Meetingy: Jak z nich neudělat ztrátu času

Meeting je slovo, které dnes zaznívá v každé firmě, kanceláři nebo i při práci z domova. Ale co všechno vlastně znamená? V tomto článku se podíváme na různé typy meetingů, jejich význam, zkratky, používané fráze i na to, jak je plánovat a vést tak, aby dávaly smysl.

Co je to meeting?

„Meeting“ je anglické slovo pro schůzku, poradu nebo setkání. Může probíhat in-person (osobně), online (např. přes Zoom nebo Google Meet), nebo hybridně (část účastníků je fyzicky v místnosti, část se připojuje online). Firmy využívají různé conference rooms, ať už ve svém areálu nebo třeba v coworkingových prostorách.

Pro náročnější strategické workshopy nebo brainstormingy se ale vyplatí zasedačku vyměnit za inspirativnější prostředí mimo firmu. Příkladem je meeting studio Animika v Karlíně, které nabízí klidný prostor s denním světlem, technickým vybavením a možností cateringového zázemí – ideální volba pro týmy, které potřebují soustředěnou a kreativní práci.

Kdy meeting dává smysl?

• Když potřebujete rychlejší rozhodnutí.
• Když je potřeba sladit více lidí najednou.
• Když nestačí e-mail ani Slack.
• Když potřebujete brainstormovat.

Naopak, pokud můžete danou věc vyřešit rychlou zprávou nebo e-mailem – udělejte to. Nemusíte mít za každou cenu meeting, který mohl být odpovědí na mail. 🙂 Ušetříte čas.

Schůzky jsou skvělým nástrojem, pokud jsou dobře připravené, strukturované a smysluplné. V opačném případě se z nich stává černá díra na čas. Příště si tedy položte otázku: Musí to být opravdu meeting?

Typy meetingů a jejich význam

Existuje mnoho druhů meetingů, každý má svůj účel. Tady jsou ty nejčastější:

Tipy pro plánování efektivního meetingu

Meeting není jen „pojďme se sejít, uvidíme, co z toho vyleze“. Plánování schůzek je důležitá disciplína. Na to, abychom věci posouvali vpřed, je nutné dodržovat určitá pravidla.

Efektivní meeting:

• Má určeného ownera – Kdo ho vede? Co se bude řešit? Kdo zapisuje?
• Má jasně daný meeting schedule, tedy plán.
• Má zvolenou vhodnou platformu (např. v zasedačce, Teams Meeting, Zoom Meeting, Google Meet nebo jiná online platforma).
• Má jasný cíl a agendu, komunikovanou dopředu.
• Má omezený počet účastníků (pozvěte jen ty, kteří jsou opravdu potřební).
• Tvoří se mpoznámky nebo se nahrává.

Nezapomeňte poslat zápis ihned po skončení, aby všichni věděli, co mají dělat dál a do kdy.

Etiketa a pravidla

Platí pár zásad, které pomáhají zachovat kontinuitu a efektivitu:

1. Soustřeď se – Nepiš si do Slacku, nečti e-maily. Ostatní to poznají a ruší to.
2. Zapnutá kamera – Ano, občas je to nepříjemné. Ale pomáhá to komunikaci, mimice, pozornosti.
3. Ticho v pozadí – Pes, vrtačka nebo rádio? Radši ne. Použij sluchátka a ztlum mikrofon, když nemluvíš.
4. Začni včas – Každá minuta se počítá. Počkej na všechny pár minut a když tak začni.
5. Vhodně se oblékni – pokud pracuješ z domu a máš meetingy online, není vhodné to dělat v pyžamě nebo také bez části oblečení. Nikdy nevíš, kdy se budeš muset postavit od stolu v případě nečekané situace 🙂

Praktický příklad jak vytvořit Zoom nebo Google Meet

Zoom:

1. Přihlas se na Zoom.us.
2. Klikni na „Schedule a Meeting“.
3. Vyplň název, čas, datum.
4. Odešli link lidem.

Google Meet:

1. Otevři Google Kalendář.
2. Klikni na „Vytvořit“.
3. Přidej „Google Meet videohovor“.
4. Přizvi účastníky, přidej agendu. Hotovo.

Závěr:

Ne každý problém potřebuje schůzku. Někdy stačí rychlý e-mail, komentář ve Figmě, JIRA, nebo zprávu na chatu. Ale když už meeting je, dělejme ho pořádně. Stručně. Věcně. S respektem k času ostatních. Dobrá schůzka umí být fakt silný nástroj. Špatná? Jen ztracená hodina bez follow-upu.