Jak snížit absenci zaměstnanců díky lepší HR evidenci

Absence zaměstnanců může v týmu udělat pořádný zmatek. Zvláště v případě, kdy začne narůstat. Pomocnou rukou ale může být chytrá HR evidence. Díky Sloneek můžete mít všechna data přehledně pod palcem a tím šetřit nervy, čas i firemní rozpočet. 

Proč vlastně lidi chybí?

Definice absentérství v práci je jednoduchá. Jedná se o situaci, kdy zaměstnanec jednoduše v práci není přítomný. Důvody, proč zaměstnanci v práci chybí, mohou být různé. Mezi nejčastější však patří nemoci a jiné zdravotní potíže. Mohou to ale být také těžkosti v osobním životě nebo nízká spokojenost v práci.

Omluvená absence

Absence v práci se většinou dělí na dvě kategorie – omluvená a neomluvená.

Omluvená absence je všechno, o čem zaměstnavatel ví a s čím souhlasí. Znamená to, že zaměstnanec do práce nepřijde, ale má k tomu platný a uznaný důvod – a HR oddělení má všechno pěkně pod kontrolou, evidované a schválené.

Co sem spadá?

• Nemoc nebo karanténa – klasika. Zaměstnanec donese neschopenku a systém ví, co dělat.
• Dovolená – schválená a zasloužená! Slunce, klídek a Sloneek to všechno krásně zaeviduje.
• Ošetřování člena rodiny – protože někdy je potřeba být víc doma než v kanceláři.
• Mateřská nebo rodičovská dovolená – čas na novou životní roli, a HR systém to má na paměti.
• Pohřeb v rodině – smutná, ale důležitá situace, se kterou zákon počítá.

Tip: Proč je dobré mít omluvenou absenci pod kontrolou?

Mít omluvenou absenci pod kontrolou se může zdát jako detail, ale v praxi je to klíč k hladkému fungování celého týmu. Protože ruku na srdce – chaos v absencích = chaos v práci. Se správnou organizací dokáží manažeři lépe plánovat směny a rozdělovat práci. Jednoduše totiž ví, s kým mohou počítat. A teď to nejlepší: Sloneek to zvládne levou zadní! Díky němu zaměstnanci žádají o volno jednoduše online, bez e-mailového ping-pongu. Všechno je krásně evidované, schválené a dostupné na pár kliknutí. HR oddělení pak má data připravená pro přehledy, výpočty i sledování míry absentérství. Zkrátka, když má zaměstnanec absenci řádně nahlášenou a doloženou, všechno jede podle pravidel – bez zbytečných zmatků a stresu.

Neomluvená absence

Neomluvená absence je naopak situace, kdy zaměstnanec do práce nedorazí a nedá o sobě vědět, nebo jeho důvod firma neuzná. A tady už většinou hrozí postihy – od krácení mzdy až po kázeňské řešení.

Problém, který může vést až k propuštění zaměstnance

Neomluvená absence je v pracovněprávních vztazích považována za vážné pochybení. V krajních případech může být vyhodnocena jako hrubé porušení pracovní kázně a skončit až okamžitým zrušením pracovního poměru. Chybějící pracovník narušuje týmovou spolupráci – kolegové nevědí, co se stalo, musí za něj narychlo převzít úkoly a tím dochází k oslabování důvěry i dobré atmosféry na pracovišti.

Aby bylo možné na neomluvené absence adekvátně reagovat – například udělením výstrahy nebo výpovědí – je nezbytné mít jejich průběh řádně evidovaný a podložený. A přesně s tím pomáhá náš spolehlivý HR partner – Sloneek.

Opakované případy neomluvené nepřítomnosti mohou být důvodem k ukončení pracovního poměru. Zaměstnavatel musí přitom postupovat v souladu se zákoníkem práce: nejprve zaměstnance písemně upozornit na vzniklý problém, vést přesnou evidenci absencí a zajistit si podklady prokazující jejich opakování. Současně je třeba dát zaměstnanci možnost se k celé situaci vyjádřit a doložit případné omluvitelné důvody své nepřítomnosti.

Sloneek má páky i na neomluvenou absenci

Sloneek pomůže neomluvené absence zachytit, zaznamenat a řešit včas, než se z nich stane lavina. Díky přehledné evidenci se všechno automaticky zaznamená – včetně reakcí zaměstnavatele. Odpadají tak otázky: „kdo to řešil?“ nebo „kdy to vlastně bylo?“

Veškerá dokumentace je pěkně pohromadě: výstražné dopisy, upozornění i podklady pro výpověď, kdyby došlo na nejhorší. A k tomu i statistiky pro vedení, kde je jasně vidět, jestli šlo o ojedinělý úlet nebo se začíná tvořit nebezpečný vzorec.

Sloneek vám dá do ruky přehledné nástroje pro:

• Sledování míry absentérství – víš přesně, kdo, kdy a jak často chybí
• Výpočet absentérství – s daty se dá čarovat. Zjistíš trendy a včas zasáhneš
• Zavedení smysluplné politiky pro absentérství – žádné chaotické výjimky, ale jasná pravidla

Díky tomu můžete rychle rozeznat nadměrnou absenci, poskytnout podporu, nebo – když je nejhůř – připravit i výstražný dopis nebo vzor výpovědi podle pravidel.

Co vám míra absentérství prozradí? 

Pravidelné sledování absentérství pomáhá odhalit skryté problémy – a když máte absenci pod kontrolou, šetříte čas, nervy i peníze.

Ptáte se, jak vypočítat míru absence? Úplně jednoduše. Sečtete, kolik hodin nebo dnů lidi chyběli, a pak to vydělte tím, kolik hodin nebo dnů měli celkem odpracovat. Výsledek jen vynásobíte stem a máte procento absencí. Nebo se jednoduše mrkněte do aplikace Sloneek. Všechna data máte hezky na jednom místě, v přehledných grafech a bez zbytečné práce navíc. Stačí pár kliknutí a hned víte, jak si vaše firma stojí – a jestli je čas na pohodu, nebo na akční plán.

Obecně platí, že když vám výpočet absentérství ukáže 1–2 %, můžete být v klidu. Lidé si prostě berou zaslouženou dovolenou nebo občas vyleží rýmu – všechno je v normě. Když ale čísla vyskočí na 3–4 %, je na místě zbystřit. Může to znamenat vyšší nemocnost, zvýšený stres nebo horší pracovní podmínky, které by stálo za to prozkoumat. A pokud se absentérství přehoupne přes 5 %, je to jasný signál, že něco nehraje. Možná v týmu vládne špatná nálada, lidé jsou přetížení, nebo vázne organizace práce.

Jak Sloneek pomáhá snižovat absenci?

Sloneek není jen tabulka s hezkými barvičkami. Je to HR aplikace, která automaticky počítá absenci a upozorní tě, když někdo lítá za čárou. Umožňuje manažerům i zaměstnancům vidět docházku v reálném čase. Uchovává vše na jednom místě – od politik absentérství po dokumenty o skončení pracovního poměru.

A co je na tom nejlepší? Uvolní ruce HR specialistům, kteří se mohou soustředit na to, co je v HR opravdu důležité – péči o lidi, ne o papíry.