Digitální podpis

Co je to digitální podpis?

Jednoduše řečeno, digitální podpis (nebo také elektronický podpis) se vzhledově neliší od fyzického podpisu, pouze má elektronickou podobu. Nejde však jen o obrázek či text, ale o technologii, která spojuje dokument s identitou podepisující osoby a zajišťuje, že obsah dokumentu po podpisu nikdo nezměnil.

Co znamená digitální podpis na dokumentu?

Elektronický podpis je právně uznatelný způsob, jak elektronicky stvrdit souhlas, dohodu nebo závazek, a to napříč HR agendou, smluvními vztahy i komunikací se státní správou.

Definice digitálního podpisu v právním rámci

Podle evropské legislativy eIDAS (nařízení č. 910/2014) je definice digitálního podpisu poměrně jasná – jde o nástroj elektronické identifikace, který má právní účinek a zaručuje autenticitu i integritu dat. Český právní řád implementoval tuto úpravu prostřednictvím zákona č. 297/2016 Sb., který se věnuje službám vytvářejícím důvěru pro elektronické transakce.

V českém právním prostředí se rozlišují čtyři typy elektronických podpisů:

• Elektronický podpis (běžný)
• Zaručený elektronický podpis
• Bezpečný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu (tzv. uznávaný podpis)
• Kvalifikovaný podpis

A co je certifikovaný digitální podpis? Jedná se právě o bezpečný nebo kvalifikovaný podpis, který využívá certifikát digitálního podpisu, vydaný důvěryhodným poskytovatelem služeb.

💡 Tip: V HR agendě se dokumenty řeší denně a čekání na podpis často zdržuje celé procesy. V HRIS od Sloneek můžete pracovní smlouvy, dodatky i směrnice nahrát, podepsat elektronicky a archivovat na jednom místě. Elektronický podpis splňuje požadavky eIDAS a dává vám právní jistotu i přehled bez zbytečné administrativy.

Co se považuje za digitální podpis?

Každá forma elektronického stvrzení dokumentu, která splňuje uvedené právní a technické náležitosti – od kliknutí na „Souhlasím“ až po kvalifikovaný podpis s certifikátem.

A co je ruční digitální podpis? Někdy se tímto výrazem označuje situace, kdy uživatel ručně napíše svůj podpis na dotykovém zařízení. Tento typ však sám o sobě nemusí splňovat všechny bezpečnostní požadavky eIDAS a jeho právní síla může být nižší než u ověřených forem podpisu.

Co musí splňovat ověřený elektronický podpis

Aby byl digitální podpis považován za důvěryhodný a vyhovoval eIDAS standardu, musí splňovat tyto podmínky:

• je jednoznačně spojen s podepisující osobou,
• umožňuje identifikaci elektronického podpisu,
• je vytvořen daty, které má podepisující osoba pod výhradní kontrolou,
• je připojen k dokumentu tak, že jakákoli změna po podpisu je detekovatelná.

Pokud jsou tyto podmínky splněny, hovoříme o ověřeném digitálním podpisu.

V kontextu kybernetické bezpečnosti je digitální podpis klíčový nástroj pro ověřování identity, detekci manipulací a ochranu citlivých informací při přenosu dat.

Příklad elektronického podpisu v praxi

Příkladem digitálního podpisu může být elektronicky podepsaná pracovní smlouva nebo dodatky ke smlouvě, schválení dovolené, nebo přijetí vnitrofiremních směrnic. Ve Sloneek můžete tyto úkony řešit jednoduše, rychle a bezpečně.

Podepisování probíhá přímo v systému. Každý uživatel je upozorněn na nový dokument, a pokud je třeba, digitální podpis dokumentu provede okamžitě online.

Jaký HR systém zvolit pro práci s dokumenty?

V oblasti HR je práce s dokumenty a jejich podepisování každodenní realitou. Proto je zásadní mít HR systém, který dokumenty přehledně eviduje, umožní je snadno filtrovat a podepisovat v souladu s legislativou.

Ve Sloneek můžete nahrát tři typy dokumentů: pracovní smlouvy, soukromé dokumenty i celofiremní směrnice. Každý uživatel je informován o nově vloženém dokumentu a může ho podepsat rychle a bezpečně elektronicky. Elektronický podpis ve Sloneek splňuje všechny náležitosti podle eIDAS, takže se můžete spolehnout, že podepsané dokumenty budou právně platné.