Srovnání: Excel, Google Sheets versus HR systém Sloneek

Bylo jedním z vašich novoročních předsevzetí konečně si zavést systém v HR agendě? Rozhodně dobrý nápad! Ale co udělat se všemi daty, která potřebujete zároveň snadno ukládat i používat? Moderní nástroje jako Microsoft Excel, Google Sheets nebo Google Workspace bývají často první volbou pro ukládání a správu údajů o zaměstnancích.

Vaše volba – stejně jako u 95 % vašich kolegů – pravděpodobně padne na nejdostupnější řešení: Excel nebo Google Sheets. Tedy tabulku, která se na první pohled může zdát jako dobrý nápad.

Pojďme se však podívat, jak ve skutečnosti obstojí proti specializovanému HR systému jako je například náš Sloneek. 

Proč zvolit Excel nebo jiné tabulky? 

Proč mají lidé z HR tak rádi Excel a podobné nástroje? Odpověď nepřekvapí – znají ho, stejně jako management jejich firem nebo jejich zaměstnanci. Je nainstalován v naprosté většině počítačů. Je – alespoň na první pohled – zdarma. A data se dají snadno poslat nebo zpracovávat třeba na domácím počítači, pokud je potřeba dohánět resty. Zejména v menších firmách se Excel nebo Google účet běžně používají pro osobní účely či databáze zaměstnanců, takže přechod na ně působí naprosto přirozeně.

A hlavně – tím, že s ním většina lidí umí, je možné začít s ním pracovat hned. A ušetřit tak spoustu času. Jenže tady se sluší zeptat – opravdu? 

Výhody Excelu a Google Sheets

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Mám ho už v počítači	✅	🚫
Nemusím jeho pořízení konzultovat / shánět na něj peníze	✅	🚫
Kolegové i management ho umí používat	✅	🚫

Mnoho uživatelů se také spoléhá na nástroje jako šablony v Excelu, historii verzí a sešity Excelu pro sledování změn a strukturování své HR dokumentace.

Nevýhody Excelu a Google Sheets

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Trávím čas vymýšlením vlastního systému a jeho testováním	😓	😊
Objevují se chyby, které musím řešit	😓	😊
Narážím na limity, se kterými jsem v první chvíli nepočítal/a	😓	😊
Veškeré know-how k systému držím jen já a musím ho vysvětlovat kolegům	😓	😊
Každý, kdo do systému zasáhne, může způsobit, že přestane fungovat	😓	😊

Srovnání Excel, Google Sheets versus HR systém Sloneek

Porovnání základních požadavků

I tak nad případnými riziky řada firem mávne rukou a začne svůj HR systém postavený na sofistikovaných tabulkách využívat v praxi. Jak však bude plnit základní požadavky na HRIS?  

Jednoduchost ovládání 

HR systém musí být především jednoduchý. Natolik jednoduchý, aby s ním mohl pracovat i neproškolený zaměstnanec, je-li to potřeba. Porovnejme si tedy Excel, Google Sheets a Sloneek.

Funkce jako odkazy na buňky, kontingenční tabulky nebo chytré prvky sice mohou nabídnout určitou úroveň přehlednosti, ale vyžadují více znalostí, než se na první pohled zdá.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Základ se dá vysvětlit kolegům za jeden meeting	✅	✅
Pokud nevím, jak na to, kdykoli se doptám	🚫	✅
Na první pohled intuitivní	❓	✅
Mohu ho nabídnout k užívání bez proškolení	❓	✅

Bezpečnost dat 

HRIS obvykle uchovává ty nejcitlivější informace o vašich zaměstnancích. Proto zástupci GDPR považují tento systém za jedno z nejdůležitějších míst, kde může dojít k bezpečnostním incidentům. Jak si s tím poradí Excel, Google Sheets a Sloneek?

Navíc nástroje jako Google Drive, Microsoft 365 nebo Office 365 postrádají centralizovanou funkci HR dashboardu, pokud nejsou rozšířeny o služby třetích stran nebo Google API.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
GDPR compliant v základu	🚫	✅
Bezpečné přihlašování	🚫	✅
Správa přístupových práv k datům	🚫	✅
Obtížné vynesení dat	🚫	✅
Jednoduché auditování	🚫	✅

Umístění dat

Průšvih pro efektivitu? Data na různých místech, navíc v různých verzích a různého stáří. Pokud se HR oddělení chce zbavit kruhů pod očima, je potřeba striktně dodržovat jen jedinou aktuální databázi, se kterou celá firma pracuje. Fragmentované používání Google Docs, Google Slides a Google Calendar může způsobovat zmatek kvůli nekonzistentní historii verzí nebo zastaralým souborům. Jak to zvládá Excel, Google Sheets a jak Sloneek? 

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Data výhradně na jednom místě – nemůže existovat více verzí	🚫	✅
Data vždy dostupná odkudkoli	🚫	✅
Data nemůže jen tak někdo přepsat nebo kopírovat	🚫	✅

 

Sdílení informací 

Co bývá nejčastější důvod přepracovanosti HR managementu? Že k některým informacím mají exkluzivní přístup, přestože by s nimi mohli běžně pracovat i ostatní. Musí tak neustále reagovat na banální dotazy a posílat jednoduché informace desítkám lidí měsíčně. Ačkoli je možné sdílení souborů v Google Sheets nebo Excelu online, správa hodnocení spokojenosti zaměstnanců, průzkumů angažovanosti nebo pracovních hodnocení napříč více tabulkami často vede k chybám a nedorozuměním. Jak s tím může pomoci Excel, Google Sheets a jak Sloneek? 

