexní programy nástupu. Angažovanost zaměstnanců se posuzuje prostřednictvím průzkumů, sezení se zpětnou vazbou a hodnocením výkonu.

Angažovanost zaměstnanců přímo ovlivňuje udržení, protože angažovaní zaměstnanci s větší pravděpodobností zůstanou ve společnosti, budou produktivní a pozitivně přispějí k pracovnímu prostředí. Proces konkurenční nabídky je zásadní pro přilákání a udržení špičkových talentů, protože prokazuje odhodlání společnosti poskytovat spravedlivou odměnu a odměny za dovednosti a příspěvky zaměstnanců.

Aktuální zásady uchovávání záznamů nastiňují dobu uchovávání různých typů dokumentů, fyzických i elektronických. Zahrnuje také postupy pro bezpečné ukládání a likvidaci elektronických dat v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.

Závěrem lze říci, že pro udržení spokojené a produktivní pracovní síly jsou zásadní efektivní strategie udržení zaměstnanců, důkladný proces zařazování a pravidelné hodnocení angažovanosti zaměstnanců. Je důležité mít konkurenční proces nabídky k přilákání a udržení špičkových talentů a komplexní politiku uchovávání záznamů pro bezpečnou a vyhovující správu elektronických dat.

Průzkum spokojenosti zaměstnanců

U Průzkumu spokojenosti zaměstnanců je cílem vyhodnotit současné interní postupy, zapojení zaměstnanců a úsilí o udržení stávajících zaměstnanců. Tento průzkum si klade za cíl shromáždit cennou zpětnou vazbu k tématům, jako je odměňování, hodnocení výkonu, klasifikace zaměstnanců, disciplinární procesy a zásady docházky.

Tento průzkum poskytuje cenné poznatky, které umožní provést smysluplné změny, které budou přínosem jak pro zaměstnance, tak pro organizaci jako celek.

Techniky používané v HR auditu

Personální audit zahrnuje využití různých technik k posouzení a vyhodnocení personálních zásad a postupů v rámci organizace. Mezi běžně používané techniky patří zkoumání systémů odměňování, systémů řízení výkonnosti, komunikace zaměstnanců a dodržování zákonů.

Systémy odměňování jsou hodnoceny, aby bylo zajištěno, že jsou spravedlivé a konkurenceschopné a že jsou v souladu s cíli organizace. Systémy managementu výkonnosti se posuzují, aby se zjistilo, zda účinně měří a zvyšují výkon zaměstnanců. Komunikace zaměstnanců je zkoumána, aby bylo zajištěno, že je jasná, konzistentní a podporuje pozitivní pracovní prostředí. Dodržování zákonů a předpisů upravujících postupy v oblasti lidských zdrojů je navíc zásadní pro zajištění toho, aby organizace fungovala v zákonných mezích.

Tyto techniky využívají personalisté k identifikaci oblastí pro zlepšení, řešení problémů s dodržováním předpisů a přijímání informovaných rozhodnutí za účelem lepší podpory organizací a jejich zaměstnanců. Provedením důkladného HR auditu mohou organizace určit silné a slabé stránky svých HR procesů a vyvinout strategie pro neustálé zlepšování.