Virtuální onboarding do firmy

Virtuální onboarding (nebo také remote / online onboarding) je proces začleňování nových zaměstnanců do firmy bez nutnosti fyzické přítomnosti, tedy online. Místo klasických osobních setkání, školení v kanceláři a prohlídek prostor, se využívají nástroje jako videokonference, webináře, online kurzy, sdílené dokumenty, chat, případně virtuální workshopy. Tento typ digitálního onboardingu získal na významu zejména např. v době pandemie COVID-19, kdy bylo nutné pracovat na dálku a postarat se o nováčky co nejlépe. 

Výhody virtuálního onboardingu

• Flexibilita a dostupnost: Nový zaměstnanec se může školit odkudkoliv – pokud má internet, potřebné technické vybavení a přístup ke zdrojům, může začít okamžitě, aniž by musel dojíždět.
• Rychlejší připravenost: Všechny potřebné dokumenty, přístupy, školení lze připravit předem v preboardingové fáze, takže první dny/nebo první týden po nástupu nejste zahlceni administrativou.
• Úspora nákladů: Ušetří se náklady na cestu, prostory, fyzické materiály. IT vybavení lze dopravit či zaslat, školení probíhá online.
• Lepší zapojení zaměstnance: Pokud je online onboarding interaktivní a dobře navržen, může posílit pocit, že zaměstnanec je vítán i bez fyzické přítomnosti, má jasné očekávání, a cítí, že firma mu poskytuje podporu.
• Vyšší retence nováčků: Dobře provedený onboarding z první chvíle snižuje riziko, že noví zaměstnanci odejdou – mají jasnější představu o své roli, kultuře firmy, cítí se méně ztraceni.

Úskalí a výzvy

• Komunikační bariéry: Bez osobního kontaktu může být obtížné vnímat nuance – tón, neverbální signály, atmosféru. Nový zaměstnanec se může cítit izolovaný nebo „odříznutý“.
• Technické problémy: Nedostatečné vybavení, špatné připojení, problémy s nastavením softwaru/hardwaru – to všechno může způsobit frustraci a potíže už od začátku.
• Menší sociální interakce: Společné obědy, náhodná setkání u kávy – tyto příležitosti pro budování vztahů se často ztrácejí.
• Náročnější koordinace: Musí být přesně naplánováno, kdo co kdy udělá, kdo s kým bude mít setkání, jaké dokumenty budou podepsány, aby se všechno zařídilo včas, jakým způsobem bude nový zaměstnanec školen a pod.
• Budování vztahu skrze osobní interakce a sdílené zážitky je náročnější.

Jak může virtuální onboarding vypadat

Tady je možné schéma, jak by mohl být virtuální onboarding v praxi:

Tipy pro virtuální onboariding

• Předem připravený plán – mějte připravené jasné kroky již před nástupem po konec prvního měsíce.
• Osobní přívítání – ať už virtuálně, uvítací zprávy, video, malý dárek nebo firemní „merch“ zaslán poštou.
• Komunikační kanály – zajistit, že nový zaměstnanec má přístupy ke všem systémům, ke všem lidem, které potřebuje, že ví, jak kontaktovat IT, manažera, tým. A že se nemusí bát kdykoliv se ozvat.
• Buddy / mentor – někdo, kdo je jeho průvodcem, kdo může odpovídat na otázky, pomoci s adaptací.
• Pravidelná zpětná vazba – nečekat až po třech měsících, ale mít pravidelné check-iny, aby se vyjasnilo, co funguje a co ne, co potřebuje ke své práci a jak se má.
• Podpora sociální integrace – i když je vše online, nabídnout neformální setkání, týmovou virtuální kávu, apod.

Co Sloneek nabízí v rámci onboarding modulu

Na manažování virtuálního onboardingu umíte využít HR software. Sloneek vám umí pomoci snadno všechno manažovat:

• Checklisty pro onboarding – připravené šablony, které firma může upravit podle svých potřeb, aby pokryla všechny důležité kroky – nic se nezapomene. 
• Složka zaměstnance – všechny osobní a pracovní údaje, smlouvy, mzdové detaily se ukládají přehledně do složky zaměstnance v cloudovém úložišti.
• Správa pracovních pomůcek (assets) – systém, který umožňuje přidělovat vybavení, spravovat historii pomůcek, fotodokumentaci, předávací protokoly, elektronický podpis. 
• Dokumenty & elektronické podpisování – smlouvy, směrnice, pracovní řády atd. se ukládají a podepisují digitálně, což usnadňuje onboarding proces.
• Absence a docházka – novému zaměstnanci se při nástupu hned nastaví pracovní doba, druhy absencí, schvalovací procesy, vše evidováno. To pomáhá jasně definovat očekávání a pravidla od začátku.

Jak Sloneek podporuje virtual onboarding best practices

• Díky přehlednému nástroji HR tým vidí, v jakém stavu je každý nováček – co už je připravené, co chybí. Tím se snižuje riziko, že něco nebude hotové v první den.
• Nový zaměstnanec má přístup k potřebným dokumentům, informacím a nástrojům předem.
• Má k dispozici mnoho materiálů online, průvodců, videí, textových nápověd. Sloneek má tzv. Onboardingový portál, který umožňuje nováčkovi najít vše potřebné na jednom místě, kde by jinak musel shánět od více lidí.

Závěr

Virtuální onboarding může být velmi efektivní cestou, jak uvést nového zaměstnance do firmy – pokud je dobře připravený a pečlivě provedený. Firmy, které jej zvládnou, často vidí vyšší angažovanost, rychlejší adaptaci a lepší retenci nových lidí. Na druhou stranu je potřeba počítat s výzvami – technickými, sociálními i organizačními – a pamatovat na to, že tento proces není jednorázový, ale pokračuje dál, dokud není zaměstnanec plně integrovaný. Na automatizaci doporučujeme využít onboarding softwarů, které vám usnadní denní úkoly.