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Do souborů může každý přistupovat podle svých přístupových práv	✅	✅
Jednotlivé informace je možné podle přístupových práv jednoduše třídit	🚫	✅
Každý zaměstnanec může zobrazovat a měnit údaje, které mu náleží	🚫	✅

 

Porovnání ceny 

Kolik to stojí? Cena je samozřejmě klíčovým parametrem. Ironií je, že právě podle ní se systém často vybírá. Skryté náklady však mohou vzniknout při integraci Power BI, KPI dashboardů nebo nástrojů pro automatizovanou analýzu dat s MS Excel nebo Google Looker Studio. Jak je to s náklady na systém v Excelu, Google Sheets a Sloneeku?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Platby nad rámec platu zaměstnanců HR oddělení	🚫	✅
Platba za reálné uživatele v daném měsíci	🚫	✅
Platím vývoj časem na úkor jiných věcí	✅	🚫
Předem vím, kolik mě bude stát vývoj systému za rok	🚫	✅

Excel x HR systém: Porovnání speciálních požadavků 

Naprosto klíčové pochopitelně je, aby zvolený HR systém neselhával v tom hlavním – tedy schopnosti pracovat s daty efektivně a bez časových ztrát. Pokud má být navíc opravdovým pomocníkem, musí toho zvládat mnohem víc než jen uchovávat informace o osobních údajích zaměstnanců, jejich výplat nebo například nároků na dovolenou. 

Pojďme se tedy podívat, jak si poradí Excel nebo Google Sheets se specializovanými úkoly a jak je zvládne Sloneek. 

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Zbývající dovolená	✅  Informaci o čerpání však musí pravidelně zapisovat správce systému	✅  Informace se propisuje automaticky ze schválených žádostí
Žádost o dovolenou	🚫 Může uchovat informace o dovolené, zapsat je však často musí přímo HR pracovník	✅  Umožňuje odbavit žádost o dovolenou a pracovat s ní napříč systémem, vidí ji každý, pro koho je relevantní
Aktuální údaje relevantní pro výplaty	✅  Informaci však musí pravidelně aktualizovat správce systému	✅  Informace může aktualizovat přímo uživatel
Elektronický podpis dokumentů	🚫	✅
Dotazníková šetření	🟡  Částečně možné řešit pomocí Forms	✅  Je možné realizovat přímo v systému
Smlouvy a potvrzení	🚫	✅  Je možné uložit přímo v systému
Timetracking	🚫	✅  Je možné využít přímo v systému
Napojení na další aplikace pomocí API	🚫	✅  Je možné využít garantovaně přímo v systému
Recruitment	🟡  Částečně je možné řešit	✅  Je možné využít konkrétní detailní funkce v systému
Onboarding a offboarding	🟡  Částečně je možné řešit, většinou však pouze jako pomůcku pro HR	✅  Je možné využít konkrétní detailní funkce v systému se zapojením zaměstnance

 

Pokročilé funkce 

Agenda HR profesionála je již dnes zcela přeplněná. Je proto logické, že nástroje, které dokáží jeho práci zefektivnit a automatizovat, jsou v oboru placené zlatem. V Excelu existují funkce jako Visual Basic for Applications, programovací jazyk makra nebo Power Pivot, ale v HR kontextu se bez pokročilého školení nebo specializované IT podpory málokdy využívají. Jak v tomto ohledu pomáhá Excel nebo Google Sheets a jak profi HR systém? 

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Automatizace	🟡  Částečně	✅
Delegování jednoduchých úkonů na teamleadery nebo zaměstnance	🚫	✅
Základní vizualizace dat	✅	✅
Průběžná analýza a grafy na jednom místě	🟡  Částečně	✅
Zapojení AI	🚫	✅

 

Vyhodnocení Excel x HR systém Sloneek 

Excel a Google Sheets budou pravděpodobně ještě několik let volbou číslo jedna pro HR manažery, kteří zatím nemají hlubokou zkušenost s HRIS. Důvody pro první krok jsou jasné – rychlý start, nízké náklady, vysoká srozumitelnost. Jenže tím počet výhod zpravidla končí. 

Jakmile totiž přestanou tabulky sloužit jako centrálně spravovaná databáze, do které má přístup jen malý okruh proškolených pracovníků, a začnou mít ambici stát se plnohodnotným HR systémem, narazí. 

Náklady na vývoj takového řešení budou výrazně vyšší, než se původně odhadovalo, zatímco jeho bezpečnost, funkčnost a celkové přínosy budou nižší – a to i při integracích jako Google Workspace API nebo Excel Object Model, které vyžadují technické znalosti pro nastavení.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Dlouhodobá spolehlivost řešení	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Schopnost růstu s firmou	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Schopnost doplňování o nové funkce	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Univerzálnost pro celou firmu	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Kompatibilita s dalšími nástroji	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Handover limit	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Bezpečnost řešení	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Časová náročnost na správu	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Celková cena po započtení stráveného času	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