Timesheety nově – potřebujete je pro hybridní mód, čtyřdenní pracovní týden i AI

Čas strávený na úkolu. Jedna z nejdůležitějších komodit pro jakoukoli analýzu v HR – například efektivitu hybridního módu nebo čtyřdenního pracovního týdne. A také esenciální součást datových sad, které definují „AI readiness“ každé společnosti. Ale také metrika, která v rámci aktuálních modelů managementu stále častěji ustupuje do pozadí. A to především z jednoho prostého důvodu. „Timesheetování“ neboli vykazování odvedených hodin na jednotlivých úkolech totiž nebylo nikdy složitější. Jenže pokud chce firma být i nadále schopná sledovat efektivitu a úspěšnost svých procesů, bez timesheetů se neobejde. Jen už se dávno nemusí jednat o byrokratické excelovské tabulky.

Nejprve pár čísel, která jsou tak zjevná, že pravděpodobně nikoho nepřekvapí.

Precizně si zapisovat hodiny odvedené na jednotlivých úkolech zvládá jen nízké procento zaměstnanců. Potvrzuje to například starší průzkum Harvard Business Review. A je v podstatě jedno, jestli zaměstnanci využívají „hloupé“ zápisy čtvrthodin do excelu nebo aplikace.

Timesheety je vždy nutné zrevidovat. A ani nejsofistikovanější programy nejsou schopny doměřit „šedé hodiny“ – tedy ty, které by měly být fakturovatelné, ale jsou tak roztříštěné napříč ostatními procesy, že je nemá smysl hlídat precizně.

Jenže pak je tu druhý paradox – s odkládanými timesheety výrazně klesá jejich relevance. Jinými slovy – co neuděláme v daný den, to nedoženeme. A co nedoženeme, to už většinou zpětně zaznamenáváme jen formálně. Takže jejich efekt se prokazatelně míjí účinkem a často mohou vést k nižším příjmům (méně se toho vyfakturuje), ale i špatným manažerským rozhodnutím (naložíme jim víc).

Hybridní mód jako nepřítel „klasického trackování“

A pak je tu ještě další věc. Klasickému trackování stojí v cestě stále větší množství překážek. A nemá smysl s nimi bojovat, naopak. Mění se způsob fungování s klienty – například accounting začíná probíhat v módu „od slunka do slunka“, konverzace se vedou po messengerech i mimo pracovní dobu, často se na nich prolínají formální i neformální konverzace. Roste počet online meetingů, které s sebou nesou podobný problém – pokud jich máte za den pár, budiž, ale co když máte den rozdělený na půlhodinové bloky, které na sebe přesně navazují, a poslední meeting se vám protáhne. Jak přetavíte do timesheetů, co se na nich probíralo?

Do zcela fragmentovaných komunikačních kanálů pak je možné zařadit také e-maily. Odpovídáme třeba jednou větou, ale abychom zajistili potřebné podklady, museli jsme pár lidem napsat, pár složek otevřít, že to na tu čtvrthodinu vydalo. Ale přece nebudeme otevírat timesheet kvůli jedné větě, že. Anebo telefonáty. Či hlasové zprávy, které si musíme pouštět několikrát, abychom vůbec pochopili, co je jejich jádrem.

A teď do toho přidejme ještě hybridní mód, který může (ale nemusí, přijměme, že v každé firmě a následně u každého jedince vzniká unikátní mix) řadu problémů znásobit. Zvlášť pokud se nefunguje v módu „zelené ikony“, ale getting things done. Tedy že není vyžadovaná nutnost sedět u počítače přesně v souladu s pracovní dobou, ale hledí se víc na reálné výsledky. Na první pohled jasný hřebíček do rakve preciznímu doměřování času.

