Offboarding

Offboarding: Proč je důležité správně se rozloučit se zaměstnancem

Když se mluví o péči o zaměstnance, nejčastěji se řeší nábor, onboarding a rozvoj. Často se ale zapomíná na poslední fázi zaměstnaneckého cyklu – offboarding, tedy proces ukončení pracovního poměru. A nejde jen o zrušení přístupů a odevzdání vstupní kartičky. Jde o celkový způsob, jakým se firma loučí se svými lidmi.

Co je offboarding

Je to cesta, která umožní férové ukončení spolupráce a zároveň ochranu know-how i firemní kultury. Offboarding je soubor kroků, které provází odchod zaměstnance z firmy – ať už jde o ukončení pracovní smlouvy z iniciativy zaměstnance, nebo zaměstnavatele. Nejde jen o administrativu, ale i o lidský přístup, férovou komunikaci a hladké předání agendy.

Proč je offboarding důležitý

• Pozitivní employee experience – stejně jak má nováček po nástupu získat pozitivní zkušenost v rámci onboardingu, korektní a respektující rozloučení zanechá v zaměstnanci dobrý dojem, i když z firmy odchází. Onboarding a offboarding tak společně tvoří celý proces aktivit, které employee experience výrazně ovlivňují.
• Zachování know-how – správně vedený offboarding umožňuje zamezení šíření citlivých informací a přístupu k nim po skončení pracovního poměru, předání znalostí a minimalizuje ztráty v týmu.
• Employer branding – odcházející zaměstnanci často sdílejí své zkušenosti s okolím. Profesionální přístup může posílit pověst firmy, neprofesionální ji naopak poškodit.
• V neposlední řade jde o důležitý HR proces offboardingu, který pomáhá nastavit pořádek v dokumentech, smlouvách i přístupech.

Proces offboardingu a jeho účel

Proces offboardingu zahrnuje všechny kroky, které nastávají od okamžiku, kdy se zaměstnanec rozhodne odejít (nebo firma rozhodne o ukončení spolupráce), až po jeho poslední den. Účelem offboardingu je především zajistit hladký přechod – zaměstnanec odchází s pozitivním dojmem a firma si uchovává kontinuitu práce i dobré jméno na trhu.

Co by nemělo chybět v offboardingu

1. Oficiální oznámení odchodu (interně i externě, pokud je to relevantní).
2. Administrativní kroky – ukončení smlouvy, vyrovnání benefitů, předání dokumentace.
3. Předání agendy – zajištění kontinuity projektů a procesů.
4. Vrácení firemního majetku (notebook, telefon, přístupové karty a jiné).
5. Exit interview – strukturovaný rozhovor, který pomáhá zjistit, proč zaměstnanec odchází a jak lze zlepšit pracovní prostředí.
6. Rozloučení se s týmem – lidský a důstojný moment, který uzavírá spolupráci.

Tip: Aby na nic nezapomněli manažeři ani HR, hodí se praktický checklist pro offboarding. Ten obsahuje seznam všech kroků – od právních náležitostí, přes IT offboarding, až po lidský moment rozloučení. Často se liší podle velikosti firmy, ale základní checklist je užitečnou pomůckou pro každého zaměstnavatele. Např. Sloneek umožňuje firmám mít strukturovaný offboardingový proces, tj. přehledné workflow pro odchod zaměstnance. Lze vytvořit checklisty pro offboarding, přiřadit jednotlivé úkoly konkrétním osobám, sledovat jejich splnění, definovat termíny a opakovaně využívat šablony. Také poskytuje šablony/automatizaci v dokumentaci – např. dokumenty související s ukončením pracovního poměru, potvrzení zaměstnání, nebo vzory pro Exit Interview apod. 

Exit interview jako klíčový prvek

Exit interview je nenahraditelným nástrojem, protože umožňuje získat upřímnou zpětnou vazbu. Zaměstnanci, kteří odcházejí, otevřeně sdílí, co by firma mohla zlepšit, nebo v čem má naopak pokračovat. Tyto informace jsou cenným zdrojem pro HR i vedení a pokud se identifikují kritická místa a začne se na nich pracovat, mohou zásadně přispět ke zvýšení angažovanosti současných i budoucích zaměstnanců.

Offboarding jako součást firemní kultury

Zaměstnanecký offboarding je víc než formalita. Je to poslední dojem, který si zaměstnanec odnese – a ten má velkou váhu. Firma, která zvládá offboarding profesionálně a s respektem, ukazuje, že si váží svých lidí od prvního dne až do posledního. A to je silný signál pro zaměstnance, kandidáty i trh.