Plánování HR: Jak mít v týmu správné lidi ve správný čas

Plánování HR aneb také plánování lidských zdrojů (Human Resources Planning) je promyšlený způsob, jak si firma dopředu zajistí, že bude mít správné lidi se správnými dovednostmi ve chvíli, kdy je potřebuje. Jinak řečeno, jde o aktivity, skrze které vidíte, kolik lidí máte, co umí, co v budoucnu potřebujete, a jak chytře vyplnit mezery. Jde o kontinuální a datově podložený přístup, který pomáhá předcházet nedostatku pracovníků nebo naopak přebytku, a tím optimalizovat fungování organizace.

HR plánování není jen záležitost HR oddělení

Je to společná práce celé firmy – strategická sladěnost, která vychází z byznysové strategie a pomáhá propojit cíle firmy s lidmi, co je mají naplnit.  Pokud firma plánuje např. expanzi nebo změnu směru, HR musí předem vědět, jaký “lidský mix” bude potřeba.

Lidé nejsou čísla a proto se vyplatí:

• Zapojit HR do strategických debat.
• Pracovat s kompetencemi, ne jen s počty.
• Investovat do vzdělávání (školení, koučing, individuální rozvoj…).
• Využívat moderní HR systémy pro lepší přehled a automatizaci, kde máte data vždy po ruce.

HR plánování je proto nezbytné pro organizace a slouží jako středobod strategického řízení lidských zdrojů, pomáhající HR manažerům dosáhnout následujících cílů:

• Předvídat kulturní a podnikatelské změny.
• Identifikovat měnící se požadavky na pozice a dovednosti.
• Rychle reagovat na organizační změny.
• Přizpůsobit náborové postupy a benefity.
• Podporovat rozvoj dovedností pracovníků.
• Podporovat kariérní růst zaměstnanců.
• Udržovat efektivní HR procesy.
• Optimalizovat rozpočet pro HR.

Co všechno HR planning obnáší?

Jde o kontinuální proces, který se skládá z kvantitativní i kvalitativní analýzy zaměstnanců, následného předpovídání budoucích potřeb a snižování rizika vzniku personálního přebytku nebo nedostatku.

Dva přístupy plánování HR: hard vs. soft planning

• Tvrdé plánování = pracuje s čísly, kolik lidí potřebuji kdy, v jaké roli. Soustředí se na data a efektivitu. Používá metriky jako počet zaměstnanců, náklady a inventáře dovedností, aby zajistilo správný počet lidí na správných pozicích. Je operativní a založené na číslech – ideální pro sladění personální kapacity s potřebami firmy.
• Měkké plánování = práce s kulturou, hodnotami a postoji lidí, aby cíle firmy rezonovaly i uvnitř týmu. Klade důraz na angažovanost, pohodu a rozvoj, aby vybudovalo motivovaný a odolný tým. Nejde jen o čísla, ale o vytváření prostředí, kde se lidé mohou rozvíjet a být úspěšní.

Ideální HR plán kombinuje oba přístupy – tvrdý, aby byl počet lidí a kapacita správně pokrytá, a měkký, aby lidé byli motivovaní a schopní růst s firmou.

Typy HR plánování z pohledu času

• Krátkodobé HR plánování řeší okamžité operační potřeby – zaplnění volných pozic, řízení fluktuace a krátkodobé změny ve složení týmů. Pomáhá udržet každodenní agilitu a zajistit, aby týmy byly vždy dostatečně pokryté.
• Strategické HR plánování sleduje dlouhodobou perspektivu (3-5 let). Sladí plánování pracovní síly s budoucími cíli firmy, včetně řízení talentů, plánování nástupnictví a budování odolných talentových pipeline. Připravuje organizaci na udržitelný růst a změny.

Hlavní kroky HR planning procesu

1. Analýza současného stavu – určitě je potřeba začít s daty, které máme a na nich stavět. Zjistit, jaký je aktuální počet zaměstnanců, jejich dovednosti, výkon, kvalifikace a demografie.
2. Prognóza budoucí potřeby – Odhad, kolik a jakých zaměstnanců bude organizace potřebovat v nadcházejícím období vzhledem na byznysové cíle.
3. Analýza mezer (gap analysis) – Identifikace rozdílů mezi aktuálním stavem a budoucími potřebami.
4. Návrh strategického řešení – Nábor, interní rozvoj, školení, retence, případně flexibilní formy práce.
5. Realizace a monitorování – Implementace a pravidelné vyhodnocování úspěšnosti plánů a jejich přizpůsobování.

Konkrétní příklad HR plánování: expanze na nový trh

Představte si, že firma plánuje vstup na nový zahraniční trh. Bez HR plánování by mohlo nastat:

• Nedostatek lidí, kteří ovládají místní jazyk.
• Chybějící zkušenosti s místní legislativou a kulturou.
• Neschopnost rychle reagovat na poptávku zákazníků.

S HR plánováním však firma dopředu:

1. Identifikuje potřebné dovednosti a počty lidí.
2. Naplánuje školení současných zaměstnanců (např. jazykové kurzy, kulturní adaptace).
3. Připraví nábor odborníků z místního trhu.
4. Upraví interní procesy tak, aby tým mohl fungovat efektivně od prvního dne (remote/hybrid/onsite).

Tvrdé vs. měkké plánování při expanzi na nový trh

Výsledek: tým je připravený a firma startuje bez zbytečných průtahů.

Největší výzvy v HR plánování

• Nejistota budoucnosti – nepředvídatelné události jako ekonomika, rozvoj technologií, trendy
• Integrace dat – spolehlivost a dostupnost dat může být problém
• Odpor ke změnám – organizační kultura často brání adaptaci HRP jako strategii

Jak co nejlépe vytěžit z HR plánování

• Kompetence jako most – využití kompetenčně orientovaného řízení pro sladění HR a obchodní strategie.
• Technologie jako podpora – nasazení HR nástrojů pro sběr, analýzu dat a přehlednost rozhodování.
• Pravidelný review – flexibilní cykly revizí a úprav plánů podle aktuálních podmínek.
• Strategická role HR – aktivní zapojení HR do ročních a strategických plánů firmy.

Jak vám Sloneek může pomoct při HR plánování

1. Přehled o lidech a výkonech – People Analytics ukazuje data o týmu, schopnostech a výkonu, což zjednodušuje rozhodování.
2. Rozvoj a motivace – Performance Management, 360° zpětná vazba a hodnocení kompetencí pomáhají identifikovat talenty a plánovat růst.
3. Nábor a onboarding – od výběru až po zaškolení nových lidí, což šetří čas a umožňuje lépe plánovat kapacity.
4. Core HR & administrativa – evidence zaměstnanců, elektronické podpisy, správa dokumentů a majetku na jednom místě.
5. Docházka a absence – digitální sledování přítomnosti a výkazů práce usnadňuje plánování směn a kapacit.
6. Automatizace a AI – zbavuje HR rutiny a dává prostor pro strategické plánování.

Shrnutí: 3 důvody, proč se vám plánování HR opravdu vyplatí

HR plánování není jen administrativní úkol, ale strategický nástroj, který pomáhá firmám růst a adaptovat se na měnící se podmínky trhu. Pokud má organizace jasný přehled o svých lidech, jejich kompetencích a budoucích potřebách, dokáže včas reagovat na výzvy, předcházet krizím a využít nové příležitosti. Spojením tvrdého i měkkého plánování vzniká vyvážený přístup – firma má správné kapacity a zároveň podporuje motivaci, kulturu a dlouhodobý rozvoj týmu. Díky moderním technologiím a datům je možné plánování dělat efektivněji než kdy dřív.