Navíc je dobré uvědomit si podstatnou skutečnost – vyplňování timesheetů je jeden z nejnenáviděnějších korporátních procesů. A to myslím nepotřebujeme zdrojovat žádným výzkumem. Pokud však budou lidé vědět, že se s daty z timesheetů dálce pracuje – a ideálně v jejich prospěch – jejich zájem a snaha o kooperaci bude o poznání rozdílná. To ale kromě nároků na interní komunikaci znamená přinést co nejrychleji ovoce společného snažení.

Timesheety v době postdirektivní

Nicméně teď by bylo namístě se pozastavit. Není to prostě tak, že timesheety už dávno patří minulosti? Proč doměřovat minuty ve chvíli, kdy je klient spokojený a vše šlape, jak má? Ta nejjednodušší a správná odpověď je – protože to je aktuální stav a nemusí to trvat věčně. Jakmile bude klient rozporovat vaši práci nebo bude sice spokojený, ale marže bude klesat, jsou časová data jeden z naprosto klíčových údajů. A to i s přihlédnutím k věcem, jako je freelance culture – zvedne vám klíčový freelance dodavatel sazbu o 15 %? Pak by měl management vědět, co s celkovou profitabilitou.

Timesheety jsou skvělou výpovědní zprávou o schopnostech timemanagementu daného člověka.

I expert na seniorní pozici s ním může dlouhodobě bojovat a velice často je to právě špatný timemanagement, který stojí mezi scopem práce a motivací schopného člověka. A vy ho pak zbytečně ztrácíte. Takto budete mít jasný blikající majáček, kde je třeba věnovat práci s časem a hlavně prioritizaci více péče.

Výstupy z timesheetů jsou také stále využívanější argumentační nástroj při řešení generačních sporů. Zatímco řada lidí respektuje společenskou smlouvu o vlastní hodnotě a nasazení (občas něco ošidím, ale pak vím, že to musím dohnat, zároveň znám svou cenu), pro řadu pracovníků – a přiznejme si, často jsou to právě lidé generace Z, kteří zatím neměli možnost na trhu zažít skutečně tržní podmínky – může být jejich představa o pracovním nasazení versus mzdě, zejména v hybridním módu, velice odlišná oproti předpokladu managementu.

Zároveň si sami odpovězte. Když vás budou lidé stále častěji žádat nejen o hybridní mód, ale ideálně hybridní mód kombinovaný se čtyřdenním pracovním týdnem, kde získáte podklady pro diskuze s managementem, pokud se efektivita týmů hodnotí „pocitově“? Dělat to ve firmě „jinak, nově“, to jsou věci, které se nestřílí od boku, ale podléhají komplexní analýze. A vy ji nemůžete dělat bez zásadních datových vstupů.

A pak je tu třetí argument, ze střednědobého hlediska asi nejklíčovější. A tím je AI readiness firem. Na blogu jsme o tom už napsali poměrně dlouhý článek. Připomenu z něj to nejdůležitější: Přestože se může zdát, že nasazení AI je čistě technologickou záležitostí a za analýzu připravenosti a následnou tvorbu strategie tak bude zodpovědné oddělení pod vedením CTO – tedy šéfa technologií, není tomu tak. AI dnes doplňuje nebo nahrazuje pracovní kapacitu. A skladby a výkonu týmů se bytostně dotýká.

Pokud personalisté budou přehlížet důležitost svých vstupů k připravenosti firmy na nástup umělé inteligence, nesmí se divit, že na ně pak spadne celá řada poměrně zbytečných problémů, které s její překotnou implementací budou souviset.

V případě implementace AI je totiž klíčové znát nejen data o vytíženosti a efektivitě jednotlivých týmů, ale také skladbě jejich činností. Protože pouze tak dokáže HR oddělení kalkulovat s AI hodinami a náhradou konkrétních činností umělou inteligencí.

Pohlédněte na timesheety novýma očima

Bariéry, které v době hybridní znemožňují čas trackovat. Na druhé straně rostoucí potřeba údajů o tom, na čem týmy pracují. Jak z toho tedy ven? Odpověď je jednoduchá – zavedením timesheetovacího systému, který nebude trackovat zbytečnosti, a naopak se zaměří na to podstatné.

