Excel, Google Sheets nebo Sloneek? Co je nejlepší pro vaše HR

Led 22, 2024 7 min čtení

Bylo mezi vašimi novoročními předsevzetími mimo jiné dát konečně systém vaší HR agendě? Rozhodně to je dobrý nápad! Jenže kam se všemi daty, která potřebujete schraňovat, ale zároveň snadno využívat?

Pravděpodobně vaše volba – tak jako u 95 % vašich profesních kolegů – padne na nejdostupnější řešení: Excel nebo Google Sheets. Tedy tabulkový procesor, který na první pohled může vypadat jako dobrý nápad.

Pojďme se však podívat, jak ve skutečnosti obstojí proti specializovanému HRIS, jako je například náš Sloneek.

Proč mají HRisti tak rádi Excel a další tabulky?

Proč mají lidé z HR tak rádi Excel a podobné nástroje? Odpověď nepřekvapí – znají ho, stejně jako management jejich firem nebo jejich zaměstnanci. Je nainstalován v naprosté většině počítačů. Je – alespoň na první pohled – zdarma. A data se dají snadno poslat nebo zpracovávat třeba na domácím počítači, pokud je potřeba dohánět resty.

A hlavně – tím, že s ním většina lidí umí, je možné začít s ním pracovat hned. A ušetřit tak spoustu času. Jenže tady se sluší zeptat – opravdu?

Proč to vypadá na první pohled jednoduše?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Mám ho už v počítači	✅	🚫
Nemusím jeho pořízení konzultovat / shánět na něj peníze	✅	🚫
Kolegové i management ho umí používat	✅	🚫

Proč je ale realita nakonec jiná?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Trávím čas vymýšlením vlastního systému a jeho testováním	😓	😊
Objevují se chyby, které musím řešit	😓	😊
Narážím na limity, se kterými jsem v první chvíli nepočítal/a	😓	😊
Veškeré know-how k systému držím jen já a musím ho vysvětlovat kolegům	😓	😊
Každý, kdo do systému zasáhne, může způsobit, že přestane fungovat	😓	😊

Srovnání v základních požadavcích

I tak nad případnými riziky řada firem mávne rukou a začne svůj HR systém postavený na sofistikovaných tabulkách využívat v praxi. Jak však bude plnit základní požadavky na HRIS?

Jednoduchost ovládání

HRIS musí být především jednoduchý. Natolik jednoduchý, aby s ním mohl pracovat i neproškolený zaměstnanec, je-li to potřeba. Jak ve srovnání vychází Excel, Google Sheets a jak Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Základ se dá vysvětlit kolegům za jeden meeting	✅	✅
Pokud nevím, jak na to, kdykoli se doptám	🚫	✅
Na první pohled intuitivní	❓	✅
Mohu ho nabídnout k užívání bez proškolení	❓	✅

Bezpečnost dat

HRIS většinou uchovává ty nejcitlivější informace o vašich lidech. Proto bývá GDPR pověřenci právem považován za jedno z nejdůležitějších míst, kde mohou vznikat bezpečnostní incidenty. Jak jim čelí Excel, Google Sheets a jak Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
GDPR compliant v základu	🚫	✅
Bezpečné přihlašování	🚫	✅
Správa přístupových práv k datům	🚫	✅
Obtížné vynesení dat	🚫	✅
Jednoduché auditování	🚫	✅

Všechna data na jednom místě

Průšvih pro efektivitu? Data na různých místech, navíc v různých verzích a různého stáří. Pokud se HR oddělení chce zbavit kruhů pod očima, je potřeba striktně dodržovat jen jedinou aktuální databázi, se kterou celá firma pracuje. Jak to zvládá Excel, Google Sheets a jak Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Data výhradně na jednom místě – nemůže existovat více verzí	🚫	✅
Data vždy dostupná odkudkoli	🚫	✅
Data nemůže jen tak někdo přepsat nebo kopírovat	🚫	✅

Sdílení informací

Co bývá nejčastější důvod přepracovanosti HR managementu? Že k některým informacím mají exkluzivní přístup, přestože by s nimi mohli běžně pracovat i ostatní. Musí tak neustále reagovat na banální dotazy a posílat jednoduché informace desítkám lidí měsíčně. Jak s tím může pomoci Excel, Google Sheets a jak Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Do souborů může každý přistupovat podle svých přístupových práv	✅	✅
Jednotlivé informace je možné podle přístupových práv jednoduše třídit	🚫	✅
Každý zaměstnanec může zobrazovat a měnit údaje, které mu náleží	🚫	✅

