Notion, Evernote, Confluence nebo Sloneek? Co je nejlepší pro vaše HR?

Moment, kdy si v HR řeknete, že „teď už je třeba dát naší agendě nějaký jednotný standard“, může nastat v různých situacích. Třeba vás už posté nebaví hledat v tabulce další krok onboardingu. Třeba kolegům podruhé posíláte CV kandidátů do mailu. Třeba jste zaskočeni tím, že se vás zaměstnanci zas a znova ptají na banální informace, které si mohou pohodlně dohledat sami. Tedy, opravdu mohou?

Právě snaha dát nejrůznějším informacím o firmě strukturovanou podobu, kde každý najde všechno od představení společnosti, aktuální strategie, zápisů z all-hands po organigram a kontakty na kolegy, vede celou řadu lidí ke stavbě vlastního HRIS systému na oblíbených nástrojích typu Notion, Evernote nebo Confluence.

Co to je Notion? Jednou měl jeden chytrý člověk nápad, že by mohla vzniknout platforma, do které budete psát jako ve Wordu, ale výsledkem bude něco, co připomíná Wikipedii nebo jednoduché webové stránky. Interaktivní a se spoustou funkcí. Na pár kliků uděláte z tabulky nebo seznamu odrážek úkoly, které můžete přidělovat uživatelům a dávat jim termíny nebo třeba nejrůznější tagy. Snadno vytvoříte seznam kontaktů ke sdílení s ostatními. A tak jako u Wikipedie máte nekonečný prostor pro rozšiřování informací směrem, kterým právě potřebujete.

Notion bývá oblíbený především u HR freelancerů. A je to logické. Jednoduchá intuitivní platforma může sloužit jak pro osobní poznámky, tak pro budování složitějších systémů pro jednotlivé klienty. Jak tedy obstojí, pokud se rozhodnete budovat v ní pro svou společnost komplexní HR nástroj?

Proč může být Notion nebo Evernote dobrý nápad?

Nejprve ale důležitá informace. Zpracovat komplexní informace o firmě poutavou formou je větší výzva, než by se mohlo zdát. A platformy jako Notion jsou například pro stavbu onboardovacích manuálů, jednoduché prezentace potřebných dokumentů anebo prezentace základních i pokročilých informací o firmě skutečně skvělé.

Bude se v něm dobře pracovat jak autorům těchto textů, tak čtenářům, kterým vyhovuje jednoduché rozhraní a dobré členění do kapitol, tak jak jsou zvyklí právě třeba z Wikipedie. Složku plnou PDF nový kolega projde výrazně pomaleji než interaktivní „miniweb“, kde se může na informace proklikávat v kontextu.

A podobné to je třeba s interní knowledge base pro HR oddělení. Pokud se tedy potřebujete vydat tímto směrem, rozhodně chybu neuděláte. Jak to však vypadá ve chvíli, kdy budeme potřebovat víc?

Základní porovnání

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Běží v cloudu	✅	✅
Můžu si založit free profil	✅	🚫
Má pokročilé placené funkce	✅	✅
Vyžaduje nastavení od profesionála	🚫	🚫
Pracuje se s ním po celém světě	✅	✅
Byl vytvořen speciálně pro HR	🚫	✅

 

Dává „dělat si to po svém“ smysl?

Do budování vlastního HRIS se většinou HR profesionálové pustí ze tří pohnutek. Nejčastěji se jedná o impulsivní „vyplnění mezery“ mezi stávajícími systémy a procesy. Druhým důvodem je snaha vyhnout se placeným řešením. Třetím pak skutečnost, že na trhu není řešení, které firma potřebuje.

Platformy typu Notion mohou svádět právě k prvnímu a třetímu bodu. A jak již bylo řečeno, z počátku to fungovat může. Ale brzy se dostaví vystřízlivění.

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Místo HR agendy ladím HR systém v aplikaci, která na to není uzpůsobená	😓	😊
Po týdnech práce zjišťuji, že je třeba to celé postavit znova	😓	😊
Narážím na problémy, které neumím vyřešit	😓	😊
Jak to funguje, vím jen já, a dost věcí proto stojí na mně	😓	😊
Pokud něco nefunguje, je to na mě	😓	😊
Vedení to nebere jako součást mé práce, ale moji dobrovolnou iniciativu navíc	😓	😊

Srovnání v základních požadavcích

Nicméně ať jsme co nejobjektivnější. Pojďme se podívat na srovnání obou systémů v oblastech, které bude dobrá HRIS platforma vyžadovat.

Jednoduchost ovládání

HRIS musí být především jednoduchý a intuitivní. Vysvětlit základní funkce a logiku práce se systémem je třeba během několika málo desítek minut.

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Základ se dá vysvětlit kolegům za jeden meeting	✅	✅
Pokud zaměstnanec neví, co a jak, podpora mu pomůže	🚫	✅
Na první pohled intuitivní	✅	✅
Mohu ho nabídnout k užívání bez proškolení	❓	✅

Bezpečnost dat

HRIS většinou uchovává ty nejcitlivější informace o vašich lidech. Proto bývá GDPR pověřenci právem považován za jedno z klíčových míst, které je třeba ochránit před incidenty. Musí umět spravovat úrovně přístupu a dokázat data ochránit před neopatrným nakládáním. Jak je na tom s GDPR Notion, Evernote nebo Confluence?

