Group 33959
🤖 Umělá inteligence ChatGPT dorazila do HR.
Objevte Sloneek AI 👈
🤖 Umělá inteligence ChatGPT dorazila do HR. Vyzkoušejte jej zdarma už dnes!

    Vkládání nového dokumentu

    Nahrávejte do aplikace smlouvy a soukromé či celofiremní/týmové dokumenty.

    Sloneek rozlišuje soukromé dokumentyveřejné dokumenty a smlouvy

    digit-one_31-fe0f-png-3 Soukromé dokumenty využijete pro oběh administrativy související s konkrétními vybranými uživateli. Typicky jde o výsledky hodnocení, mzdové výměry nebo lékařské prohlídky.

    Soukromé dokumenty jsou viditelné pouze konkrétním uživatelům, kterým byly přiděleny. Manažeři týmů je nevidí.

     

    digit-two_32-fe0f-png-3 Celofiremní / týmové dokumenty jsou vkládány automaticky všem uživatelům. A to i všem budoucím uživatelům. Typicky jde o kodexy, řády, mema a další. 

     

    digit-three_33-fe0f-png-2 Smlouvy jsou prostřednictvím aplikace elektronicky podepisovány (stejně jako potvrzení přečtení nebo převzetí pomůcky) v souladu s EU nařízením eIDAS. Smlouvy mohou podepisovat i uživatelé, kteří nemají aktivní účet v aplikaci. Rozdíl mezi soukromým dokument a smlouvou je ten, že u smluv je možné vybrat i více než jednu stranu, soukromý dokument souvisí čistě s jedním konkrétním uživatelem.

    Podrobnosti k validitě a bezpečnosti elektronického podpisu naleznete v článku zde.


    Vkládání nového dokumentu

    Po kliknutí na tlačítko button_Pridat vyberte typ dokumentu, přidejte název a označení / verzi dokumentu. 

    Doporučujeme k dokumentům přidávat i štítky pro využití multikriteriálního vyhledávání v seznamu dokumentů. Nové štítky můžete přidávat rovnou z okna pro vkládání nového dokumentu. 

     

    Snímek obrazovky 2023-10-29 v 8.25.56

     

    Vyberete uživatele, kterým má být dokument přiřazen. V případě zadávání Soukromého dokumentu vybíráte jednotlivé uživatele.

    Celofiremní / týmový dokument lze po zapnutí tlačítka Cela_spolecnost přiřadit hromadně všem. Alternativou je výběr uživatelů po celých týmech.

    Pokud zakládáte pro podpis typ dokumentu Smlouva, přidat můžete i externí uživatele.

    Snímek obrazovky 2023-10-29 v 8.27.36

    U všech typů dokumentu máte také možnost nastavit expiraci dokumentu

    Pokud při vkládání nového dokumentu políčko zakliknete a nastavíte datum, budou následně v době expirace dokumentu o této skutečnosti informováni:

    • majitel účtu
    • administrátoři
    • správce dokumentů
    • uživatel, jehož se dokument týká

    Jako poslední zadáte datum, do kdy má být podpis vyřízen, a zda-li požadujete potvrzení o přečtení. Uložíte

    Při vkládání a rozesílání nových dokumentů máte možnost ke každému dokumentu přidat průvodní zprávu pro uživatele. Díky tomu vaši lidé snadněji zjistí, jaký dokument jim posíláte. Tato průvodní zpráva se zobrazuje přímo v mailové notifikaci.