Cena

Co za to? Cena je pochopitelně klíčovým parametrem. A paradoxně se často systém vybírá právě podle ní. Jak je na tom s náklady vlastní systém v Excelu, Google Sheets a jak Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Platby nad rámec platu zaměstnanců HR oddělení	🚫	✅
Platba za reálné uživatele v daném měsíci	🚫	✅
Platím vývoj časem na úkor jiných věcí	✅	🚫
Předem vím, kolik mě bude stát vývoj systému za rok	🚫	✅

Srovnání ve speciálních požadavcích

Naprosto klíčové pochopitelně je, aby zvolený HR systém neselhával v tom hlavním – tedy schopnosti pracovat s daty efektivně a bez časových ztrát. Pokud má být navíc opravdovým pomocníkem, musí toho zvládat mnohem víc než jen uchovávat informace o osobních údajích zaměstnanců, jejich výplat nebo například nároků na dovolenou.

Pojďme se tedy podívat, jak si poradí Excel nebo Google Sheets se specializovanými úkoly a jak je zvládne Sloneek.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Zbývající dovolená	✅ Informaci o čerpání však musí pravidelně zapisovat správce systému	✅ Informace se propisuje automaticky ze schválených žádostí
Žádost o dovolenou	🚫 Může uchovat informace o dovolené, zapsat je však často musí přímo HR pracovník	✅ Umožňuje odbavit žádost o dovolenou a pracovat s ní napříč systémem, vidí ji každý, pro koho je relevantní
Aktuální údaje relevantní pro výplaty	✅ Informaci však musí pravidelně aktualizovat správce systému	✅ Informace může aktualizovat přímo uživatel
Elektronický podpis dokumentů	🚫	✅
Dotazníková šetření	🟡 Částečně možné řešit pomocí Forms	✅ Je možné realizovat přímo v systému
Smlouvy a potvrzení	🚫	✅ Je možné uložit přímo v systému
Timetracking	🚫	✅ Je možné využít přímo v systému
Napojení na další aplikace pomocí API	🚫	✅ Je možné využít garantovaně přímo v systému
Recruitment	🟡 Částečně je možné řešit	✅ Je možné využít konkrétní detailní funkce v systému
Onboarding a offboarding	🟡 Částečně je možné řešit, většinou však pouze jako pomůcku pro HR	✅ Je možné využít konkrétní detailní funkce v systému se zapojením zaměstnance

Pokročilé funkce

Agenda HR profesionála je již dnes zcela přeplněná. Je proto logické, že nástroje, které dokáží jeho práci zefektivnit a automatizovat, jsou v oboru placené zlatem. Jak v tomto ohledu pomáhá Excel nebo Google Sheets a jak Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Automatizace	🟡 Částečně	✅
Delegování jednoduchých úkonů na teamleadery nebo zaměstnance	🚫	✅
Základní vizualizace dat	✅	✅
Průběžná analýza a grafy na jednom místě	🟡 Částečně	✅
Zapojení AI	🚫	✅

Verdikt

Excel a Google Sheets budou pravděpodobně ještě několik let volbou číslo jedna pro HR manažery, kteří zatím nemají hlubokou zkušenost s HRIS. Důvody pro první krok jsou jasné – rychlý start, nízké náklady, vysoká srozumitelnost. Jenže tím počet výhod zpravidla končí.

Jakmile totiž přestanou tabulky sloužit jako centrálně spravovaná databáze, do které má přístup jen malý okruh proškolených pracovníků, a začnou mít ambici stát se plnohodnotným HR systémem, narazí.

Náklady na vývoj takového řešení budou výrazně vyšší než prvotní odhady, nižší bude naopak jeho bezpečnost, funkčnost a celkový přínos.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Dlouhodobá spolehlivost řešení	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Schopnost růstu s firmou	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Schopnost doplňování o nové funkce	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Univerzálnost pro celou firmu	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Kompatibilita s dalšími nástroji	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Handover limit	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Bezpečnost řešení	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Časová náročnost na správu	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Celková cena po započtení stráveného času	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