Pokud totiž není jeho účelem vytvořit podklad pro klienta, ale dostat se pod pokličku toho, co týmy dělají, pak je na místě změnit metodiku zápisu. Nabízí se hned dvojí postup:

A) Osm hodin

Osmihodinová metodika vychází z předpokladu, že každý pracovník má práce přibližně tolik, aby mu zabrala denně osm hodin hrubého času. Ten následně nevykazuje v rámci konkrétních strávených čtvrthodin, ale alokuje ho percentuálně. Výhoda je hned trojí.

V první řadě je tato metoda hybrid friendly a skvěle slouží pro všechny, kteří mají svých osm hodin rozesetých například do dvanáctihodinových oken. A úplně stejně funguje v módu čtyřdenního pracovního týdne. Zároveň je udělování procent hodnoceno výrazně zábavněji a méně byrokraticky než vypisování čtvrthodinek.

V druhé řadě je tato metoda paradoxně velice účinná na doměřování skutečné efektivity v případě, kdy je schopen management porovnat údaje se skutečnými informacemi o práci – například trackováním (pochopitelně přiznaným) aktivity na počítači. Pracovník může být s prvním vyhodnocením timesheetů konfrontován (pochopitelně přiměřeně a konstruktivně) s neefektivitou svého konání. Pokud vykázal 5×8 týdenních hodin na zcela banálních činnostech (které mu reálně zabraly hodinu denně, ale alokoval je do celého dne), jak je možné, že stejný čas mu zabral komplexní úkol? To pak vede k jeho vlastním korekcím.

A pak je tu ještě třetí podstatná věc – možnost měnit trackovatelné parametry tak, aby byly co nejergonomičtější pro aktuální měření – není tedy nutné měřit jen práci na klientech, ale je možné zaměřit se třeba na skórování toho, jak člověka práce bavila (tedy 50 % denní náplně bylo super, 25 % ušlo, 25 % pod mou úroveň) a tato data opět prolnout s tím, co vydá automatický tracking.

B) Kvalitativní timesheety

A tím se dostáváme k druhé metodě. Ta naopak využívá běžné trackování časových oken, ale s několika podmínkami. V první řadě se jedná o zápis blokový, nikoli drobečkový – namísto nutnosti zapisovat pětkrát patnáct minut, které strávil zaměstnanec na Slacku řešením konkrétního problému, zapíše přiměřenou časovou alokaci podle svého pocitu a nejlepšího vědomí a svědomí.

To největší kouzlo se však skrývá v parametrech, které se činnostem přidělují. Ty mohou být rozmanité přesně podle potřeb HR oddělení. Tedy od možnosti skórovat kvalifikaci daného úkolu (nekvalifikovaná činnost, vysoce kvalifikovaná činnost), kreativitu (repetitivní činnost, kreativní a nová činnost) po uspokojení (baví / nebaví).

Obě metody jsou ideální i pro přechodná období, kdy se testuje nový pracovní mód: v ideálním případě by měl mít HR manažer k dispozici měsíc timesheetů před zavedením změn a následně ho porovnávat s měsícem po zavedení změn.

Hybrid a timesheety jdou dohromady

Co tedy říci závěrem? Hybridní mód a timesheety rozhodně jdou dohromady. A HR oddělení by je mělo ve svém vlastním zájmu vyžadovat jako nástroj pro své analýzy. Ostatně i to je jeden z důvodů, proč se dá čas a spousta dalších parametrů trackovat přímo ve Sloneekovi nebo umíme pracovat s daty jiných nástrojů.

Neodepisujte timesheety. Přehodnoťte je. Protože právě s jejich pomocí si odemknete u CEO a CFO dveře k diskuzím o změně pracovních režimů, které budou v následujících měsících nabírat na intenzitě. A bez dat v rukou se vám bude argumentovat velice špatně, to tušíte sami.