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
GDPR compliant v základu	🚫	✅
Bezpečné přihlašování	🚫	✅
Správa přístupových práv k datům	🚫	✅
Obtížné vynesení dat	🚫	✅
Jednoduché auditování	🚫	✅

Sdílení a provázání informací

Pro jakoukoli platformu je klíčové, aby uměla s informacemi pracovat automaticky, dokázala je zobrazovat jen těm, kteří je mají vidět, a stejně tak omezila jejich editaci. Jak s tím může pomoci platforma typu Notion a jak Sloneek?

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Do souborů může každý přistupovat podle svých přístupových práv	✅	✅
Jednotlivé informace je možné podle přístupových práv jednoduše třídit	🟠	✅
Každý zaměstnanec může zobrazovat a měnit údaje, které mu náleží	🟠	✅
S informacemi je možné pracovat napříč celou platformou	🚫	✅

Duplicita dat

Co by měla splňovat HRIS platforma? Především umožnit uchovávání dat na jednom místě. Může to znít jako samozřejmost, ale ruku na srdce, v kolika souborech dnes informace o svých lidech uchováváte? Jakékoli nové řešení tento stav nesmí zhoršit. Vyhovuje tomuto požadavku Notion, Evernote nebo Confluence?

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Data výhradně na jednom místě – nemůže existovat více verzí	🚫	✅
Data vždy dostupná odkudkoli	✅	✅
Data nemůže jen tak někdo přepsat nebo kopírovat	🚫	✅

 Cena

Cena je klíčovým parametrem pro výběr řešení. Jak se liší náklady na Sloneeka a jak na vlastní systém vyvinutý třeba v Notion nebo Evernote?

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Pravidelné platby v případě firemního využívání	✅	✅
Platba za reálné uživatele v daném měsíci	✅	✅
Platím vývoj časem na úkor jiných věcí	✅	🚫
Předem vím, kolik mě bude stát vývoj systému za rok	🚫	✅

 

Srovnání v základních požadavcích HRIS platformy

Pokud stavíte HRIS platformu, nesmí selhávat v základních úkonech: nejen uchovávat údaje o zaměstnancích a jejich denní agendě, ale pomoci také s náborem, zpětnovazební komunikací nebo například rozvojem kompetencí. Poradí si s těmito specifickými požadavky Notion, Evernote nebo Confluence?

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Kompletní vedení dat o zaměstnanci, která jsou provázaná napříč systémem	🚫	✅
Výpočet zbývající dovolené	✅ Informaci o čerpání je však nutné doplnit ručně	✅ Informace se propisuje automaticky ze schválených žádostí
Žádost o dovolenou	🟡 S trochou snahy je možné žádost zadávat jako úkol, není to však ergonomické	✅ Umožňuje odbavit žádost o dovolenou a pracovat s ní napříč systémem, vidí ji každý, pro koho je relevantní
Aktuální údaje relevantní pro výplaty	🟡 Informaci musí manuálně aktualizovat správce systému	✅ Informace může aktualizovat přímo uživatel
Elektronický podpis dokumentů	🚫	✅
Dotazníková šetření	🟡 Některé platformy to umožňují	✅ Je možné realizovat přímo v systému
Smlouvy a potvrzení	🚫	✅ Je možné uložit přímo v systému
Timetracking	🟡 S pomocí pluginů	✅ Je možné využít přímo v systému
Napojení na další aplikace pomocí API	✅	✅ Je možné využít garantovaně přímo v systému
Recruitment	🟡 Částečně je možné řešit, avšak se složitým přesahem do jiných dat	✅ Je možné využít konkrétní detailní funkce v systému
Onboarding a offboarding	🟡 Částečně je možné řešit	✅ Je možné využít konkrétní detailní funkce v systému se zapojením zaměstnance

Pokročilé funkce

A jak obstojí platformy typu Notion při plnění specializovaných úkolů? Podpoří HR oddělení při pokročilých procesech, jako je například řízení kompetenčních modelů nebo datová analýza?

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Automaticky řízené kompetenční modely	🟡 Manuálně spravované	✅ Automatizované
Automatizace	🟡 Částečně	✅
Delegování jednoduchých úkonů na teamleadery nebo zaměstnance	✅	✅
Základní vizualizace dat	🚫	✅
Průběžná analýza a grafy na jednom místě	🚫	✅
Zapojení AI	✅	✅

Verdikt

Notion, Evernote nebo Confluence mají ve firmách své místo. Ale vybudovat z nich komplexní HRIS platformu je velice složité. Důvod je jednoduchý – jsou zaměřené především na obsah, kolaboraci a správu a plánování základních úkolů. Pokročilou podporu pro práci s daty nebo tvorbu databází od nich očekávat nemůžeme.

Jakmile tedy HR oddělení překročí tento limit, dál se v budování specializovaných funkci pravděpodobně neposune. Plnohodnotný HR systém je tedy potřeba nechat platformám, které kvůli němu vznikly.

	Notion/Evernote/Confluence	Sloneek
Dlouhodobá spolehlivost řešení	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Schopnost růstu s firmou	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Schopnost doplňování o nové funkce	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Univerzálnost pro celou firmu	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Kompatibilita s dalšími nástroji	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Handover limit	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Bezpečnost řešení	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Časová náročnost na správu	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Celková cena po započtení stráveného času	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